Используете свои формы? Не забудьте про реквизиты первичных документов

Откуда мы узнаем, что нам отражать в бухгалтерском учете, где берем информацию? Основной поставщик таких сведений – первичные учетные документы. Первичным документом должен оформляться каждый факт хозяйственной жизни. Прошла операция – во время нее или сразу после ее завершения составлен документ.

Именно на основе первичной учетной документации ведется бухгалтерский учет. Она же служит инструментом для проверки записей в учете. Какие же документы нужны для подтверждения хозяйственных операций? Конечно же, не каждая бумажка может выступить в роли документа, должны присутствовать все реквизиты первичных документов.

В настоящее время применяется Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Документы, используемые в бухгалтерском учете – часть этой системы и на каждом утвержденном в классификаторе бланке можно найти код документа.

Типовые формы документов

До конца 2012 года действует федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 N 129-ФЗ. Согласно ему (п.2 ст.9) принимаемые к учету первичные документы должны иметь форму, которая содержится в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Такие альбомы разрабатывал и утверждал Госкомстат. А если утвержденных форм нет, фирма может разработать их самостоятельно.

Где же можно найти типовые бланки? Если вы хотите купить готовые бланки, то стоит заглянуть в магазины, где продается продукция вашей местной типографии. Однако проще распечатать их в нужном количестве самостоятельно. Актуальные версии бланков лучше искать в онлайн-версиях справочно-правовых систем, например, Консультант-Плюс (набирайте в поисковике Консультант Плюс, далее вводите название документа в поисковую строку).

Если вы используете программы для ведения бухгалтерского учета, например, 1С, то она позволяет распечатывать первичную документацию уже заполненной на типовом бланке.

Обязательные реквизиты

До 2013 года организация имеет право использовать свои бланки, если типовых форм не предусмотрено. А с 2013 года такая возможность предоставляется по всем первичным документам, независимо от того, утверждены для них типовые формы или нет. Однако для того, чтобы документ можно было принять к бухгалтерскому учету, в нем должны содержаться обязательные данные, т.н. реквизиты:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Реквизиты первичных документов как в 2012, так и в последующих годах, когда вступает в силу новый закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ одинаковы.

Типовые или собственные формы

Формы первичных учетных документов должен утвердить руководитель организации или индивидуальный предприниматель по представлению главного бухгалтера или бухгалтера.  Если первичный документ «живет» в электронной форме, то его подтверждает электронная подпись.

В первичном учетном документе допускаются исправления (за исключение кассовых и банковских документов).Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

То, что организациям и ИП с 2013 года будет разрешено пользоваться собственными формами первичных документов, вовсе не означает, что следует совсем отбросить типовые формы, используемые сейчас, и броситься сочинять свои. Типовые формы в основном являются продуманными и проверенными путем заполнения бланками, которые уже прошли проверку на жизнь и к которым все уже успели привыкнуть.

К тому же, в основу программ автоматизированного учета также положены типовые формы документов, которые в ближайшее время также вряд ли будут кардинально меняться.

Таким образом, мы выяснили, что все факты хозяйственной жизни в организациях обязательно оформляются с помощью первичных документов. Бухгалтерский учет начинается именно с них.

Какими формами документов, типовыми или собственными, будете в 2013 году пользоваться вы? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Вам может быть интересно:

Считаем правильно сроки хранения первичных документов Составил? Сбереги! Поговорим о хранении первичных документов Хотите вздохнуть с облегчением? Проведите уничтожение первичных документов Формы бухгалтерского учета: классические и не очень Счет на оплату покупателю: обязательные реквизиты и немного фантазии Использование электронных документов: путь в будущее Ответишь головой, или о том, какая предусмотрена ответственность за хранение документов Хранение кассовых документов – весомый вклад в сохранность наличных