Главное о подотчете денежных средств

Главное о подотчете

В деятельности каждого предприятия случаются моменты, когда возникает необходимость выдачи денег работнику для удовлетворения хозяйственных нужд – закупка канцелярских товаров, средств уборки, прочего. Выдача денег осуществляется в заявительном порядке. Бухгалтер оформляет расходные документы только после того, как руководством подпишет заявление.

Как написать заявление

Согласно Указаниям ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014 года, выдача подотчётных сумму из кассы осуществляется только по заявлению сотрудника. Заявление составляется в свободной форме, но в нём нужно указать следующую информацию:

  • ФИО и должность руководителя предприятия.
  • Сокращённое название фирмы с указанием организационно-правовой формы.
  • ФИО и должность работника, которому выдаются деньги под отчёт.
  • Точная сумма к выдаче.
  • Срок, в течение которого сотрудник будет пользоваться деньгами в рамках хозяйственных нужд предприятия.
  • Цель, для достижения которой нужны деньги.
  • Дата составления заявления.
  • Подпись сотрудника, расшифровка.

Заявление отдаётся на подпись руководителю предприятия. Без его визы бухгалтер не имеет права ничего выдавать из кассы.

Руководитель предприятия может своим распоряжением увеличить или уменьшить сумму к выдаче, сократить или увеличить срок пользования деньгами. Работник бухгалтерской службы должен ориентироваться на визу руководителя, а не на основной текст заявления.

Порядок выдачи средств, если подотчётным лицом является директор

Как быть бухгалтеру, есть в роли подотчётного лица выступает руководитель предприятия? С одной стороны, заявление писать обязательно, а с другой – оно должно быть завизировано директором. Получается, что директор сам просит деньги, сам же разрешает их взять из кассы.

В Указаниях сказано, что РКО на выдачу средств можно быть составлен только на основании заявления сотрудника. Следовательно, директору, если он желает взять деньги под отчёт, заявление писать обязательно.

С другой стороны, директор может быть, как руководителем, так и наёмным сотрудником. Поэтому логично предположить, что он может написать заявление от своего имени, и самостоятельно его завизировать. Это может выглядеть нелепо, но при проверке налоговыми органами за ошибку считаться не будет.

Ошибкой будет, если директор издаст приказ о выдаче некой суммы на определённый срок для каких-то нужд, а заявление не напишет. В Указе прямо сказано, что РКО может быть составлен только на основании заявления, и никаких исключений. Поэтому налоговики могут применить денежное взыскание за нарушение Указаний ЦБ РФ и за неверное оформление выдачи денег под отчёт.

Положение об подотчёте

Общий порядок выдачи денег под отчёт понятен – сотрудник пишет заявление, руководитель его визирует, бухгалтер выдаёт деньги. Но у последнего все равно остаются вопросы. Например, нужен ли приказ? Кто из работников может получать деньги под отчёт, а кто не может? Чтобы найти ответы на эти вопросы, нужно изучить Положение об подотчёте. Это локальный документ, который составляется на предприятии. Утверждается руководителем и приказом.

Зачем нужен данный локальный акт

Вне зависимости от применяемой системы налогообложения, каждый руководитель предприятия должен утвердить правила работы с подотчётными лицами, которые будут действовать на предприятии. Все нормы прописываются в Положении об подотчёте. Документ составляется в рамках предприятия, но есть некоторые обязательные нормы, которые должны быть в нём прописаны. Это:

  1. Перечень работников фирмы, которым можно выдавать деньги под отчёт.
  2. Периоды времени, в течение которых бухгалтерия должна проверять авансовые отчёты от подотчётных лиц.
  3. Сроки окончательного расчёта с подотчётниками.

Положение составляется уполномоченным сотрудником (как правило, бухгалтером или работником кадровой службы), подписывается руководителем, утверждается приказом по предприятию. Положение не является обязательным документом (то есть, за его отсутствие налоговики не оштрафуют), но его наличие на каждом предприятии вполне оправдано – только здесь прописаны основные правила расчётов с подотчётными лицами.

Сотрудники знакомятся с Положением, как и с другими локальными нормативными актами под роспись. Если возникнут вопросы, можно обратиться к Положению и перечитать его ещё раз.

Содержание Положения

В Положении могут отражаться следующие моменты:

  • Условия выдачи средств под отчёт – выдавать новую сумму можно только в том случае, если есть отчёт по прошлой выдаче.
  • Наличие заявления – только так может осуществляться выдача наличности под отчёт.
  • Срок, в течение которого руководитель должен подписать заявление или отклонить его. Например, в течение 2 дней с момента получения документа от работника.
  • Срок, в течение которого работник может получить деньги из кассы в случае, если на заявлении стоит положительная виза руководителя. Например, 3 рабочих дня. Подотчётник должен предъявить паспорт для составления РКО.
  • От чьего имени работник делает покупки – от имени организации. Поэтому нужно выдать доверенность. Если покупки совершаются в магазине розничной торговли, то доверенность не нужна.
  • Список подтверждающих документов, которые будут идти в качестве приложения к авансовому отчёту. Без этих документов расходы не будут признаны экономически обоснованными для налоговиков.
  • Правила соблюдения лимита наличности в кассе.
  • Срок, в течение которого подотчётник обязан сдать авансовый отчёт.
  • Сроки проверки авансового отчёта уполномоченным лицом – бухгалтером, главным бухгалтером.
  • Срок, в течение которого авансовый отчёт должен подписать руководитель предприятия. Указывается в рабочих днях.
  • Разъяснения работникам о том, что в случае несоблюдения сроков предоставления авансового отчёта, деньги будут удерживаться из заработной платы. Если будет принято такое решение, составляется приказ, с которым сотрудник должен ознакомиться под роспись. Порядок, в котором будет производиться удержание, также должен быть прописан в Положении.

Подходить к составлению Положения нужно ответственно и целесообразно. В документе сразу же можно утвердить образец заявления на выдачу денег под отчёт, образец доверенности и прочих документов. Если фирма самостоятельно утверждает образец заявления от работника на выдачу наличности под отчёт, то такой образец также должен быть представлен для изучения в бухгалтерии. Оформление заявление не по установленному образцу не считается нарушением.

Пример заявления на выдачу подотчет
Пример заявления на выдачу подотчет

Положение для ознакомления предоставляется работникам при трудоустройстве. Ознакомление с документом происходит под роспись.

Заключение

Чтобы получить деньги под отчёт для удовлетворения хозяйственных нужд, нужно написать заявление. Потом его визирует руководитель, и только после этого составляется расходный кассовый ордер и выдаются деньги. Положение об подотчёте не является обязательным локальным актом, но его наличие на предприятии оправдано – только в этом документе прописаны правила работы с подотчётными лицами. Составляется главным бухгалтером или руководителем предприятия, подписывается директором, утверждается приказом.

Больше узнать о подотчетных суммах можно здесь. О том, как правильно заполнять приходный и расходный кассовый ордер читайте здесь. Как правильно оформить возврат денег за товар смотрите тут.

Оставьте комментарий

Ваш email будет скрыт.

Похожие статьи