Приказ на списание дебиторской задолженности – готовим документы и говорим «гуд-бай»
Когда все ваши надежды получить с котрагента причитающиеся вам деньги пошли прахом, остается только одно – терпеливо ждать, когда можно будет признать долги безнадежными. И вот, наконец, этот день наступил!
Теперь вам остается только правильно оформить все документы и гуд-бай «нехорошая дебиторка». Для этого нужно провести инвентаризацию долгов, составить справку, приказ на списание дебиторской задолженности и иметь в наличии первичные документы, которые подтверждают долг. Давайте обо всем по порядку.
Сначала — инвентаризация
Перед тем, как списывать задолженность вашего дебитора как безнадежную, вам потребуется оформить ее перевод в состав сомнительной, а затем – безнадежной. Для этого составьте первичные документы – справку и приказ руководителя. Делать это нужно когда вы отчитываетесь по налогу на прибыль – ежеквартально или ежемесячно. Не упустите этот момент, если вы спишете долги позже – будут споры с налоговой инспекцией (ст.272 НК, постановление Президиума ВАС от 15.06.2010г. №1574/10).
Сначала вы проведете инвентаризацию дебиторской задолженности. Для нее есть специальные формы – акт №ИНВ-17 и справка к нему, которые утверждены постановлением Госкомстата от 18.08.1998г. №88.
Однако данные документы предназначены в первую очередь для бухгалтерского учета. Чтобы иметь возможность применить их для налогового учета, формы необходимо дополнить такими графами:
— дата, когда задолженность подтверждена дебитором (для случая переноса срока исковой давности, ст.203 ГК);
— информация о невозможности погашения долга контрагента из-за ликвидации или по прочим причинам, которые подтверждены актом чиновников (здесь будет вноситься информация о документе, на основании которого дебиторская задолженность становится безнадежной и списывается).
Компания может самостоятельно разработать форму документы и закрепить ее в учетной политике.
Таким образом, по результатам инвентаризации вы определите величину сомнительных и безнадежных долгов. Теперь можно составлять справку и приказ руководителя на списание.
Оформляем справку
Итак, по результатам инвентаризации на конец отчетного периода вы определили сумму сомнительных и безнадежных долгов. Тем же днем составляйте справку и приказ руководителя.
Справка составляется на все безнадежные долги и содержит объяснение причин, по которым они списываются.
Издаем приказ
После подготовки справки издается приказ на списание дебиторской задолженности. В нем уточняется, каким образом будет учтена задолженность при расчете налога на прибыль – за счет резерва или будет включена в состав внереализационных расходов.
Такие же формы документов можно использовать и для целей бухгалтерского учета. Есть вероятность, что информация по безнадежным долгам у вас совпадет и в бухгалтерском, и в налоговом учете, тогда отдельные документы составлять не потребуется.
Проверьте документы
Теперь давайте проверим и подытожим, какие документы у вас должны быть для списания безнадежной дебиторской задолженности:
1. Акт инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного периода.
2. Бухгалтерская справка.
3. Приказ руководителя о списании задолженности с указанием источника.
4. Договор с контрагентом, в котором обозначен срок платежа.
5. Первичные документы: накладные, акты (обязательно, см. письмо ФНС от 06.12.2010г. №ШС-37-3/16955).
6. Платежные документы.
7. В отдельных случаях – выписка из ЕГРЮЛ, акт пристава о невозможности взыскать долг и постановление о завершении исполнительного производства.
Когда дебиторская задолженность становится безнадежной – смотрите здесь . Как создавать резерв по сомнительным долгам в бухгалтерском учете читайте тут . А как списать задолженность – ищите в этой статье .
А какие документы по списанию задолженности составляете вы? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!