Расходы на канцтовары – как правильно потратиться на офисную «мелочевку»
Оглавление
Без канцелярских товаров невозможна работа ни одного предприятия. Это расходный материал, который всегда должен быть в наличии. Как учитывать «канцелярку», чтобы у чиновников не возникло вопросов и претензий? В этом вопросе даже у инспекторов расходятся мнения.
Что такое канцелярские товары
Ни в одном законодательном или нормативном акте понятие «канцелярских товаров» не раскрывается. Поэтому стоит обратиться к нормам товароведения. Здесь указано, что к данной группе относятся:
- Письменные принадлежности – ручки, карандаши, грифели, стержни, линейки, ластики и прочее.
- Чертёжные принадлежности – специализированные линейки, готовальни, циркули и прочее.
- Принадлежности для рисования – краски, кисти.
- Офисные принадлежности – бумага, картриджи и прочее.
- Иная мелочёвка.
Как правильно вести учёт
Канцтовары относятся к материалам, поэтому для учёта используется счёт 10. Отдельно открывается субсчёт 10-9.
Учёт ведётся по себестоимости по факту, которая равна сумме произведённых трат на закупку. Если покупатель возмещает НДС, налог в стоимости не учитывается. Если же покупатель НДС не платит, налог входит в первоначальную цену.
Как только канцелярские товары поступают на предприятие, бухгалтер приходует их по Дебету счёта 10. Делается это на основании сопроводительных документов – накладных, счетов, кассовых чеков.

Cубсчета к счету 10
Правила учёта канцелярской мелочёвки
Покупать канцелярские товары можно как по безналичному расчёту, так и через выдачу работнику подотчётной суммы. Первый вариант сейчас наиболее распространён.
Оплата покупки через безналичный перевод
Учитывать можно по 2 сценариям – по себестоимости по факту и с использованием счёта 15. В первом случаи делаются такие проводки:
- ДТ 10 КТ 60 – оприходование поставки.
- ДТ 19 КТ 60 – учёт налога на добавленную стоимость.
- ДТ 68 КТ 19 – сумма этого налога заявлена к вычету.
- ДТ 60 КТ 51 – перечисление денег за поставку.
Во втором случае записи будут такие:
- ДТ 10 КТ 15 – оприходована поставка по учётным ценам.
- ДТ 15 КТ 60 – поступление документации от поставщика с указанием учётной стоимости.
- ДТ 19 КТ 60 – НДС по купленной мелочёвке учтён.
- ДТ 15 (16) КТ 16 (15) – произведено списание математической разницы по ценам.
- ДТ 68 КТ 19 – ранее учтённый налог заявлен к вычету.
- ДТ 60 КТ 51 – поставщику перечислены деньги.

Покупка с выдачей денег подотчёнику
Законодательно не запрещено выдать деньги подотчётному лицу на покупку канцелярской мелочёвки. Бухгалтер делает такие проводки:
- ДТ 71 КТ 50 – выдана подотчётному лицу из кассы сумма на покупку канцелярских товаров.
- ДТ 10 КТ 71 – авансовый отчёт утверждён, канцтовары приняты к учёту.
Для того чтобы покупатель смог принять к вычету НДС от поставщика. Последний должен выдать счёт-фактуру. Без этого налог к вычету заявлен быть не может. Если порядок соблюдён, дополнительно нужно сделать проводку: ДТ 19 КТ 71 – «входящий» НДС принят к учёту.
Налоговики могут отказать в принятии налога к вычету, если нет счёт-фактуры. Но, как показывает практика в арбитражных судах, сделать это можно на основании кассового чека, в котором прописана сумма налога. Налоговики не имеют права отказать.
Какие документы должны быть в наличии, чтобы правильно вести учёт
Когда канцелярская мелочёвка покупается по безналичному расчёт у поставщика, сложностей с документами не возникает. Проблемы могут появиться, когда покупка происходит через подотчётных лиц. Здесь главное правильно оформить все документы. Кроме авансового отчёта, сотрудник должен предоставить бумаги, подтверждающие и оправдывающие, с экономической точки зрения, покупку.
К таким документам относятся:
- Кассовые чеки.
- Квитанция к ПКО.
- Товарные чеки.
Эти бумаги подтверждают потраченную сумму. Но, иногда возникает необходимость подтвердить ассортимент купленных товаров. Тогда нужны:
- Накладные.
- Товарные чеки.
- Счета магазинов.
Если в качестве подтверждения купленного ассортимента предоставляется товарный чек, он должен быть оформлен правильно. В нём должны быть расписаны все канцтовары по позициям с указанием количества и общей суммы покупки. Например, степлер – 3 штуки на сумму 300 рублей. Общая градация «канцтовары» не подойдёт.
Как только канцелярская мелочёвка поступит к покупателю, нужно оформить приходный ордер по форме М-4 или иной первичный документ, утверждённый в организации. Когда канцтовары отпускаются со склада по подразделениям, необходимо оформлять требование – накладную по форме М-11. Сразу же нужно списать затраты на покупку. Сделать это можно одним из способов:
- По себестоимости каждой единицы канцелярских товаров.
- По усреднённому показателю себестоимости. Этот способ носит название «ФИФО».
- По себестоимости последних на момент приобретения единиц. Этот способ называется «ЛИФО» и используется он только в налоговом учёте.
Как произвести учёт затрат на покупку в рамках налогового учёта
Затраты на покупку канцелярской мелочёвки относятся к прочим расходам, которые связаны с производством и реализацией. Поэтому к учёту принимаются по себестоимости их приобретения. НДС не учитывается.
Законодательно не прописано никаких норм по расходу канцелярских товаров. Но и запрета на установление таких норм на каждом отдельном предприятии нет. Главное условие – покупка должна быть экономически обоснована и связана напрямую с деятельностью покупателя.
О том, стоит ли открывать расчетный счет читайте тут. Узнайте больше об изменениях в законодательстве о бухгалтерском учете в 2023 году здесь. Об учете банковских комиссий — читайте здесь.
Людмила
23.07.2014Спасибо Вам ,Юлия, за полезный материал! Ваши статьи мне очень помогают ! Нигде не могу найти как учитывать и списывать инструменты, которые участвуют в производственном процессе. Например: ножницы, иглы швейные, бумага ( в швейном производстве). Существуют ли нормы списания таких материалов в налоговом учете? Какие счета и какими документами их списывать? Хотелось бы от Вас получить стать по этой теме. Спасибо за Вашу работу! Я Вам очень благодарна за Ваш труд.
Наталья
24.07.2014Людмила, добрый день! Такие инструменты и материалы учитываются так же, как и другие материалы (тот же 10 счет). Норм для списания не существует. В соотв. с пп. 3 п. 1 ст. 254 стоимость инвентаря и инструментов "включается в состав материальных расходов в полной сумме по мере ввода его в эксплуатацию".