Подотчётные суммы – безналом на карту сотрудника, возврат неиспользованных подотчётных сумм, подотчёт и компенсация затрат

Подотчетные суммы

Всё чаще граждане и юридические лица отказываются использовать в своей работе и деятельности наличные денежные средства. С каждым днём всё больше операция проходит по безналу. Расчёты с подотчётными лицами также могут происходить по безналичному расчёту. Чтобы не допустить ошибок при расчётах с подотчётными лицами, нужно придерживаться определённых правил. Об этом расскажем в статье.

Можно ли выдавать подотчётные деньги на карту

Ещё несколько лет выдача денег под отчёт безналичным способом считалось рискованным мероприятием. ФНС можно расценить эти деньги как доход работника, и, следовательно, доначислить НДФЛ. Внебюджетные фонды также не оставались в стороне, и доначисляли взносы.

Но в октябре 2012 года Минфин дал разъяснения, выпустив Письмо, в котором полностью урегулировал ситуацию – выдавать деньги под отчёт безналом можно, но с соблюдением правил.

Чтобы у налоговой инспекции не возникло вопросов, и работник, и работодатель, должны совместно организовать правильный документооборот. В частности:

  • Заключая договор с банком на выпуск зарплатных карт, нужно прописать условие о том, что работодатель сможет перечислять на такую карту деньги под отчёт сотруднику.
  • Откорректировать уже действующее положение о подотчёте или выпустить новое, в котором также прописать возможность перечисления денег на зарплатные карты сотрудников.
  • Когда работник пишет заявление о выдаче ему подотчётной суммы, следует прописать в нём просьбу о перечислении денег на зарплатную карту.
  • Когда работодатель формирует платёжное поручение, в назначении платежа стоит прописать «выдача под отчёт на хозяйственные нужды».
Приказ на подотчет
Бланк приказа о выдаче денег под отчет

В обязанности работника входит составление авансового отчёта, к которому прикладываются документы о тратах. Так:

  • Если работник снял деньги в банкомате, а потом расчёты производил наличными, то нужно приложить чек о снятии и чеки о тратах.
  • Если все расчёты производились по безналу, то по каждой операции должен быть чек или иной платёжный документ.

Как вернуть работодателю не потраченные деньги

У руководства есть право выдать сотруднику деньги «с запасом», при условии, что «сдача» будет полностью возвращена. Ранее существовал законодательно установленный отрезок времени, в течение которого нужно было вернуть неизрасходованные средства. Он составлял 3 рабочих дня. С ноября 2020 года, это требование отменено.

Теперь работодатель должен сам прописывать временные рамки, в течение которых деньги должны быть возвращены. Прописать их можно в положении о подотчёте или в заявлении на выдачу.

Если не вернуть не израсходованные деньги в установленный срок, ФНС расценит их как дополнительный доход сотрудника. Следовательно – подходный налог будет пересчитан и доначислен, то же самое произойдёт и со взносами в фонды. Предприятию грозит штраф.

Вернуть не потраченные суммы можно несколькими способами:

  • Наличными деньгами в кассу.
  • Безналичным переводом на счёт предприятия, указав в назначении платежа «возврат подотчётной суммы».

Если ничего не прописать в графе «назначение платежа», придётся составлять пояснительную записку к авансовому отчёту.

Работа для бухгалтера

Для наглядности стоит привести пример: В ООО «Х» сотруднику П. выдали под отчёт 10 000 рублей на различные расходы. П. совершил покупку канцтоваров и прочих расходных материалов на сумму 8 750 рублей. На эту же сумму у него сохранены чеки. Оплату производил безналичным способом, деньги под отчёт ему были выданы также.

Операции учитываются следующим образом:

  • Дт 71 Кт 51 10 000 – перечислены деньги на карту подотчётнику П.
  • Дт 10 Кт 60 – 8 750 – приобретены и учтены канцтовары и прочие расходники.
  • Дт 60 Кт 71 – погашена задолженность подотчётного лица перед предприятием.
  • Дт 51 Кт 71 – 1 250 – возвращена сдача подотчётным работником.

Как быть, если покупка уже совершена

На любом предприятии может возникнуть такая ситуация: начальник покупает что-то для работы, а бухгалтеру сообщает об этом «задним числом». Нужно правильно провести операцию, чтобы у налоговиков не возникло вопросов. Но как это сделать? Выдать деньги под отчёт «задним числом» или компенсировать затраты?

Есть несколько точек зрения относительно сложившейся ситуации. Это:

  1. Работа со счётом 71. Формально, деньги выдаются под отчёт постфактум – покупка то уже совершена. «Подотчётник» составляет авансовый отчёт, прикладывает к нему чек, бухгалтер компенсирует расходы. Главное, чтобы календарная дата на чеке была более поздней, чем календарная дата авансового отчёта. Тогда проблем не возникнет.
  2. Работа со счётом 73 и 76. Так как деньги уже потрачены, но ещё не выданы, ни о каких подотчётных тратах речи идти не может.

Первый способ самый простой и популярный. Но правильно использовать именно второй. Действия работника можно расценить как сотрудничество с предприятием по договору поручения. То есть, деньги потрачены из собственного кошелька, но купленный предмет будет использоваться не для личных целей, а передан организации для хозяйственных нужд.

Если такие случаи – редкость, то рекомендуется составить договор поручения. Составлять нужно «задним числом». Суть договора в следующем – одна сторона (то есть, работник предприятия, который потратил деньги на хозяйственные нужды), он же поверенный, обязуется по поручению предприятия, то есть, доверителя, выполнить конкретные действия. В данном случае, купить некую вещь. Но, так как директор является единоличным исполнительным органом юрлица, то может действовать от его имени без доверенности.

Но, если такие ситуации возникают часто, то не стоит злоупотреблять договорами. Лучше пойти по первому сценарию.

Документооборот

Чтобы правильно произвести учёт средств, которые уже потрачены, но ещё не выданы, стоит правильно наладить документооборот. Стоит подготовить:

  • Локальный акт внутреннего характера или распорядительный документ (приказ), в котором прописать список лиц, имеющих право получать подотчётные деньги. Нужно включить в него и директора. Такой документ составляется каждый год. Также можно прописать список хозяйственных нужд, на которые указанные люди могут брать деньги.
  • Служебная или пояснительная записка, в которой указываться просьба «компенсировать расходы на покупку…». Следует указать дату покупки, сумму, прочие данные. Если траты совершил не директор, на документе должна стоять виза руководителя. Она свидетельствует о том, компенсация расходов разрешена.
  • Авансовый отчёт, если бухгалтер будет использовать 71 счёт или приказ о выплате компенсации.
  • Платёжные документы, подтверждающие понесённые расходы.
Учет подотчетных сумм
Алгоритм обращения с подотчетными суммами

Документы нужно хранить тщательно, чтобы при проверке налоговыми органами не возникло вопросов.

Налоговые последствия

У подотчётного лица не возникает последствий в виде экономической выгоды, поэтому налоговик не имеют права доначислять НДФЛ. Но, правило работает лишь в том случае, если верно оформить все документы. Налоговикам придётся доказывать, что потраченные суммы пошли на хозяйственные, а не наличные нужды.

Если у сотрудника, который потратил средства, не сохранились чеки, бухгалтер не имеет права ничего ему компенсировать. Если деньги вернуть, возникнут обстоятельства для признания данных сумм доходом «подотчётника». Налоговики получат право пересчитать подходный налог, а фонд – доначислить страховые взносы.

Заключение

Если у вас возникли вопросы по теме, задавайте их в комментариях. Нам важна обратная связь с читателями!

О сроках выдачи в подотчет читайте здесь. Об удержании подотчетных сумм из заработной платы смотрите тут. О том, как написать заявление на выдачу в подотчет узнайте здесь.


Добавить комментарий