Хотите вздохнуть с облегчением? Проведите уничтожение первичных документов

Бухгалтерия – это такая штука, которая генерирует в процессе своей работы кучу бумаг. И вот эта гора растет в ваших шкафах, столах, стеллажах и вы порой не в состоянии с этим что-либо сделать. И вот наступает тот заветный час, когда вы с чистой совестью можете все это добро отправить в утиль, поскольку срок хранения документов истекает.

Но не торопитесь бросить ненужные документы в мусорное ведро или выкинуть на помойку! Уничтожение первичных документов – не менее важная и ответственная задача, чем их хранение. Как все сделать, чтобы «комар носа не подточил»?

Создаем комиссию

Прежде всего, руководителю предприятия необходимо издать приказ, в котором будет утвержден состав специальной экспертной комиссии. Эта комиссия и будет решать, какие документы можно уничтожить. Специалисты, которые войдут в комиссию, должны быть в состоянии оценить важность документов и возможность их уничтожения. Например, целесообразно привлечь бухгалтера и юриста.

Утвержденной формы приказа нет. При составлении его в вашей организации можете ориентироваться на такой образец:

Составляем акт

В обязанности комиссии входит составление акта о выделении документов на уничтожение. Он может иметь такую форму:

Процедура уничтожения

После того, как подписан акт на уничтожение первичных документов, он утверждается руководителем организации, и начинается непосредственно процедура уничтожения.

Каждый том необходимо пересчитать, и все бумаги упаковать в мешки. Далее механизм уничтожения зависит от того, как много документов у вас накопилось:

— разорвать бумаги на мелкие куски;

— уничтожение с помощью шредера;

— сжигание на котельной;

— отправка в специализированную организацию, которая предоставляет услуги по переработке сырья.

После уничтожения документов комиссия составляет акт о физическом уничтожении.

Если вы сдаете документы на вторсырье, то полученные от сдачи макулатуры деньги необходимо учесть в составе прочих доходов. Это делается проводками:

Дебет 50 – Кредит 91-1 – поступили деньги в кассу за сданную макулатуру;

Дебет 91-2 – Кредит 68 – начислен НДС

А каким способом уничтожает документы ваша организация? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Вам может быть интересно:

Считаем правильно сроки хранения первичных документов Составил? Сбереги! Поговорим о хранении первичных документов Используете свои формы? Не забудьте про реквизиты первичных документов Использование электронных документов: путь в будущее Ответишь головой, или о том, какая предусмотрена ответственность за хранение документов Хотите получить льготы? Покупайте энергоэффективное оборудование Хранение кассовых документов – весомый вклад в сохранность наличных Хотите работать проще? Переходите на патент 2014