Формирование резерва отпусков, или о том, почему телегу нужно готовить зимой

Отпускные – это вид расходов на оплату труда. Если мы будем списывать их сразу, в тот момент, когда они начислены, то летом получим завышение расходов, а зимой – занижение, особенно если в организации большое число работников. Для более равномерного включения отпускных в расходы предусмотрено формирование резерва отпусков.

Где искать резервы?

Затраты на оплату отпусков являются расходами организации по обычным видам деятельности (пункты 5, 8, 16 ПБУ 10/99). В соответствии с п. 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, когда они произошли, вне зависимости от времени фактической выплаты денег.

Информация о расчетах с работниками по оплате труда, в том числе и по отпускным, согласно Плану счетов (утвержден приказом Минфина России N 94н от 31.10.2000  г.) накапливается на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

С 2011 года формирование резерва отпусков в бухучете должны проводить все компании, кроме малых предприятий, которые не являются эмитентами публичных ценных бумаг. Поэтому если ваша организация не относится к малым , то вам теперь приходится оценивать и учитывать предстоящие расходы по выплате отпускных (ПБУ 8/2010).

Отражение в учете

Расходы на оплату отпуска в бухгалтерском учете необходимо отнести на счет 96 «Резервы предстоящих расходов и платежей». В процессе формирования такого резерва делается проводка:

Дебет 20, 23, 25 и т.д. – Кредит 96

Если резерв на оплату отпусков создан, то при начислении отпускных делается проводка: Дебет 96 – Кредит 70 и вся сумма списывается единовременно в момент начисления отпускных.

Если же резерв не создается (малое предприятие), то ситуация немного иная. Начисленные отпускные можно отнести на те счета затрат (20, 25, 26, 44 и др.), на которые вы относите затраты по заработной плате данного сотрудника. Отпускные отражаются на бухгалтерских счетах по факту их начисления.

В случае, когда отпуск длится в течение одного календарного месяца, проблем не возникает, делается проводка Дебет 20, 23, 25 и т.д. – Кредит 70. А как быть, если отпуск приходится на два или даже на три месяца, нужно ли делить затраты? Полученная по расчетам сумма отпускных за месяц, который еще не наступил, в бухгалтерском учете может быть сразу списана на счета затрат.

Поскольку большинство организаций все-таки создают резерв по отпускным, рассмотрим его формирование и использование более подробно.

Формирование резерва отпусков в налоговом и бухгалтерском учете

Формирование резерва отпусков в бухгалтерском учете учитывает все отпуска, как основные, так и дополнительные, и начисления списываются именно за счет резерва. Алгоритм формирования резерва в бухгалтерском учете нормативными документами не регламентирован, вы можете определить его самостоятельно, в том числе возможно использование алгоритма, применяемого в налоговом учете согласно 324.1 НК.

Отдельно следует рассмотреть учебные отпуска. Списать расходы на оплату учебного отпуска за счет резерва можно только в том случае, если на момент формирования резерва (на конец предшествующего года) о нем было уже известно (имелась справка-вызов), т.е. возникло оценочное обязательство. Если же справка-вызов поступила уже в течение года, то расходы на оплату учебного отпуска списываются в общем порядке на счета затрат. Ситуация в налоговом учете аналогичная.

Что касается резерва на оплату отпусков в налоговом учете, то решение о его создании организация принимает самостоятельно (ст. 324.1 НК). Оптимально, когда резерв создается одновременно и в бухгалтерском, и в налоговом учете. В налоговом учете сумма ежемесячных отчислений в резерв рассчитывается на основе сметы.

Смета отчислений в резерв

Форма такой сметы нигде не утверждена, поэтому бухгалтер может разработать ее самостоятельно. В ней должны найти отражение следующие данные:

— планируемую годовую сумму расходов на оплату труда, страховых взносов в фонды, в том числе на травматизм (используются ставки, которые будут применяться в планируемом году);

— планируемую годовую сумму расходов на выплату отпускных и страховых взносов на них;

— процент ежемесячных отчислений в резервный фонд.

Утверждается именно процент отчислений, а не их абсолютная величина. Конкретная сумма отчислений в течение года может меняться с изменением сумм заработной платы, ставка же отчислений в фонд остается неизменной.

Каждый месяц определяется величина отчислений в фонд нарастающим итогом с начала года. Отчисления производятся то тех пор, пока не будет достигнут лимит резерва, утвержденный в смете. В дальнейшем отчисления уже не производятся.

Приведем образец такой сметы.

Исходя из найденного норматива, каждый месяц определяется сумма, которую списывается в состав расходов на оплату труда. Достаточно начисленную за текущий месяц зарплату умножить на норматив.

Например, фактически начисленная заработная плата за январь 2012 года у ООО «Мечта» составила 298 000 руб. Тогда отчисления в резерв составят:

298 000 * 7,89% = 23 512,20 руб.

В том месяце, когда сумма отчислений, рассчитанная нарастающим итогом с начала года, превысит предел, установленный в учетной политике, размер отчислений в резерв рассчитывается так. От годового лимита отнимается сумма, которая уже отнесена на резерв с начала года. Остаток отчисляется в резерв. Со следующего месяца направлять суммы в резерв уже не нужно.

О том, как рассчитать отпускные, читайте здесь. А тут можно найти информацию о том, кто имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

А ваша организация создает резерв на оплату отпусков? Как вы считаете, позволяет ли такой резерв более равномерно учитывать затраты, помогает ли он в деятельности организации? Или это лишние хлопоты, без которых можно обойтись? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!