Учет расходов ИП на УСН с объектом «доходы»

Начинающие предприниматели, чтобы не заморачиваться со сложным учетом, чаще всего выбирают самый простой режим налогообложения – УСН с объектом «доходы». Считается, что доходы добросовестно вносятся в книгу учета, налог платится, отчетность сдается и этого достаточно.

Однако в некоторых ситуациях появляется необходимость вести учет расходов ИП на УСН, даже если выбран объект «доходы». Правда, это скорее исключение, и не для всех предпринимателей такая нужда есть. Однако чтобы не попасть впросак, прочтите статью и подстелите себе соломку.

Обязанность учитывать расходы

Обязаны ли индивидуальные предприниматели, работающие на «упрощенке» с объектом «доходы», вести учет своих расходов? Ведь в расчетах налога они не участвуют. Статья 346.24 НК говорит, что налогоплательщики на УСН должны вести учет своих доходов и расходов в КУДиР (книге учета).

Форма книги утверждена приказом Минфина от 22.10.2012г. №135н. Обратившись к Порядку заполнения, мы видим, что п. 2.5 обязывает заполнять графу «Расходы» только тех налогоплательщиков, которые выбрали объект «доходы – расходы». Это косвенное доказательство обратного: если выбран объект «доходы» учет расходов можно не вести (исключения – если оказывалась финансовая поддержка или были получены субсидии).

ИП — работодатель

Однако есть ситуации, когда отражать расходы в книге не требуется, а иметь подтверждающие расходы документы нужно обязательно. Рассмотрим их подробнее и объясним, почему это так.

Если ИП на УСН «доходы» имеет наемных работников, то он имеет право уменьшить рассчитанный единый налог на страховые взносы, уплаченные за них, и на выплаченные за счет собственных средств пособия по нетрудоспособности (не более 50% единого налога). Такие расходы нужно документально подтвердить: расчетными ведомостями, платежками на перечисление взносов.

Кроме того, на ИП, являющегося работодателем, возлагаются обязанности налогового агента по удержанию и перечислению НДФЛ с доходов работника. Здесь потребуются расчетные ведомости, платежки на перечисление НДФЛ. Поэтому учет расходов ИП на УСН, связанных с работниками, вести придется.

Расходы подотчетных лиц

Своим работникам ИП может выдавать денежные средства в подотчет на хозяйственные нужды, командировки и т.п. По полученным деньгам сотрудник обязан отчитаться согласно п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций.

Для отчета он представляет документы, подтверждающие произведенные расходы – кассовые и товарные чеки, накладные, бланки строгой отчетности и т.п., в зависимости от того, что и у кого приобретается.

Да, расходы при расчете налога не будут учтены, однако подтверждающие документы и авансовый отчет станут доказательством того, что расходы были произведены в интересах ИП, а не самого сотрудника.

Если подтверждающих расходы документов нет, то подотчетные деньги признаются личным доходом сотрудника, с которого надо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы (письмо Минфина от 31.10.2013г. №03-11-11/46739).

А если вдруг…

Документы, подтверждающие произведенные расходы, пригодятся также в следующих случаях:

1. Если внезапно право на УСН в середине года будет потеряно, потребуется задним числом с начала квартала применять общую систему. Тогда потребуются все первичные документы для восстановления учета.

2. Если ваш покупатель предъявляет претензии к качеству продукции и дело доходит до суда, причем вины вашей нет, то лучше, если у вас будут на руках документы, подтверждающие закупку товаров у поставщика.

3. Для понимания, куда движется ваш бизнес, какова ваша прибыль и рентабельность, неплохо знать величину ваших расходов.

Таким образом, учет расходов ИП на УСН обязательным не является, однако в некоторых случаях без подтверждающих расходы документов не обойтись.

В каких случаях ИП нужна доверенность, читайте здесь . Как и когда уменьшать авансы по единому налогу ИП на УСН, смотрите тут .

Собираете ли вы документы, подтверждающие ваши расходы? Всегда ли получается собрать такие документы? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Вам может быть интересно:

Заполнение декларации по УСН с объектом «доходы» Заполнение декларации по УСН с объектом «доходы-расходы» Учет расходов на вывеску: по нужде или для рекламы? Заправил – распечатай: учет расходов на заправку картриджей Раздельный учет расходов – как разделить совместно нажитое ИП ведет учет в Книге доходов и расходов Есть, где подлечиться: учет расходов на медпункт Как правильно вести учёт затрат на ремонт основных средств