Отчетность по почте: о подводных камнях в тихой гавани Почта РФ

отчетность по почтеСезон сдачи отчетности сам по себе непростой: мало того, что хлопот с подготовкой самой отчетности не оберешься, так еще и вовремя сдать ее надо ухитриться. Те, кто может позволить себе отправку отчетности через телекоммуникационные каналы связи давно вздохнули с облегчением и забыли про эти проблемы. Что же делать тем, кому ТКС пока не по карману, а необходимость идти в налоговую с бумажками не вызывает ничего, кроме ужаса?

Спокойствие! Можно не давиться в налоговой, а спокойно сдать отчетность по почте. Важно только не отнестись халатно к такому мероприятию, а тщательно подготовить все документы и сохранить их. Впрочем, обо все по порядку.

Налоговый кодекс гласит

Начнем с того, откуда вообще берется это право сдавать отчетность по почте. Пересылка почтовым отправлением  – один из возможных способов подачи декларации (п.4 ст.80 НК). Кодекс подчеркивает, что в данном почтовом отправлении должна находиться опись вложения.

Дата представления отчетности при этом способе – дата отправки почтового отправления. Считается, что отчетность сдана своевременно, если она отправлена до 24 ч последнего дня, который установлен для ее отправки (последнего дня подачи декларации согласно НК) (п.8 ст.6.1 НК).

Обратите внимание: согласно нормам Закона о почтовой связи и Правилам оказания услуг почтовой связи для налогоплательщика дата отправки письма — это день сдачи этого почтового отправления оператору почтовой связи.

Вид отправления

Налоговый кодекс не устанавливает, каким видом отправления следует пересылать отчетность. Есть только одно требование – наличие описи вложения. Есть два варианта отправки:

— заказным письмом;

— ценным письмом.

Почему именно эти виды отправлений можно использовать? Дело в том, что они являются регистрируемыми почтовыми отправлениями. Т.е. вы не просто в почтовый ящик их бросите, и «была не была», а получите на почте квитанцию об отправке. С адресата же почта возьмет расписку в получении письма.

Ценное письмо

В чем особенности ценного письма? Такой вид отправления представители налоговой инспекции должны будут сами забирать на почте, напрямую в инспекцию их не доставляют. В связи с этим возникает риск, что в инспекции просто не ходят на почту и ваше ценное письмо они не получат.

Зато при отправке ценного письма опись вложения вы составите на специальном бланке почты (форма 107). Такую опись почта обязана составить в двух экземплярах, заверить (подписью оператора и штампом об отправке с датой). В описи также должен расписаться представитель организации, который имеет право на представление отчетности в инспекцию. Один экземпляр описи вложат в письмо, другой – отдадут вам.

Заказное письмо

Заказное письмо почтой доставляется прямо в инспекцию, в этом плюс такого отправления. Однако при их отправке почта не составляет опись вложения, и ее придется оформить самостоятельно. В описи (составьте в 2-х экз. по той же стандартной форме 107) перечислите предоставляемую вами отчетность, которую будете вкладывать в конверт. Описи подпишите у руководителя организации и главбуха, поставьте печати. Форма описи может быть произвольной, утвержденной формы в этом случае нет, но проще всего пользоваться уже готовой, той, которой пользуется сама Почта.

Идеальный вариант, если сотрудник почты заверит опись вложения, т.е. поставит на ней свой штамп с датой принятия от вас. Однако это не всегда получается сделать, операторы почты ссылаются на то, что за содержимое конверта при данном виде отправления они не могут отвечать.

Если вы знаете, что штамп на описи ваша почта не ставит, не оставляйте отправку отчетности на последний день! Поскольку тогда дату отправки налоговая инспекция будет определять по штампу на конверте, а он может быть проставлен и на следующий день после того, как вы сдали конверт на почту. А если вы еще и квитанцию потеряете, то ничего не сможете доказать.

При отправке отчетности заказным или ценным письмом обязательно закажите за дополнительную плату уведомление о вручении вашего письма получателю. Когда вы получите это уведомление, вы будете точно знать, что ваша отчетность дошла до адресата, и когда это было.

Итак, после отправки у вас на руках должно быть:

— квитанция об отправке;

— опись со штампом почты (с четко видной датой отправления);

— уведомление (когда вам вернется).

Кстати, внутренние регламенты налоговой службы предусматривают только один вариант отправления для пересылки декларации – заказное письмо с описью вложения (абз.24 п.1 регламента, утвержденного приказом ФНС от 16.03.2010г. №ММ-7-6/120). Однако арбитражная практика на стороне налогоплательщика – отправка возможна не только заказными, но и ценными письмами и бандеролями (постановления ФАС Северо-Западного округа от 25 марта 2008 г. № А56-5297/2007, Северо-Кавказского округа от 8 августа 2007 г. № Ф08-4979/2007—1910А, Восточно-Сибирского округа от 10 июня 2008 г. № А19-17988/07-18-Ф02-2081/08 и Поволжского округа от 6 мая 2008 г. № А12-15036/07).

Отправлять отчетность без описи опасно. Вы можете потом не доказать, что отправляли именно отчетность. Арбитражная практика по этому вопросу спорная.

Если вам нужна отметка

Допустим, все прошло благополучно, и ваша отчетность доехала до налоговой инспекции и принята ей. Однако вам может понадобиться печать на вашем экземпляре декларации и ее приеме инспекцией (например, для банка).

Инспекторы не могут отказать вам в такой просьбе (п.4 ст.80 НК, решение ВАС от 14 июля 2011 г. № ВАС-5591/11). Однако в реальности вам придется дожидаться, пока пройдет камеральная проверка представленной вами декларации.

Штамп вам нужен позарез? Попробуйте такой вариант: обратитесь в канцелярию налоговой инспекции, напишите заявление на имя руководителя инспекции с просьбой поставить на копии декларации штамп о приеме, для представления в банк. Скорее всего, вам не откажут.

Ну что, не все так просто как казалось? Может быть, лучше ножками в налоговую или наконец-то заключить договор на отправку отчетности через ТКС? Кстати, Бухгалтерия.Контур  дает возможность отправить отчетность через интернет бесплатно, если вы ведете учет в этой программе.

После того, как вы сдадите отчетность, ее ждет камеральная проверка. О том, как она проходит, читайте здесь . После сдачи отчетности не помешает и сверка с налоговой, об этом смотрите тут .

А как отправляете отчетность вы? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!


Добавить комментарий