Недостача в бухгалтерском учете: как учесть и как списать

Если в ходе инвентаризации выявлена недостача, её нужно учесть, а потом списать. Какие проводки делать бухгалтеру зависит от того, выявлены ли виновные лица или нет, доказана ли вина конкретного работника или нет.

Какой счёт используется для отражения выявленных расхождений

В бухгалтерском учёте есть специальный счёт, который используется для отражения недостачи, выявленной в ходе инвентаризации. Это счёт 94. В зависимости от того, по какому активу выявлена нехватка, счёт 94 вступает в корреспонденцию по дебету и кредиту с различными счетами.

Так, если выявлена нехватка основных средств, то кредит 94 вступает в корреспонденцию с дебетом 01. А если выявлена недостача по оплате труда персонала, то дебет 94 корреспондирует с кредитом 70.

Виновные лица установлены – какие проводки делать

Чтобы не допускать минусовых расхождений в активах, нужно регулярно проводить инвентаризацию.

Также своевременный контроль помогает руководителям:

• Установить факт вины конкретного сотрудника.
• Разработать и принять меры, чтобы взыскать с виноватого работника обнаруженные минусовые расхождения в активах.
• Списывать с баланса предприятия те материалы и активы, которые были испорчены, утеряны или похищены.
• Отражать в отчётной документации достоверную и актуальную информацию об имуществе предприятия.
• Разрабатывать и принимать меры для сохранности активов, повышению уровня ответственности материальных лиц.

Чтобы правильно разобраться с проводками бухучёта при выявлении нехватки активов при установлении вины конкретного сотрудника, следует привести наглядный пример.

Пример

На складе была проведена проверка, после чего была выявлена нехватка материалов на общую сумму 11 918 рублей. В приказе указано, что ответственность несёт кладовщик Иванов П. Нехватка выявлена по следующим материалам:

Кладовщик сам признал свою вину и решил добровольно возместить ущерб. Бухгалтер делает следующие проводки, чтобы списать выявленную нехватку активов на виновника:

Что делать, если выявить виновное лицо не получается

Не всегда можно найти виноватых в недостатке активов и списать на них убыток. Иногда ценности портятся или теряются в результате форс-мажорных обстоятельств. Например, склад затопило или его ограбили.

Но, какие бы обстоятельства не привели к недостаче, сначала руководство предприятия должно предпринять меры по поиску виновных лиц, собрать документы и доказательства. Можно провести внутреннее расследование или обратиться в правоохранительные органы.

Если виновник так и не установлен, недостачу нужно списывать. Чтобы понять, как правильно это сделать, нужно привести наглядный пример.

Пример

Склад предприятия был ограблен, поэтому обнаружилась недостача на сумму 1587460 рублей. Виновников полиция не нашла. После проведения инвентаризации и оформления необходимой документации были сделаны следующие проводки:

• Дт 94 Кт 10 – 1587460 – списан убыток от недостачи в прочие расходы предприятия, так как виновные лица не установлены

Так как полиция виновников происшествия не нашла, руководителю предприятия был выдан документ о приостановке дела. В связи с этим на предприятии были сделаны проводки:

• Дт 91.2 Кт 94 – 1587460 – списан убыток от недостачи в связи с тем, что виновные лица не установлены

Такая же проводка делается и в том случае, если вина материально ответственного лица не установлена.

Можно ли списать недостачу за счёт чистой прибыли и как это сделать

Когда заканчивается отчётный период, те деньги, которые остаются у предприятия после уплаты всех налогов и взносов – это чистая прибыль. Формируется на счёте 99 с заключительными оборотами. В конце года списывается на кредит счёта 84. Нераспределённая прибыль может использоваться для покрытия текущих убытков. То есть, если выявлена недостача, а виновные лица не установлены, за счёт нераспределённой прибыли можно списать эту сумму.

Но, чтобы так поступить, необходимо решение собственников бизнеса. То есть, нужно созывать общее собрание, выносить протокол на повестку дня, принимать решение большинством голосов и оформлять протокол. При списании недостачи за счёт чистой прибыли счета 99 и 84 затрагиваться не будут. Бухгалтер сделает такую запись – Дт 91-2 Кт 94.

Но, такая запись приведёт к расхождению данных бухгалтерского и налогового учёта, так как при расчёте налоговой базы по налогу на прибыль данная сумма учитываться не будет. Следовательно, в бухучёте нужно отразить налоговое обязательство.

О том, как правильно учитывать излишки при инвентаризации читайте тут. Узнайте больше об открытии расчетного счета здесь. Об изменениях в законодательстве о бухгалтерском учёте в 2023 году — читайте здесь.

Вам может быть интересно:

Формирование резерва по сомнительным долгам в бухгалтерском учете Изменения в законодательстве о бухгалтерском учёте в 2023 году Изменения в бухгалтерском учете 2013 года: радоваться или плакать? Способы начисления амортизации основных средств в бухгалтерском учете – как выбрать? Электронные деньги в бухгалтерском учете Как учесть продажи материалов или избавляемся от хлама правильно Осуществляете переход на УСН? Основные средства нужно учесть Неотделимые улучшения арендованного имущества – можно ли учесть в расходах?