Как правильно вести учёт затрат на ремонт основных средств

Без основных средств не обходится работа практически ни одного предприятия. Особенность их в том, что они служат длительный срок. За это время они могут сломаться, и их придётся ремонтировать. Делать это можно как своими силами, так и с силами подрядчика. От это зависит учёт произведённых расходов. Правильно вести бухгалтерский учёт необходимо для того, чтобы у налоговиков не возникло вопросов.

Какие бывают виды ремонтных работ

В процессе эксплуатации ОС может сломаться. Чтобы восстановить или поддержать работоспособность объекта, нужно вовремя проводить ремонтные работы. Данное правило работает как в отношении собственных активов, так и арендованных. В процессе устраняются неисправности, заменяются изношенные запчасти, узлы и агрегаты. В зависимости от того, как часто проводится ремонт и в какие объёмы «выливаются» проводимые работы, выделяют:

• Текущий ремонт
• Средний
• Капитальный

Ремонт проводится не того, чтобы изменить технические характеристики или назначение объекта. Такие работы называют модернизацией. После проведения ремонтных работ, первоначальная или остаточная стоимость объекта остаётся неизменной. Но, произведённые расходы, вне зависимости от величины, принимаются к учёту после того, как работы будут окончены. Но, чтобы принять затраты для уменьшения налоговой базы по расходу на прибыль, их нужно не только экономически обосновать, но и подтвердить документами.

Документация, подтверждающая произведённый ремонт ОС

Перед тем как начать ремонтные работы в отношении ОС, нужно подготовить следующие документы:

1. Дефектную ведомость, для отражения текущего состояния объекта. Ведомость нужна в 1 экземпляре, если работы будут проводиться силами собственного подразделения или с частичным привлечением подрядной организации. Если же с полным привлечением подрядчика, то нужно 2 экземпляра ведомости.
2. Смету, в которой отражается стоимость будущих работ. Она может составлена подрядной организацией или силами отдела, который будет производить работы.
3. Приказ руководителя. Здесь должны быть указаны сроки проведения, чьими силами будет производиться. Если нужно заменить временно выбывшее ОС, это также нужно отразить в приказе.
4. Договор с подрядчиком, если работы будут производиться с его привлечением.
5. Накладной на внутреннее перемещение ОС, если ремонт будет проводиться собственными силами в специализированном структурном подразделении.

После проведения работ также нужно подготовить комплект документов:

• Акт о приёмке объекта после того, как работы будут произведены.
• Новую накладную на перемещение ОС внутри предприятия, если работы были произведены с помощью вспомогательного структурного подразделения.

Отдельной строкой делается запись в инвентарной карточке актива.

Как правильно отразить произведённый ремонт в бухгалтерском учёте

Порядок ведения учёта произведённых расходов зависит от того, кто производил работы – сама организация, или подрядчик с частичным или полным привлечением.

Если собственными силами, то есть, с помощью специального структурного подразделения, то ОС временно перемещают туда (оформляется накладная). Также в подразделении открывают заказ, на который, в течение всего времени пока проводится ремонт, собирают прямые затраты. Проводки будут такие: ДТ 23 КТ 10, 69, 70.

Если применяется смешанный способ, то есть, некоторые виды работ будет выполнять сторонняя организация, то к вышеуказанной проводке добавится кредит счёта 60. Если же подрядчик является плательщиком НДС, отдельно нужно сделать проводку по выделению этого налога. Так: ДТ 19 КТ 60.

В общую сумму расходов также относятся вспомогательные расходы ремонтного подразделения. В конце каждого месяца они распределяются по счетам: ДТ 23 КТ 25.

Как только ремонт будет закончен, акт будет составлен, все затраты, которые скопились по счёту 23 по заказу у ремонтного подразделения, нужно списать на накладные расходы. Для этого делаются такие проводки: ДТ 25 (26,44) КТ 23.

Ремонтные работы можно проводить своими силами. Отражать затраты нужно только в конце после подписания акта. Сразу же после отражения они относятся на статью накладных расходов. НДС выделяется отдельно: ДТ 25 (25, 44) КТ 60 или ДТ 19 КТ 60.

Расходы на ремонт основных средств включать в прямые расходы нельзя, так как сами ОС во время проведения работ в производстве не участвуют. Также сейчас запрещено создавать резерв на будущий ремонт ОС, но только в рамках налогового учёта.

Проводки при ремонте основных средств

Как правильно отразить проведённый ремонт в налоговом учёте

В рамках налогового учёта, затраты на проведение ремонтных работ в отношении ОС, можно отражать 2 способами:

• Согласно тем же правилам, которые использовались при их отражении в бухгалтерском учёте. То есть, только после завершения всех проведённых работ.
• Путём создания резерва. Для налогового учёта запретительное правило не применяется. Отчисления в резерв производятся в особом порядке, согласно нормам п. 2 ст. 324 НК РФ. В резерве не может быть больше денег, чем установлено на законодательном уровне. Но, указанная величина может копиться несколько лет. Затраты на проведение ремонтных работ учитываются и относятся на уменьшение этого резерва. Как только сумма установленного лимита будет превышена, расходы на ремонт ОС можно отражаться непосредственно в затратах.

Решение о создании или не создании резерва принимается на уровне руководства, закрепляется в учётной политике. Если руководство приняло решение создать резерв, нужно прописать расчётный алгоритм, а такой же период, на который этот резерв создаётся.

Так как для целей бухгалтерского учёта резерв создавать нельзя, а для целей налогового учёта можно, возникает разница.

О покупке и учете б/у основных средств читайте тут. Узнайте больше об учете продажи основных средств здесь.

Вам может быть интересно:

Демонтаж основных средств – правильно прощаемся с выбывающим объектом Учёт банковских комиссий – за что нужно платить, как правильно вести Учет основных средств при УСН – заполняем раздел 2 без ошибок Критерии основных средств – как опознать их «в лицо»? Эти многоликие расходы на приобретение основных средств Непростая жизнь основных средств на ЕНВД Проведение инвентаризации основных средств – как разложить все по полочкам Что нужно знать о продаже основных средств и учёте