Получаем и выдаём наличные – правильное заполнение приходного и расходного кассового ордера

Заполнение РКО

Несмотря на то, что безналичный расчёт плотно вошёл в нашу жизнь, наличный расчёт также популярен. Выдача наличности из кассы, а также её приходование производится посредством оформления документов первичной бухгалтерии – расходного и приходного кассового ордера, соответственно. Заполнять эти документы нужно правильно. Налоговики их внимательно изучают, когда ведут проверку кассовых операций и кассовой книги.

Причины выбытия наличных денег из кассы предприятия

Из кассы предприятия можно выдать деньги работнику по следующим причинам:

  • Подотчёт на хозяйственные, командировочные и представительские нужды.
  • Выдача займа работнику.
  • Выплата заработной платы.
  • Сдача в банк наличности.
  • Возмещение перерасходов по авансовому отчёту.
  • Прочие причины в рамках действующего законодательства.

На любое выбытие наличных из кассы составляется расходный кассовый ордер.

Форма документа

Расходный кассовый ордер или РКО оформляется по форме КО-2, утверждённой Постановление Госкомстата № 88 ещё в 1998 году. На сегодняшний день эта форма актуальна и применяется в документах первичной бухгалтерии.

Бланк РКО можно разделить на несколько частей:

  • Верхняя. Здесь указывается название документа, сведения об организации. При ведении программного учёта эти данные поставляются автоматически.
  • Табличная. Здесь прописываются информация о корреспонденции счетов, суммы.
  • Нижняя часть – кому выданы деньги (ФИО и должность сотрудника), основание, сумма прописью – должна соответствовать той, что прописана цифрами.

«Расходник» подписывается кассиром и главным бухгалтером. Работник, которому выдаются деньги, ставит сумму прописью, затем ставит дату и подпись, указывает свои паспортные данные.

Форма КО-2
Форма КО-2

Как правильно составить

Составляет РКО бухгалтер, подписывает руководитель и главный бухгалтер. После этого документ передаётся кассиру. Тот сотруднику, на чьё имя выписан «расходник» может получить деньги только по предъявлению паспорта.

Кассир заранее готовит деньги, несколько раз их пересчитывает. Потом их пересчитывает тот человек, которому выдают. После пересчёта он прописывает своей руку сумму, которую получил, ставит подпись и расшифровку. Только после этого кассир подписывает РКО.

Деньги можно получить по доверенности. Тогда она пойдёт в качестве приложения к «расходнику». Если деньги выдают для того чтобы положить их в банк на счёт предприятия, нужно указать номер и дату объявления на взнос наличными. Но реквизиты объявления станут известны только в банке. Поэтому изначально составляется обычный РКО без указания приложения.

Когда кассир приедет из банка и привезёт документы на взнос наличными, РКО можно дозаполнить. Нарушений в этом не будет.

Нюансы у предпринимателей

С 2014 года предприниматели могут вести учёт в упрощённой форме. Они могут не составлять РКО на следующие операции:

  • Выдача наличности на нужды предприятия.
  • Выдача средств из кассы для внесения их на счёт ИП.

Но, если предприниматель выдаёт из кассы деньги для выплаты зарплаты или на оформление займа работнику, «расходник» составлять обязательно.

Откуда могут поступить деньги в кассу предприятия

Деньги могут поступить в кассу на различных основаниях:

  • Снятие с расчётного счёта.
  • Получение оплаты наличностью за товары, работы, услуги.
  • Оприходование выручки от розничной торговли.
  • Возврат средств, которые «подотчётник» не израсходовал на нужды предприятия.
  • Получение займа или кредита наличными деньгами.
  • Поступление денег в счёт долга по займам и ссудам от работников.
  • Прочие причины.

На любую операцию по оприходованию наличности составляется приходный кассовый ордер.

Форма документа

ПКО имеет унифицированную форму КО – 1, которая утверждена Постановлением Госкомстата № 88 в 1998 году. На сегодняшний день данная форма до сих пор применяется в первичной бухгалтерии.

«Приходник» состоит из 2-ух частей – основной и отрывной. В основной части прописывается суть операции, сумма вносимых в кассу денег, дата внесения, сведения об организации. Отрывная часть вручается тому, кто деньги внёс.
Сумма в ПКО прописывается сначала цифрами, потом – прописью. Показатели должны соответствовать друг другу.

Форма КО-1
Форма КО-1

Как правильно составить ПКО

В некоторых организация бухгалтер и кассир – разные должности и работники. Поэтому кассир, принимая ПКО от бухгалтера, должен проверить правильность заполнения, наличие подписей. Подписывает «приходник» бухгалтер и руководитель предприятия (его может заменить главный бухгалтер).

Также кассир проверяет:

  • Соответствие суммы цифрами и прописью.
  • Каждая подпись должна соответствовать образцам, которые применяются на предприятии.
  • Наличие подтверждающих документов, который указываются в «приложении».

Например, сотрудник возвращает «сдачу» с авансового отчёта. К приходному ордеру прикладывается отрывная часть отчёта, в которой прописана сумма к выдаче.

Все прописанные данные и приложенные документы проверяются при сотруднике, который вносит деньги в кассу, и у которого на руках оформленный кассовый ордер. Подсчёт ведёт сам кассир. Если вопросов и ошибок нет, кассир своей подписью подписывает основную часть, а также квитанцию. На квитанции отдельно ставит штамп. Только после этого отрывная часть (она же квитанция), передаётся сотруднику, который деньги вносит.

Индивидуальный предприниматель, не имеющий в штате кассира, а также сам являющийся руководителем, подписывает ПКО самостоятельно. Если ИП не использует печати и штампы в своей деятельности, то на квитанции можно ничего не ставить.
Если предприниматель или юридическое лицо используют ККТ, то в конце каждого дня происходит приходование выручки. Снимаются показатели с чековой ленты ККТ (после закрытия рабочей смены). На основании показателей ленты вносятся деньги в кассу. На эту же сумму составляется ПКО.

Если происходит приходование наличности, снятой с расчётного счёта, то квитанция «приходника» прикладывается к выписке из банка, в которой отмечена сумма снятия. Величины должны соответствовать.

Заключение

Расходный и приходный кассовые ордера – документы первичного бухгалтерского учёта. Но налоговики их проверяют, чтобы удостовериться в правильности учёта оттока и прихода наличности в кассу. Поэтому если РКО и ПКО будут заполнены неправильно, предприятие могут ожидать неприятности.

О новом порядке выдения кассовых операций читайте здесь. О том, как правильно составлять авансовый отчет смотрите тут. Узнать больше о подотчетных суммах можно тут.


Добавить комментарий