Нужно принять на работу сотрудника: как оформить «новобранца»

Принятие на работу сотрудника – одно из значимых событий в работе любой организации. Даже «новорожденные» организации сталкиваются с этой задачей, принимая в штат директора. Да и индивидуальный предприниматель, бизнес которого развивается со временем приходит к тому, что без наемного труда справиться уже невозможно. Тогда и встает задача о приеме сотрудников.

Между тем, многие предприниматели плохо представляют себе, из чего складывается процесс трудоустройства, какие документы требовать от работника, а какие – оформлять самостоятельно. Итак, давайте по порядку.

Документы от сотрудника

Для того чтобы принять на работу сотрудника по трудовому договору, вам потребуется получить от него следующий пакет документов:

— паспорт;

— трудовую книжку (если он раньше работал по найму);

— страховое свидетельство ПФР (маленькая зеленая ламинированная карточка);

— для военнообязанных  и будущих призывников – документы воинского учета (военный билет, удостоверение);

— документ об образовании, наличии специальных знаний (если должность подразумевает наличие таковых);

— другие необходимые документы, в зависимости от профессии (например, санитарную книжку, справку из полиции).

Обычно при устройстве на работу пишется заявление, хотя в законодательстве таких требований нет. Образец заявления можно скачать здесь.

Трудовой договор

Один из важнейших документов, который необходим, чтобы принять на работу сотрудника – это трудовой договор (ст.57 ТК). Обычно он составляется в двух экземплярах – один для работодателя, другой для работника. В трудовом договоре указываются:

— наименование работодателя и ФИО работника;

— место работы (цех, отдел, филиал или другое структурное подразделение);

— дата начала работы;

— должность, профессия, специальность со ссылкой на штатное расписание;

— права и обязанности работника и работодателя;

— режим работы и условия оплаты труда;

— дополнительные льготы при наличии;

— пункт о согласии сотрудника на передачу работодателем личных данных.

Если принимается работник на должность, предполагающую материальную ответственность, то одновременно с трудовым подписывается договор о материальной ответственности.

Один экземпляр заполненного и подписанного договора выдается работнику под роспись. Обычно на втором экземпляре, который остается у работодателя, сотрудник пишет: «экземпляр трудового договора получил», ставит подпись, дату и фамилию.

Трудовые договоры можно составить в конструкторе договоров, например, здесь.

Приказ, трудовая книжка и карточка

После того, как подписан трудовой договор, издается приказ о приеме сотрудника. Он имеет типовую форму №Т-1, которая была утверждена постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 г. Обратите внимание: приказ должен иметь дату не раньше даты заключения трудового договора.

Примерный образец приказа о приеме на работу

Далее работник фактически выходит на работу, его знакомят в течение 3 дней с приказом, а затем вносят запись в трудовую книжку.

Заключительный этап оформления – заполнение личной карточки по форме №Т-2 (утверждена тем же постановлением). Такие карточки можно приобрести готовые в розничных магазинах, типографии или распечатать самостоятельно на тонком картоне (форму можно скачать здесь).

Давайте познакомимся

Принятый на работу сотрудник должен быть обязательно ознакомлен под роспись со следующими документами (ст.68 ТК):

— должностной инструкцией (в ней прописывается конкретный перечень задач, которые будет решать принимаемый сотрудник и результаты, которые при этом нужно получить)

— трудовой книжкой с внесенной в ней записью о приеме на работу (под роспись в личной карточке Т-2);

— с приказом о приеме на работу (в течение 3 дней со дня трудоустройства);

— правилами внутреннего распорядка компании;

— инструкцией по охране труда;

— положением об оплате труда и премировании;

— положением о коммерческой тайне, если оно предусмотрено;

— коллективным договором;

— другими внутренними документами по решению работодателя.

Подтвердить ознакомление работника с этими документами, как правило, предлагается в листах ознакомления, которые прикрепляются в конце документа. Работник записывает свою фамилию, ставит подпись и дату.

Если принимаемый вами на работу сотрудник первый, то ИП необходимо зарегистрироваться как страхователю во внебюджетных фондах – ПФР (срок 30 дней), и ФСС (срок 10 дней). Не пропустите сроки, иначе рискуете получить штраф!

А кто в вашем бизнесе занимается приемом работников? Это специалист по кадрам. бухгалтер, а возможно, сам руководитель? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Вам может быть интересно:

Прием на работу граждан Беларуси и Казахстана Приём на работу иностранца – головная боль работодателя У сотрудника появился малыш? Делаем расчет пособия на ребенка Формирование резерва отпусков, или о том, почему телегу нужно готовить зимой Расчет налога на имущество организаций – за все нужно платить Осуществляете переход на УСН? Основные средства нужно учесть Отзыв из отпуска: каприз руководства или «горящие» проблемы? Оформляем правильно Северный отпуск – небольшая радость в плохом климате