Заправил – распечатай: учет расходов на заправку картриджей

Ни один офис не обходится без техники, целый день жужжат струйные и лазерные принтеры, трудятся копировальные аппараты, работает факс секретаря. В связи с этим возникают и расходы на заправку картриджей, которые в офисе, работающем в основном с бумажными документами, будут немалыми. Можно ли учесть такой вид затрат в бухгалтерском и налоговом учете и как это правильно сделать?

Бухгалтерский учет

Если вы покупаете картриджи или краску для принтера, то при их оприходовании на склад делается проводка:

Дебет 10 – Кредит 60 (71 если через подотчет)

Дебет 19 – Кредит 60(71) – учтен НДС при наличии счета-фактуры продавца

Далее при передаче со склада картриджей и краске вы относите их стоимость на соответствующие расходы (по требованию-накладной):

Дебет 26, 44 – Кредит 10

Если услуги по заправке делает сторонняя организация, то будет проводка:

Дебет 26,44 – Кредит 60-получены услуги по заправке картриджа.

Налоговый учет на общей системе

Согласно точке зрения Минфина и ФНС, расходы по заправке ксероксов и принтеров можно включить в состав материальных расходов организации (письма Минфина от 08.02.2007г.№03-11-04/2/26, Управления МНС по г. Москве от 01.12.2004г.№21-09/77274).

Согласно пп.2, пп.6 п.1 ст.254 НК к материальным расходам относятся:
— расходы на покупку материалов, которые используются на другие хозяйственные и производственные нужды (проведение контроля, испытаний, эксплуатацию, содержание основных средств и другие подобные цели);
— на приобретение услуг и работ производственного характера, которые выполняются сторонними организациями или ИП. К таким работам можно относить в числе прочих техобслуживание основных средств, в том числе заправку картриджей.

Картриджи на «упрощенке»

Если вы работаете на упрощенной системе налогообложения, то признать расходы на заправку картриджей у вас также получится. На УСН с объектом «доходы – расходы» есть право признать материальные расходы (пп.5 п.1 ст.346.16 НК). Они принимаются в том же составе, что и материальные расходы на общей системе налогообложения (по ст.254 НК). А те в свою очередь включают и расходы на краску для офисной техники.

Для признания расходов они должны быть:

— обоснованными, подтвержденными документами, приобретаться для деятельности, направленной на получение дохода (п.1 ст.252 НК);

— фактически оплачены, а сами картриджи, краска и т.п. оприходована (п.2 ст.346.17 НК).

На что списываем?

Обратите внимание: чтобы признать расходы на картриджи и их заправку, принтеры и ксероксы, для которых вы их приобретаете, должны числиться у вас в учете. Они могут находиться в составе основных средств, а при небольшой стоимости, если они списаны при отпуске в эксплуатацию, должны учитываться за балансом.

В противном случае налоговые инспекторы при проверке расходы снимут.

О расходах на канцелярские товары читайте здесь . А тут узнайте о расходах на хозяйственные нужды на этой странице .

А в вашей организации много расходов приходится на офисную технику? Как вам альтернатива в виде электронного документооборота? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Вам может быть интересно:

Учет расходов на вывеску: по нужде или для рекламы? Учет расходов ИП на УСН с объектом «доходы» ИП ведет учет в Книге доходов и расходов «Помой меня, я вся чешусь» – изучаем учет расходов на мойку автомобиля Есть, где подлечиться: учет расходов на медпункт Раздельный учет расходов – как разделить совместно нажитое Как правильно вести учёт затрат на ремонт основных средств Учет и налогообложение расходов на проведение тренингов для работников