Составление графика отпусков – готовь телегу зимой

Согласно ст. 123 ТК ежегодно в организации составляется график отпусков, который определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков на календарный год. График утверждается руководителем, при этом следует учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации. Составление графика отпусков и его утверждение на предстоящий год должно состояться не позднее, чем за две недели до его наступления.

Если вы не укладываетесь в срок, то подписать график отпусков можно и чуть позднее, главное не забыть указать на документе правильную дату.

Зачем составляется график отпусков

График отпусков должны соблюдать как работодатель, так и работник. Работник ставится в известность под роспись о времени начала отпуска, не позже чем за 2 недели до его начала. Есть категории работников, установленные Трудовым кодексом и федеральным законодательством, для которых ежегодный отпуск предоставляется в удобное время, т.е. тогда, когда они сами захотят.

Если график отпусков вы своевременно не составили и не утвердили, то не избежать претензий от ревизоров из трудовой инспекции. И штрафы здесь немаленькие — от 30 000 до 50 000 руб. по статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Кроме штрафа деятельность компании может быть приостановлена на срок до 90 суток.

Форма графика отпусков

Составление графика отпусков производится по своей форме — № Т-7, которая утверждена Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004 г. Далеко не все работники способны правильно спланировать, когда они планируют отдыхать, поэтому можно указать предполагаемые даты. Главное – заполнить все строки.

Редко когда и в какой организации график отпусков выполняется на 100%. Как правило, всегда находится масса причин для переноса отпуска. Кроме того, могут быть случаи экстренного отзыва из отпуска. Отклонение от утвержденного графика отпусков не будет грозить штрафом, если грамотно и своевременно внести в него изменения.

Перенос времени отдыха

Обратите внимание: правила переноса отпуска на следующий календарный год не распространяются на 2 ситуации: в случае сотрудников, которые заняты на работах с вредными и опасными условиями труда и для сотрудников до 18 лет.

Рассмотрим два случая: отпуск начинается раньше запланированного срока и позже него.

1. Новый отпуск начинается раньше. Сотрудник заранее пишет заявление на предоставление отпуска и подписывает его у руководства. Почему заранее? Потому как далее составляется приказ о предоставлении отпуска по форме № Т-6. Ознакомить работника с приказом о предоставлении отпуска необходимо не позднее, чем за две недели до его начала.

Директору ООО «Кокетка»

Некрасову Н.П.

от уборщицы

Петренко П.П.

Заявление

о переносе отпуска

В связи с семейными обстоятельствами прошу перенести мой ежегодный основной оплачиваемый отпуск, запланированный по графику отпусков на период с 1 по 28 апреля 2012 года на период  с 1 по 28 августа 2012 года.

Уборщица                                       Петренко                                  П.П.Петренко

14 марта 2012 года    

2. Отпуск начинается позже. Если перенос производится по просьбе работника, то до наступления даты начала отдыха по графику работник должен написать заявление о своем желании перенести отпуск. Форма такого заявления произвольная, главное в нем – дата начала отдыха и причина переноса отпуска.

Реквизиты приказа и новую дату начала отпуска указывают в графике отпусков в графах 8 и 9. В графе 10 указывается причина переноса.

При переносе отпуска по просьбе работодателя придется получить согласие работника на это, для этого ему вручают уведомление. Также он должен написать заявление с новыми сроками отдыха. На основании заявления и с согласия работника составляют приказ руководителя о переносе отпуска.

Общество с ограниченной ответственностью «Кокетка»

Приказ №10

О переносе отпуска

г. Тамбов                                                                                  15 июля 2012 года

В связи с необходимостью присутствия на рабочем месте во время проходящей в ООО «Кокетка» налоговой проверки 1 августа 2012 года бухгалтеру Прошкиной И.Т. было направлено уведомление о необходимости переноса части ежегодного оплачиваемого отпуска. На основании данного уведомления, подписанного И.Т.Прошкиной, прикзываю:

1. Перенести часть ежегодного основного оплачиваемого отпуска бухгалтера И.Т.Прошкиной, запланированную по графику отпусков на период с 1 по 14 сентября 2012 года, на период с 1 по 14 октября 2012 года.

2. Кадровой службе в лице Р.О.Думкиной отразить информацию о переносе отпуска в графике отпусков на 2012 год (утвержден 13 декабря 2012 года).

Директор                                 Некрасов                                     Н.П.Некрасов

С приказом ознакомлены:

Бухгалтер                                  Прошкина                             И.Т.Прошкина

15.07.2012 г.

Инспектор по кадрам                 Думкина                              Р.О.Думкина

После подписания приказа вносят записи в график отпусков по графам 8-10.

А если во время отпуска работник заболел? Нужно ли готовить приказ на перенос? Если работник принимает решение использовать дни сразу после отпуска по графику, не выходя на работу (при этом сроки отпуска продляются), то заявление от него не требуется и в графике отпусков это не отражается. Главное – наличие листка нетрудоспособности по болезни работника.

Если работник желает использовать дни отпуска, во время которых он находился на больничном, в другое время, то он пишет заявление, согласовывает его с руководством. Затем издается приказ, и информация вносится в график отпусков.

О другой зимней заботе, касающейся отпусков, а именно о создании резерва на выплату отпускных, читайте здесь . О том, кто имеет право на ежегодный отпуск, смотрите тут .

А когда вы составляете график отпусков? Делаете это заранее или тянете до последнего? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Вам может быть интересно:

Формирование резерва отпусков, или о том, почему телегу нужно готовить зимой Командировка ИП: любишь кататься – готовь свои деньги на саночки Бухучет овердрафта и составление проводок по нему Отзыв из отпуска: каприз руководства или «горящие» проблемы? Оформляем правильно Право на ежегодный отпуск: отработал – получи свое Северный отпуск – небольшая радость в плохом климате Замена отпуска денежной компенсацией: отдых или «капуста»? Приятная неожиданность — индексация отпускных при повышении зарплаты