Срок выдачи в подотчет – где и как «гуляют» деньги

Наверное, каждому бухгалтеру, которому приходится заниматься операциями по кассе, знакомы такие ситуации:

—  на конец дня по кассе наметился сверхлимит, в банк ехать некогда (или незачем, или некому и т.п.), излишек наличных торжественно вручается кому-то «в подотчет»;

— сотруднику выдана приличная сумма наличными «в подотчет», идет время, и отчитываться по ней он не торопится, в общем, пользуется деньгами по своему усмотрению.

Налоговым инспекторам прекрасно известны такие хитрости. Только вот есть ли возможность за это наказать, и чем чреваты такие уловки? А также существует ли максимальный срок выдачи в подотчет?

Порядок выдачи денег

Порядок выдачи денежных средств в подотчет регламентирован Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Читаем п. 6.3 и наблюдаем такой порядок:

1. Наличные деньги выдаются на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации или ИП.

2. Сотрудник в свободной форме пишет заявление, на основании которого составляется РКО.

3. На заявлении руководитель указывает выдаваемую сумму, срок выдачи денег, ставит дату и подпись.

4. По истечении срока выдачи денег (или возвращения из командировки), не позднее 3 рабочих дней сотрудник представляет авансовый отчет.

5. Пока работник не отчитался по предыдущему авансу, новую сумму в подотчет выдавать нельзя.

Таким образом, из текста Указания видно, что срок выдачи денежных средств в подотчет не ограничивается. Он может составлять, например, месяц, два месяца, полгода и т.п., главное – указать их в заявлении.Однако четко надо следить только за одним – не выдавать никаких новых сумм, пока работник не отчитался по предыдущим.

А вот если срок выдачи в подотчет прошел, а сотрудник деньги не возвращает и по произведенным расходам не отчитывается, тогда невозвращенные денежные средства могут расцениваться как предоставленный займ или еще хуже – доход сотрудника.

Подотчетные деньги – доход?

При рассмотрении полученных денег не как подотчетных, а как дохода, налоговые инспекторы потребуют удержать НДФЛ, а фонды – начислить страховые взносы.

Есть судебные решения, поддерживающие налоговиков: постановления ФАС СЗО от 04.06.2007г. №Ф04-3478/2007(34785-А46-43), ФАС ЗСО от 14.11.2005г. №Ф04-8038/2005(16759-А27-25).

Однако такую практику вряд ли можно назвать законной. Если работник в срок не отчитался и не вернул деньги, то это – нарушение Порядка ведения кассовых операций, и к налогам оно отношения не имеет.

Выданные деньги были и остаются подотчетными, право собственности на них не перешло, они не станут доходом сотрудника, пока существует возможность их возврата в кассу в добровольном порядке (постановления ФАС ВВО от 12.11.2008г. №А43-3598/2008-6-65, ФАС СЗО от 07.11.2008г. №А66-4549/2007, ФАС УО от 20.02.2008г. №Ф09-516/08-С2, ФАС СКО от 11.12.2006г. №Ф08-5708/2006-2386А).

Если за сотрудником уже висит один подотчет, а нужно экстренно выдать ему еще денег, то многие бухгалтеры делают так: оформляют ПКО на возврат неизрасходованных денег с прошлого подотчета и РКО на новую – большую сумму подотчета. Делается это одним днем и сверхлимитных остатков по кассе не образуется. Кассовая дисциплина не нарушена.

Если срок выдачи в подотчет вышел, а сотрудник (как правило, руководитель организации) отчитываться не торопится, а нужно уже выдать новую сумму, то такой же вариант ПКО+РКО тоже возможен.

В обоих случаях не забудьте про новое заявление на выдачу!

Ночной подотчет

Распространенная ситуация в торговле – по итогам дня получена выручка, которая приводит к образованию сверхлимитных остатков по кассе, в банк сдавать поздно или завтра-послезавтра эту сумму надо будет уже расходовать (на зарплату например). Обычно весь сверхлимит торжественно вручается одному из сотрудников – «в подотчет».

Если такая ситуация является разовой, доказать какие-либо нарушения здесь, если все документы оформлены правильно (есть подписанное заявление с указанием целей выдачи, сроком), будет непросто. Дали работнику задание что-то купить, а он как черепаха в анекдоте «ну не шмогла я». Неизрасходованные деньги вносятся обратно в кассу по ПКО.

Однако если такие выкрутасы повторяются ежедневно, каждый день – вернул+взял и т.д., суммы таких «подотчетов» переваливают за 100 тыс. руб., то вряд ли получится придумать логичную и непротиворечивую цель ежедневной выдачи. Двести тысяч на командировку? Триста – на расчет наличными с поставщиками в отсутствие договоров? Не слишком доказательно.

Что предпринять: пересмотрите лимит кассы и установите максимально возможный, не обязательно тянуть со сдачей выручки до конца дня, часть можно сдать и в середине.

За нарушение порядка ведения кассовых операций предусматривается ответственность по ст.15.1 КоАП в размере 4000-5000 руб. на должностных лиц, 40000-50000 руб. на юридических лиц.

Как написать заявление на выдачу денежных средств в подотчет, написано тут . Как рассчитать лимит кассы, смотрите тут .

Пусть ваши лимиты будут большие, а задолженности работников – маленькие! Есть вопросы – задавайте в комментариях!

Вам может быть интересно:

Подотчётные суммы – безналом на карту сотрудника, возврат неиспользованных подотчётных сумм, подотчёт и компенсация затрат Выручка ИП – как получить себе честно заработанные деньги Порядок удержания НДФЛ: только точно в срок Уплата НДФЛ налоговым агентом: точно в срок Электронные деньги в бухгалтерском учете Выручка по методу начисления: когда «доход» не равно «деньги» Оплата труда за вредные условия работы – деньги с молоком Командировка ИП: любишь кататься – готовь свои деньги на саночки