Документы на представительские расходы: бумажные атрибуты разговоров «по душам»

Представительские расходы представляют для налоговиков лакомый кусочек, где при большом желании в большинстве случаев можно найти, к чему придраться. Поэтому есть у вас таковые случаются, то в оформлении документов следует проявить особое внимание.

Конечно, теоретически доказывать неоправданность расходов должны налоговые инспекторы. Но на практике доказывать свою правоту приходится именно бухгалтеру. Поэтому если какие-то документы на представительские расходы отсутствуют, лучше не лезть на рожон и такие расходы не учитывать при расчете налога на прибыль.

Запасемся документами

Какими же документами надо запасаться? В Налоговом кодексе мы не найдем никакой конкретики, поэтому будем ориентироваться на требования налоговиков при проверках:

1.  Приказ руководителя организации на представительские расходы.

2. Смета затрат по представительским расходам.

3. Отчеты по проведенным переговорам с указанием целей мероприятия, результатов и величины понесенных затрат.

4. Первичная документация, подтверждающая расходы: счета, чеки кассовые и товарные, накладные и т.д.

Важно еще принять во внимание такие моменты:

— в документах не должно быть расхождений – это касается не только стоимостных показателей, но и дат документов и мероприятий, мест переговоров, иначе инспекторы снимут затраты;

— не допускайте формального отношения к бумагам. В описании переговоров следует отразить максимум детальной информации о ходе переговоров, привести конкретные виды расходов и их величину;

— документы, не имеющие типовые формы, должны иметь обязательные реквизиты, перечисленные в законе «О бухгалтерском учете».

Приказ, программа и смета

Приказ о проведении официального приема представителей компании-контрагента может содержать:

— формулировку «в целях установления (или поддержания) сотрудничества приказываю …»;

— далее указывается конкретный перечень действий – провести официальный прием представителей такой-то компании в период с … по …

— назначить ответственного сотрудника за организацию и проведение переговоров;

— ответственному сотруднику согласовать условия приема (участников встречи и дату), подготовить программу встречи и смету представительских расходов, представить отчет по мероприятию после его завершения и документы, подтверждающие произведенные расходы.

Программа мероприятия пригодится не только при проверке налоговиками, но и для ваших партнеров. В ней указываются: цель мероприятия, списки участников от вашей организации и от контрагента, место проведения приема, сроки, а также укажите конкретные мероприятия и точное время их проведения, например, прибытие в офис, вручение сувениров с логотипами, обсуждение вопросов, обед и т.д. Программу утверждает руководитель.

Перед проведением мероприятия на него составляется смета, которая содержит точные формулировки затрат и суммы по ним.

Отчет о мероприятии

Документы на представительские расходы также включают отчет о проведении официального приема. Он должен содержать:

— цель, дату, место проведения переговоров;

— программу мероприятий (согласно утвержденной Программе);

— состав делегации партнера и участников от вашей организации;

— итоги переговоров (подписаны договоры, обмен планами совместного проекта, любые совместные документы, минимально – протокол о намерениях);

— сумма представительских расходов – в разбивке по видам с указанием сумм. Все расходы должны быть подтверждены первичными документами.

К отчету прилагается акт (исполнительная смета), в котором указывается дата, место встречи, перечисляются участники, приводится сумма расходов, которые признаются представительскими. Акт утверждается руководителем и служит основанием для отражения расходов в налоговом учете.

О том, какие именно затраты можно отнести к представительским, читайте здесь. А о норме представительских расходов узнайте тут.

А в вашей организации составляются все необходимые документы по представительским расходам? Или какие-то не используете? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Вам может быть интересно:

Приказ на списание дебиторской задолженности – готовим документы и говорим «гуд-бай» Без чего не жить предприятию — расходы на банковские услуги Расходы на курьерскую доставку в интернет-магазине Расходы на уборку снега – не для себя стараемся Расходы на бытовую технику: о микроволновках и не только Расходы на праздничные украшения для офиса и торгового зала Берегите то, что вам дорого: расходы на охрану на предприятии Отражаем в учете расходы на услуги нотариуса