Ответишь головой, или о том, какая предусмотрена ответственность за хранение документов

Если вам доверили хранить какие-то ценности, храните их, как зеницу ока, иначе будете отвечать головой. Шутка? Не совсем, поскольку каждый, кто сталкивался с утерей бухгалтерских или налоговых документов, понимает каково это «иметь бледный вид» перед налоговыми инспекторами и расплачиваться потом кругленькими суммами. Поэтому заранее стоит представлять себе, какая ответственность за хранение документов установлена.

Штраф за отсутствие документов

Если в процессе проверки налоговая инспекция установит, что в вашей организации отсутствует первичная учетная документация, счета-фактуры или регистры налогового и бухгалтерского учета, то она имеет право вас оштрафовать. Каков же размер штрафа?

Согласно ст.120 НК размер штрафа составит:

— если отсутствуют бухгалтерские или налоговые документы, которые относятся к одному налоговому периоду – штраф 10 000 руб.;

— если отсутствуют бухгалтерские или налоговые документы, которые относятся к нескольким налоговым периодам – штраф 30 000 руб.;

— если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы, то штраф составит 20% от размера недоплаченного налога.

Штраф руководителя

Кроме штрафов за отсутствие самих учетных документов, ответственность за хранение документов может коснуться и руководителя предприятия. На него может налагаться административный штраф за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов – 2000-3000 руб. (согласно ст.15.11 КоАП).

Этот штраф может быть наложен:

— за несоблюдение законодательства по бухгалтерскому учету о порядке и сроках хранения первичных документов;

— за нарушения в порядке хранения документов налогового учета, установленном Налоговым кодексом.

По факту нарушения правил хранения учетных документов налоговики составят протокол об этом и направят его мировому судье, а он в свою очередь будет решать, налагать на руководителя организации штраф или нет.

«Архивные» нарушения

С инициативой  наказать руководителя за нарушение сроков хранения документов к мировому судье могут обратиться и сотрудники архивной службы. В качестве воздействия может применяться штраф или предупреждение. Размер штрафа на должностных лиц – 300-500 руб. (ст.13.20 КоАП).

К нарушениям сроков хранения документов относится нарушение сроков, которые установлены в Перечне типовых управленческих документов (утв. приказом Минкультуры 25.08.2010г. №558). Однако в регионах может быть свое архивное законодательство, которым предусматривается административная ответственность за нарушение порядка хранения архивных документов.

Важно: власти регионов могут установить административную ответственность:

— только в законе (не распоряжении, постановлении и т.п.);

— только за нарушение местного законодательства;

— размер штрафа не более 50 000 руб. для должностных лиц (ст. З.б КоАП РФ).

Как правильно уничтожать первичные документы, читайте здесь .

А в вашей организации всегда в порядке документы? Терялись ли у вас какие-то документы, как выходили из положения? поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Вам может быть интересно:

Хранение кассовых документов – весомый вклад в сохранность наличных Использование электронных документов: путь в будущее Считаем правильно сроки хранения первичных документов Составил? Сбереги! Поговорим о хранении первичных документов Хотите вздохнуть с облегчением? Проведите уничтожение первичных документов Хранение наличных денег в кассе: сейф, тумбочка или кошелек? Коллективная материальная ответственность работников: ктоза что в ответе? Используете свои формы? Не забудьте про реквизиты первичных документов