Документы по учету кадров: обязательные формы для каждой организации

документы по учету кадровБытует мнение, что кадровый учет достаточно прост, т.к. большинство форм, применяемых в организации, утверждено Госкомстатом, порядок их заполнения четко регламентирован, сроки их хранения законодательно установлены. Но в реальности ведение кадровой документации – очень ответственное и кропотливое дело, поскольку любое упущение или отсутствующая форма при проверке может стоить фирме 30 000 рублей, согласно ст. 5.27 КоАП РФ.

Несомненно, в каждой организации должны быть трудовые книжки, трудовые договоры и кадровые приказы, и эта норма большинством фирм четко соблюдается. Но в кадровом документообороте существуют и такие формы, о которых часто забывают. Это в основном происходит в том случае, если кадровый учет ведет не специалист по данному виду учета, а сотрудник, совмещающий обязанности бухгалтера и кадровика.

Табели о рангах

Так какие же документы по учету кадров упускаются из поля зрения в большинстве случаев? Это табель учета рабочего времени, график отпусков, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, расчетный листок, книга учета трудовых книжек, личная карточка работника. Правила и основания оформления этих документов будут рассмотрены ниже.

Первый документ, о котором пойдет речь, — табель учета рабочего времени. Необходимость наличия данного документа, как и обязанность организации ведения учета рабочего времени, закреплена в ст.91 ТК РФ.

Формы данного документа (Т-12 и Т-13) утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление Госкомстата № 1). Эти формы отличаются лишь наличием граф для расчета заработной платы – в форме Т-12 они имеются, а вот форма Т-13 используется исключительно для кадрового учета, в ней указывается только явка работников и время, отработанное ими. Организация обязана вести только одну форму табеля по своему выбору.

Хранение табелей учета рабочего времени, согласно приказу Минкультуры России от 25.08.2010г. №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее – Приказ Минкультуры России №558), осуществляется только в течение 5 лет после окончания года их заполнения. Но есть и исключение: организации с вредными, опасными или тяжелыми условиями труда обязаны хранить табели в течение 75 лет, т.к. информация, содержащаяся в них, может быть необходима для расчета стажа и пенсии.

Графики отпусков

Следующий документ, о котором часто забывают, — график отпусков сотрудников. В ст.123 ТК РФ прямо указано, что компания обязана иметь в наличии данный документ, причем утверждаться он должен не позднее чем за 2 недели до наступления нового календарного года. Любое отклонение от утвержденного графика отпусков при уходе сотрудника в реальный отпуск, должно оформляться отдельным приказом, вносящим данные изменения в график.

График отпусков составляется по форме Т-7, которая утверждена Постановлением Госкомстата №1. Срок хранения данного документа составляет 1 год, который исчисляется с 01 января года, следующим за тем годом, на который был составлен график (Приказ Минкультуры России №558). К примеру, график отпусков на 2013 год должен был утвержден до 17 декабря 2012 года, и хранить его нужно будет до 31 декабря 2014 года. Если в 2012 году в организации будет проходить проверка, то инспекторы могут потребовать график отпусков и на 2011, и на 2012 годы.

Штатное расписание

Еще один документ, который должен быть в  организации, — это штатное расписание. В Трудовом кодексе не прописана необходимость наличия данной кадровой формы, но при этом в ст.57 ТК РФ содержится норма, согласно которой организация должна указать в трудовом договоре должность сотрудника в соответствии со штатным расписанием. Следовательно, фирма должна иметь документ, в котором указывается наименование должностей, размеры окладов и прочие условия.

Штатное расписание составляется по форме Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата №1. Этот документ не является статичным, в него по мере необходимости вносятся изменения, которые утверждаются соответствующими приказами. При всех происходящих изменениях нужно внимательно следить за тем, чтобы в последней (действующей) редакции штатного расписания наименования должностей совпадали с их наименованием в трудовых книжках и трудовых договорах.

Правила трудового распорядка

О необходимости иметь такой документ, как правила внутреннего трудового распорядка, говорится в ст.189 ТК РФ. В данной статье сказано о том, что трудовой распорядок в организации определяется правилами внутреннего трудового распорядка, а также приведено краткое описание указанного документа.

Эти правила должны быть утверждены приказом руководителя, и каждый сотрудник должен быть ознакомлен с ними под подпись. Если в компании изменяются правила или применяются новые, то прежняя редакция хранится, согласно Приказу Минкультуры России №558, в течение одного года.

Расчетные листки

Организациями часто упускается из виду и такой документ, как расчетный листок. Согласно ст.136 ТК РФ, он должен выдаваться каждому сотруднику в день выплаты заработной платы. В расчетном листке должна быть информация о том, из каких частей состоит начисленная сумма заработка, указаны размеры и основания удержаний из заработной платы, а также общая сумма, подлежащая выплате.

Если при проверке окажется, что в компании расчетные листки не выдаются работникам при каждой выплате заработной платы, то инспектор может оштрафовать организацию на 50 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.

Чтобы избежать данного штрафа, необходимо утвердить приказом по организации форму расчетного листка. Данный приказ издается на основании ст.136 ТК РФ и содержит информацию о порядке заполнения расчетного листка, порядке выдачи его сотрудникам, а также о лицах, ответственных за него на каждом этапе.

Стоит обратить внимание и на то, что форма и порядок выдачи сотрудникам расчетного листка утверждается и в тех организациях, которые перечисляют заработную плату на банковские карты работников (письмо Роструда от 18.03.2010г. №739-6-1).

Личная карточка

В кадровом учете существует и такой документ, как личная карточка работника. Этот документ косвенно связан с трудовыми книжками, и его форма утверждена Постановлением Госкомстата №1 (форма Т-2). О необходимости ее ведения говорится в п.12 и п.41 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Личная карточка работника заполняется на каждого сотрудника и подлежит хранению в течение 75 лет.

Это далеко не все документы по учету кадров, есть еще и такие, которые согласно трудовому законодательству должны появляться в компании в тех или иных случаях. Но перечень обязательных для каждой организации закончен.

О расчетных листках читайте здесь более подробно .

А в вашей организации на кого возложена обязанность вести кадровый учет – на кадровика или бухгалтера? А может руководитель ведет учет? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!


4 комментария

  1. Анна

    on 27 ноября 2013 at 18:59 -

    Добрый день! Юль, а могу ли я в личной карточке отразить отпуск без сохранения заработной платы, если на него нет приказа? Предыдущий бухгалтер не сделал приказ о таком отпуске. Заявлений сотрудников я тоже не нашла. Но начислений в течении 3-х месяцев не было, как мне объяснили именно по причине отпуска без сохранения заработной платы. Это было уже давно. Нужно ли мне сейчас сделать данный приказ старой датой или оставить все без изменений? Спасибо.

  2. admin

    on 9 декабря 2013 at 19:58 -

    Нет документов — нет записи. Все записи вносятся только на основании документов. Хотя бы приказ сделайте. Если сотрудники еще работают, то пусть пишут заявления и расписываются на приказах.

  3. Анна

    on 12 декабря 2013 at 16:13 -

    Спасибо.

  4. Анна

    on 18 декабря 2013 at 10:55 -

    Юль, хотелось бы продолжить начатый разговор. Вот смотрю документы 2008года. Получается, работников приняли в ноябре 2008г (есть приказы о приеме) и до апреля 2009года начислений не было, так же как и каких-то документов, заявлений…. Мне нужно:
    1. Собрать заявления об отпуске без сохранения з/пл и сделать старой датой приказы на эти отпуска?
    2. стаж для отпуска сдвинуть на 5месяцев(с ноября по апрель) за минусом 2-х недель? Еще тут же вопрос. Я отпуск сдвигала, но тольбко на 3мес( январь-март) и в приказах на отпуск указывала новые периоды. Сейчас мне в новых приказах просто еще сдвинуть период на 2 мес (ноябрь-дек)? Правильно?
    Спасибо. Очень жду Ваших комментариев.

Добавить комментарий