Как правильно составлять авансовый отчёт, какие документы нужно к нему прикладывать, чтобы подтвердить расходы

Как составить авансовый отчет

Авансовый отчёт – это первичный документ, подтверждающий расходы, которые произвело подотчётное лицо в интересах предприятия. Список «подотчётников» утверждается заранее. Эти сотрудники могут получать наличные или безналичные деньги на командировочные, хозяйственные, представительские нужды.

Деньги на подотчётные нужды могут быть выданы как наличными, так и безналичным способом. Последний способ ранее вызывал вопросы. Но с повсеместным введением безналичного расчёта, вопросы отпали.

Нюансы заполнения

Прежде чем получить деньги под отчёт, сотрудник пишет заявление, в котором указывает сумму к выдаче, назначение и срок возврата. До 2014 года вернуть деньги или отчитаться за их расход нужно было не позднее 3 дней после выдачи. После это правило отменили.

Теперь срок возврата прописывается либо в заявлении, либо в регламенте о подотчётных лицах, который является локальным нормативным актом.

Когда подходит время, подотчётник должен отчитаться за расходы. Для этого заполняется авансовый отчёт. Его форма АО – 1 утверждена Постановлением Госкомстата № 55 в 2002 года. Актуальна по сегодняшний день.

 

Форма АО-1
Форма АО-1

Составление и заполнение авансового отчёта происходит в 2 стадии:

  • Сначала часть бланка заполняется сотрудником.
  • Потом оставшаяся часть – бухгалтером.

Заполнение сотрудником

Если учёт ведётся вручную (редкость сегодня), то всю необходимую информацию ответственный работник прописывает от руки. При автоматизированном учёте бухгалтер распечатывает бланк формы АО-1. Здесь уже будет прописана вся нужна информация о предприятии – название, реквизиты, адрес.

Также будут указаны сведения о подотчётном лице – полностью ФИО, должность, структурное подразделение, табельный номер. От руки можно указать назначение платежа – командировочные, хозяйственные или представительские расходы. При необходимости, это также может сделать бухгалтер.

Теперь нужно заполнить оборотную сторону бланка. Здесь подотчётное лицо расписывает статьи расходов, а также прописывает реквизиты оправдательных документов, суммы расходов. При необходимости, эти функции также можно доверить бухгалтеру, предоставив ему пакет оправдательных документов.

То есть, при автоматизированном учёте, функция работника по заполнению авансового отчёта не востребована.

Заполнение бухгалтером

Сотрудником бухгалтерской службы заполняется отрывная часть авансового отчёта. Как только бухгалтер получает от ответственного сотрудника заполненный бланк, на руки выдаётся отрывная часть – расписка. Предварительно проверяется правильность заполнения бланка, целесообразность израсходованных средств.

При автоматизированном учёте все действия совершаются на компьютере. Бухгалтерские проводки, которые ранее прописывались вручную, так же отображаются в бланке автоматически. Поэтому заполнение формы АО – 1 не должно вызвать сложностей и вопросов.

Когда сотрудник бухгалтерской службы проверит отчёт и «проведёт» его, бухгалтерские проводки сработают и открытые счета бухучёта закроются.

Если у подотчётника на руках останется «сдача», её нужно вернуть в кассу или на счёт предприятия.

Документы, которые нужно прикладывать к авансовому отчёту, чтобы подтвердить траты

Когда бухгалтер выдаёт деньги под отчёт, он рассчитывает получить оправдательные документы. Чтобы точно получить именно те документы, которые нужны для авансового отчёта, стоит заранее провести с подотчётником ликбез.

Как правило, магазины и лавки выдают покупателям кассовые чеки. Но, нередко в них указывается только общая сумма покупки, а расшифровки по статьям трат нет. Тогда к кассовому чеку необходим ещё один документ. Это может быть товарный чек, акт или накладная.

Образец накладной
Образец накладной

Кассовый чек

Это не документ первичной бухгалтерии, но налоговики их проверяют, чтобы удостовериться в целесообразности выданных под отчёт сумм. Кассовый чек подтверждает факт оплаты. Но могут возникнуть неприятности – вины подотчётного лица в этом нет. Вина будет лежать на продавце, но ему уже претензий не предъявишь.

Товарного чека вполне достаточно для признания расходов целесообразными.

Чек может иметь недостатки, на которые обратят внимание налоговые органы — плохое качество печати из-за чего плохо видна итоговая сумма, реквизиты или иные важные параметры. Из-за этого налоговики могут не принять чек в качестве оправдательного документа. Поэтому стоить запастись дополнительной документацией, чтобы инспектор принял указанную сумму в качестве оправданного расхода.

Ещё одна проблема – выцветание чеков. Подотчётное лицо взяло в магазине чек хорошего качества, на нём отчётливо были видны все необходимые реквизиты. Но приходят налоговики, и бухгалтер представляет их вниманию совершенно чистые листы. Что делать?

Бороться с выцветанием чеков сложно. Нужно держать их подальше от нагревательных приборов, от лучей солнца. Папку, в которой они хранятся, лучше держать плотно закрытой в шкафу или в сейфе. Дополнительно можно сделать копии, и сложить их вместе с оригиналами. Но копии нужно заверить – у продавца, у нотариуса или у руководителя предприятия.

Товарный чек

Унифицированной формы товарного чека не существует, за что он любим налоговиками. Чтобы расходы, прописанные в документе, были приняты инспектором в качестве целесообразных, он должен содержать в себе следующую информацию:

  • Наименование.
  • Дату составления.
  • Сведения об организации, которая его выдала.
  • Содержание хозяйственной операции.
  • Измерение операции в натуральном и денежном эквиваленте.
  • Сведения о лице, которое ответственно за содержание хозяйственной операции и правильность её исполнения, оформления.
  • Подпись ответственного лица, расшифровка.

Если хотя бы одного реквизита не будет, налоговые инспекторы не примут чек в качестве оправдательного документа. Номер и печать на нём могут отсутствовать.

Образец бланка Товарный чек
Образец бланка «Товарный чек»

Сумма и дата товарного чека должны совпадать с теми же реквизитами кассового. В противном случае, траты будут сняты. Если у продавца нет бланков товарных чеков, можно оформить подобный документ – акт по форме М -7. В аналогичной роли может выступать товарная накладная (форма ТОРГ-12), счёт-фактура, чек ККТ, квитанция к ПКО.

Бланки строгой отчётности

Такой документ также может выступать в качестве подтверждения расходов. Но чтобы налоговые инспекторы не сняли траты, бланк должен содержать в себе следующие реквизиты:

  • Название.
  • Серия и номер. Последний реквизит состоит из 6 цифр.
  • Сведения о юридическом лице, которое выдаёт бланк – название с указанием организационно-правовой формы, юридический адрес, ИНН.
  • Вид услуги или вид хозяйственной операции, которая была совершена.
  • Стоимость услуги – в числовом и денежном эквиваленте.
  • Сведения об ответственном лице, выдавшем бланк – должность, полностью ФИО.

Если была проведена какая-то специфическая сделка, которая требует уточнений, это также нужно отразить в бланке.

БСО отчётности может заменить акт, товарная накладная, товарный или кассовый чек.

Если какой-то реквизит не будет прописан, бланк строгой отчётности не будет принят в качестве оправдательного документа для авансового отчёта. Кроме того, существуют унифицированные формы бланков. В свободной форме они не составляются.

Заключение

Деньги под отчёт выдавать можно и нужно. Во-первых, нужно правильно составить Положение о подотчётниках. Во-вторых, нужно провести «документакльный» ликбез, чтобы каждый подотчётник знал, какие документы могут принимать в качестве оправдательных по тратам, а какие не могут.

О выдаче денег под отчет безналом на карту работника читайте здесь. О том, как провести взаимозачет между предприятиями смотрите тут. О сроках выдачи в подотчет узнайте здесь.

Добавить комментарий