Берегите то, что вам дорого: расходы на охрану на предприятии

Не только банкам и ломбардам по роду своей деятельности приходится сталкиваться с охранными услугами.Множество компаний заключают данные договоры для организации пропускного режима в свои  офисы и  производственные площадки. Кроме того, необходима охрана складов, грузов и прочего имущества предприятия. Давайте разбираться, как правильно организовать  учет расходов на охрану.

Один из вариантов организации охраны является наем по договору сторонних охранников. Это можно осуществить тремя способами. Во-первых, можно заключить договор  с частным охранным предприятием (ЧОП). Во-вторых,  контрагентом в данном вопросе может быть  ФГУП «Охрана». И, наконец, в качестве исполнителя по договору может выступать вневедомственная охрана Министерства внутренних дел РФ. Рассмотрим  каждый из предложенных вариантов поподробнее.

Договор с ЧОПом

Пожалуй, наиболее общепризнанным способом обеспечения предприятия охранными услугами считается заключение договора с ЧОПом. При поискеконтрагента для того, чтобы  заключить такой договор,  помните, что частным охранным предприятием признается только общество с ограниченной ответственностью, размер уставного капитала которого составляет  не менее ста тысяч рублей (ст. 15.Федерального закона № 2487-1от 11.03.1992  «О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации», далее — Закон о ЧОП). А при заключении договора, который предусматривает вооруженную охрану, или услуги  монтажа и проектирования охранных систем, размер  уставного капитала контрагента должен составлять не меньше 250 тыс. руб. Также у ЧОПа должна быть лицензия (ст. 11 Закона о ЧОП).

Поэтому при заключении договора нужно  сразу запросить у потенциального контрагента такие документы, как свидетельство о регистрации,   лицензию (ее копию и ссылку на номер, дату в договоре), выписку из ЕГРЮЛ.

Стоит также обратить внимание на сам договор — в нем непременно должно быть указано следующее: № и дата выдачи лицензии, вид и содержание оказываемых услуг, срок их оказания, стоимость услуг или порядок ее определения. Помимо этого, к договору нужно прилагать заверенные заказчиком  копии документов, которые подтверждают его право на  владение или пользование имуществом, подлежащим охране (ст. ст. 9, 12 закона о ЧОП).

При отсутствии указанной информации и прилагаемых документов вероятность «снятия» расходов во время проверки увеличивается во много раз (см. письмо Минфина России от 06.10.2009 № 03-03-06/2/2007).

НДС и налог на прибыль

Расходы на охрану ЧОПом учитываются при налогообложении прибыли согласно подп. 6 п. 1 ст. 64 Налогового кодекса Российской Федерации.

Кроме того, не помешает  оформление и оперативных документов по договору: акта приема-передачи имущества под охрану, отчетов исполнителя, согласованных графиков дежурств, рапортов о выявленных нарушениях режима и т.п. Всеми этими документами можно будет подтвердить  реальность оказанных услуг и  отстоять расходы, при обнаружении  инспекторами  изъяна в основных документах.

Если говорить об НДС, то частное охранное предприятие, подобно  любой другой коммерческой организации, может либо  платить налог на добавленную стоимость, либо может освобождаться от уплаты налога по какому-либо основанию(например, при  применении УСН). В связи с этим вопросу о том, как  отразить НДС в договоре, нужно уделять особое внимание. Если НДС в договоре отсутствует, то это необходимо прямо указывать в нем, поясняя основания освобождения от уплаты налога при оказании охранных услуг. Если уЧОП имеются документы, которые подтверждают эти основания, желательно прикладывать к договору их копии.

Если же ЧОП уплачивает налог на добавленную стоимость, то на основании счетов-фактур,  полученных от него,  НДС по договору можно принимать к вычету.

Охрану осуществляет ФГУП «Охрана»

Рассмотрим случай, когда  охранные услуги предоставляет ФГУП «Охрана» — предприятие, тесно связанное с МВД и использующее его материально-техническую базу при  оказании  своих определенных услуг.

Подобно  первому случаю, расходы на охрану здесь включают в  прочие расходы, которые связанны с реализацией и  производством. С точки зрения налога на добавленную стоимость этот вариант не обладает какими-либо особенностями — все обязательства по договору в этом вопросе подобны отношениям с коммерческими организациями.

Вневедомственная охрана

Наконец, третьим способом получения охранных услуг является заключение договора с подразделением министерства внутренних дел, которое занимается вневедомственной охраной на основании подп. «м» п. 1 Указа Президента РФ от 01.03.2011  г. № 250 «Вопросы организации полиции».

В подп. 6 п. 1 ст. 264 НК РФ есть прямое упоминание об организации  расходов на услуги вневедомственной охраны.

Документами,  обосновывающими расходы на охрану в данном случае, будут договор об оказании услуг по охране, счета на их оплату и «закрывающие» акты (ежемесячные), а также смета стоимости услуг (обычно это приложение к договору).

Если говорить об  НДС, то в данной ситуации его нет, так как вневедомственная охрана- это подразделение государственного органа (МВД), которое не платит данный налог (подп. 4 п. 2 ст. 146 НК РФ).

Как сформировать резерв по сомнительным долгам в бухгалтерском учете, читайте здесь.

А ваша организация пользуется услугами охраны? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Вам может быть интересно:

Незавершенное производство на предприятии и себестоимость Организация учета на малом предприятии — есть варианты Отражаем в учете расходы на услуги нотариуса Расходы на канцтовары – как правильно потратиться на офисную «мелочевку» Прячемся под «зонтиком» — расходы на ОСАГО и другие страховки Без чего не жить предприятию — расходы на банковские услуги Провинился — плати: расходы в виде штрафов и пеней Расходы на праздничные украшения для офиса и торгового зала