Расходы на мобильную связь – каприз организации или требование бизнеса?

 Для некоторых сотрудников сотовый телефон является не только полезной «фенькой» и экстренным средством связи, но и полноценным рабочим инструментом, без которого немыслимо проведение переговоров,  планирование встреч, согласование рабочих процессов и т.п. Причем расходы на мобильную связь в служебных целях могут быть весьма значительными, поэтому часто организация компенсирует их работнику. С другой стороны, именно к этим затратам налоговые инспекторы придираются чаще всего. Можно ли избежать подобных претензий, и какие документы потребуются для признания расходов?

Подтверждающие документы

Для того чтобы обосновать расходы на мобильную связь, предприятие должно располагать следующими подтверждающими документами:

— договор на оказание услуг с оператором мобильной связи;

— детализированные счета от компаний мобильной связи;

— должностные инструкции, в которых прописано, при исполнении каких должностных обязанностей сотрудник имеет право использовать сотовую связь;

— приказ руководителя об утверждении списка работников, которые могут пользоваться сотовой связью при исполнении служебных обязанностей.

Основание для составления такого списка: приказы Минфина №03-03-04/3/15 от 27.07.2006 г., №03-03-06/1/350 от 05.06.2008 г.

Работники имеют право использовать в экстренных случаях и карты экспресс-оплаты, такие расходы также можно признать (письмо Минфина №03-03-06/1/348 от 31.05.2007 г.)

Вот образец приказа, который утверждает список работников, использующих сотовую связь.

 Обязательна ли детализация звонков

От операторов не всегда имеется возможность получить детализацию по звонкам. Налоговое законодательство, федеральные законы «О бухгалтерском учете» и «О связи» не требуют предоставления отчетности по каждому звонку и наличие расшифровку произведенных переговоров. К тому же содержание телефонных переговоров – тайна связи (ст.63 закона №126-ФЗ от 07.07.2003 г.).

Поэтому с позиции судов детализация счетов – документ необязательный, если производственная направленность расходов подтверждается другими документами (определение ВАС № 11211/08 от 03.09.2008 г.

Лимиты звонков

Безопаснее всего учитывать расходы в пределах лимитов, установленных в приказе. Сначала организация оплачивает сама все счета оператора, а затем сотрудник возмещает сверхлимитные расходы.

Работников, которые по служебной необходимости вынуждены разговаривать по мобильному телефону много и подолгу, можно перевести на безлимитный тариф. Это оказывается выгодным, если ежемесячные затраты на связь больше абонентской платы по безлимиту. Для налоговиков в этом случае подготовьте документ со сравнительным анализом по стоимости и количеству звонков в предшествующие периоды.

Звонки в рабочее и нерабочее время

Когда работники совершают звонки в рабочее время, то вопрос об экономической целесообразности их не принимается налоговой инспекцией. Однако работники могут звонить и в нерабочее время, но это не означает, что они не были связаны с решением рабочих вопросов.

Работник может совершить звонок после окончания рабочего дня, в командировке, в отпуске или в период нахождения на больничном. И такие расходы можно признать, главное – подтвердить производственный характер звонков.  Об этом говорится в письме Минфина № 03-03-04/1/418 от 07.12.2005 г.

Однако против такого признания расходов возражает налоговая инспекция, считая их не обоснованными.  Однако решения судов по этому спору принимаются в пользу налогоплательщиков: постановление ФАС Северо-западного округа от 20.07.2007 г. по делу № А05-692/2007, ФАС Московского округа  от 19.01.2009 г. № КА-А40/12732-08.

Производственную направленность звонков в нерабочее время могут подтвердить приказы об использовании мобильной связи работниками во внеурочное время или другие документы, которые разрешают использовать служебные телефоны в интересах компании в нерабочее время.

Телефон личный или «казенный»

Если сотрудник для служебных переговоров использует телефон и сим-карту, которые принадлежат компании, то проблем при признании затрат случается меньше. Если работник использует свой телефон, а компания лишь компенсирует затраты на связь, то налоговая инспекция может признать расходы на мобильную связь экономически необоснованными.

Поэтому если на балансе организации собственных телефонов нет, то безопаснее расходы на сотовую связь не признавать. Или же, по крайней мере, заключить договор аренды телефона. Если же готовы поспорить с налоговиками, то знайте, что суды в такой ситуации поддерживают налогоплательщиков. Их позиция: признание расходов на услуги связи не зависит от наличия имущества, с помощью которого услугами можно воспользоваться. Например, постановление ФАС Северо-Западного округа по делу № А56-33529/2006 от 24.04.2007 г., Девятого арбитражного апелляционного суда от 03.09.2008 г. № 09АП-9049/2008-АК.

Признание в учете

Расходы на мобильную связь можно признать как на общей, так и на упрощенной системе налогообложения. На ОСНО затраты признаются на основании пп.25 п.1 ст.264 НК. На упрощенной системе разрешение учитывать расходы на сотовую связь содержит пп.18 п.1 ст.346.16 НК. В расходах также можно учесть стоимость приобретенных сим-карт, которые также относятся в затратам на связь.

А ваша организация компенсирует работникам расходы на мобильную связь? Возникают ли споры с проверяющими инспекторами по таким расходам? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Вам может быть интересно:

Аренда автомобиля у работника: повышаем мобильность бизнеса Как провести беспроцентный займ от учредителя организации Расходы на рекламу при УСН: как раскрутиться и не закрутиться Без чего не обойтись – учитываем материальные расходы при УСН Расходы на автомобиль и УСН – ищем точки соприкосновения Расходы на курьерскую доставку в интернет-магазине Списание основных средств при УСН на расходы – соблюдаем все условия Расходы на пожарную безопасность – скажем «НЕТ» опасности возгорания