Порядок ведения книги учета доходов и расходов

Каждая организация и ИП, находящиеся на упрощенной системе налогообложения, обязаны вести Книгу учета доходов и расходов по утвержденной форме. Она может заполняться как вручную, так и в электронном виде, выбор в этом вопросе остается за самим предприятием или индивидуальным предпринимателем. Разберем действующий в 2012 году порядок ведения книги учета доходов и расходов, который должны соблюдать плательщики УСН.

Форма книги учета доходов и расходов была утверждена приказом Минфина №154н от 31.12.2008 года. Данным приказом также утвержден Порядок заполнения книги. Для записей доходов и расходов может быть использован только один из возможных вариантов: вручную или в электронном виде. Ведение ее одновременно обоими способами не допускается. Поэтому до начала года стоит определиться.

Ведем вручную…

Если вами принято решение вести Книгу вручную, то после того, как вы ее купите и до начала заполнения, необходимо ее оформить и заверить. Сначала заполняется титульный лист, затем страницы книги нумеруются и прошиваются насквозь около переплета. На концы ниток, которыми прошита книга, приклеивается квадратик бумаги.  На последнем листе книги руководитель (или индивидуальный предприниматель) ставит свою подпись и печать организации, указывает количество прошитых листов.

Порядок ведения книги учета доходов и расходов указывает, что далее Книга заверяется в налоговой инспекции по месту учета организации или индивидуального предпринимателя. На последней странице налоговый инспектор проставляет печать налогового органа, расписывается, указывает дату заверения.

После того, как Книга оформлена и заверена, можно начинать вносить в нее записи. На каждый налоговый период (календарный год) заводится и заверяется новая Книга.

…или в электронном виде

Основное отличие способа ведения Книги в электронном виде от заполнения вручную – это дата ее заверения. После начала нового налогового периода (года) формируется новая Книга в электронном формате. В течение всего года в нее вносятся записи о происходящих хозяйственных операциях.

По окончании каждого квартала Книга должна распечатываться. После окончания календарного года распечатанная электронная Книга, аналогично той, которая велась вручную, прошивается, подписывается руководителем и заверяется в налоговой инспекции. Порядок заверения здесь тот же самый. Книга представляется для заверения не позже срока сдачи декларации по УСН за год: для организаций – 31 марта, для индивидуальных предпринимателей – 30 апреля.

В пользу электронного варианта свидетельствует главное преимущество – возможность вносить исправления до того, как она будет распечатана.

Что будет, если…

Вы не представите Книгу для заверения в налоговую инспекцию. Ответ на этот вопрос не слишком однозначен. С одной стороны в Письме ФНС N ШС-22-3/84@ от 03.02.2010 года сказано, что проверяющие не имеют права требовать представления Книги для заверения. С другой – Порядок заполнения книги предписывает ее заверять.

Отсутствие регистров налогового учета, к которым относится Книга учета доходов и расходов, относится к грубым нарушениям правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения (ст.120 НК РФ) и грозит штрафом в сумме 10 000 руб.

Получается, что заверять Книгу вас никто не заставляет, однако если вы этого не сделаете, то это будет считаться нарушением. Вот такая интересная ситуация.

Таким образом, порядок ведения книги учета доходов и расходов подразумевает заверение ее в налоговом органе. Поэтому лучше лишний раз сходить к инспектору, чем ждать, когда он нагрянет к вам и «наградит». Штрафами.

О порядке заполнения КУДиР можно почитать здесь. Чтобы заверить книгу в ИФНС, скорее всего придется написать сопроводительное письмо. Что это такое? Ответ тут.

А как вы ведете книгу учета доходов и расходов? Пробовали по-разному или сразу пришли к решению? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Вам может быть интересно:

Порядок заполнения книги доходов и расходов Варианты ведения бухгалтерского учета при УСН – раздумья предпринимателя ИП ведет учет в Книге доходов и расходов Как идти в ногу со временем? Использовать программы для ведения бухгалтерского учета Книга доходов и расходов ОСНО — базовый алгоритм заполнения Методика раздельного учета в интересном положении Порядок учета трудовых книжек: как «кочуют» бланки от поставщика к работнику Учет доходов при УСН: легко и с удовольствием