Документы по учету кадров: обязательные формы для каждой организации

Бытует мнение, что кадровый учет достаточно прост, т.к. большинство форм, применяемых в организации, утверждено Госкомстатом, порядок их заполнения четко регламентирован, сроки их хранения законодательно установлены. Но в реальности ведение кадровой документации – очень ответственное и кропотливое дело, поскольку любое упущение или отсутствующая форма при проверке может стоить фирме 30 000 рублей, согласно ст. 5.27 КоАП РФ.

Несомненно, в каждой организации должны быть трудовые книжки, трудовые договоры и кадровые приказы, и эта норма большинством фирм четко соблюдается. Но в кадровом документообороте существуют и такие формы, о которых часто забывают. Это в основном происходит в том случае, если кадровый учет ведет не специалист по данному виду учета, а сотрудник, совмещающий обязанности бухгалтера и кадровика.

Табели о рангах

Так какие же документы по учету кадров упускаются из поля зрения в большинстве случаев? Это табель учета рабочего времени, график отпусков, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, расчетный листок, книга учета трудовых книжек, личная карточка работника. Правила и основания оформления этих документов будут рассмотрены ниже.

Первый документ, о котором пойдет речь, — табель учета рабочего времени. Необходимость наличия данного документа, как и обязанность организации ведения учета рабочего времени, закреплена в ст.91 ТК РФ.

Формы данного документа (Т-12 и Т-13) утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление Госкомстата № 1). Эти формы отличаются лишь наличием граф для расчета заработной платы – в форме Т-12 они имеются, а вот форма Т-13 используется исключительно для кадрового учета, в ней указывается только явка работников и время, отработанное ими. Организация обязана вести только одну форму табеля по своему выбору.

Хранение табелей учета рабочего времени, согласно приказу Минкультуры России от 25.08.2010г. №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее – Приказ Минкультуры России №558), осуществляется только в течение 5 лет после окончания года их заполнения. Но есть и исключение: организации с вредными, опасными или тяжелыми условиями труда обязаны хранить табели в течение 75 лет, т.к. информация, содержащаяся в них, может быть необходима для расчета стажа и пенсии.

Графики отпусков

Следующий документ, о котором часто забывают, — график отпусков сотрудников. В ст.123 ТК РФ прямо указано, что компания обязана иметь в наличии данный документ, причем утверждаться он должен не позднее чем за 2 недели до наступления нового календарного года. Любое отклонение от утвержденного графика отпусков при уходе сотрудника в реальный отпуск, должно оформляться отдельным приказом, вносящим данные изменения в график.

График отпусков составляется по форме Т-7, которая утверждена Постановлением Госкомстата №1. Срок хранения данного документа составляет 1 год, который исчисляется с 01 января года, следующим за тем годом, на который был составлен график (Приказ Минкультуры России №558). К примеру, график отпусков на 2013 год должен был утвержден до 17 декабря 2012 года, и хранить его нужно будет до 31 декабря 2014 года. Если в 2012 году в организации будет проходить проверка, то инспекторы могут потребовать график отпусков и на 2011, и на 2012 годы.

Штатное расписание

Еще один документ, который должен быть в  организации, — это штатное расписание. В Трудовом кодексе не прописана необходимость наличия данной кадровой формы, но при этом в ст.57 ТК РФ содержится норма, согласно которой организация должна указать в трудовом договоре должность сотрудника в соответствии со штатным расписанием. Следовательно, фирма должна иметь документ, в котором указывается наименование должностей, размеры окладов и прочие условия.

Штатное расписание составляется по форме Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата №1. Этот документ не является статичным, в него по мере необходимости вносятся изменения, которые утверждаются соответствующими приказами. При всех происходящих изменениях нужно внимательно следить за тем, чтобы в последней (действующей) редакции штатного расписания наименования должностей совпадали с их наименованием в трудовых книжках и трудовых договорах.

Правила трудового распорядка

О необходимости иметь такой документ, как правила внутреннего трудового распорядка, говорится в ст.189 ТК РФ. В данной статье сказано о том, что трудовой распорядок в организации определяется правилами внутреннего трудового распорядка, а также приведено краткое описание указанного документа.

Эти правила должны быть утверждены приказом руководителя, и каждый сотрудник должен быть ознакомлен с ними под подпись. Если в компании изменяются правила или применяются новые, то прежняя редакция хранится, согласно Приказу Минкультуры России №558, в течение одного года.

Расчетные листки

Организациями часто упускается из виду и такой документ, как расчетный листок. Согласно ст.136 ТК РФ, он должен выдаваться каждому сотруднику в день выплаты заработной платы. В расчетном листке должна быть информация о том, из каких частей состоит начисленная сумма заработка, указаны размеры и основания удержаний из заработной платы, а также общая сумма, подлежащая выплате.

Если при проверке окажется, что в компании расчетные листки не выдаются работникам при каждой выплате заработной платы, то инспектор может оштрафовать организацию на 50 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.

Чтобы избежать данного штрафа, необходимо утвердить приказом по организации форму расчетного листка. Данный приказ издается на основании ст.136 ТК РФ и содержит информацию о порядке заполнения расчетного листка, порядке выдачи его сотрудникам, а также о лицах, ответственных за него на каждом этапе.

Стоит обратить внимание и на то, что форма и порядок выдачи сотрудникам расчетного листка утверждается и в тех организациях, которые перечисляют заработную плату на банковские карты работников (письмо Роструда от 18.03.2010г. №739-6-1).

Личная карточка

В кадровом учете существует и такой документ, как личная карточка работника. Этот документ косвенно связан с трудовыми книжками, и его форма утверждена Постановлением Госкомстата №1 (форма Т-2). О необходимости ее ведения говорится в п.12 и п.41 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Личная карточка работника заполняется на каждого сотрудника и подлежит хранению в течение 75 лет.

Это далеко не все документы по учету кадров, есть еще и такие, которые согласно трудовому законодательству должны появляться в компании в тех или иных случаях. Но перечень обязательных для каждой организации закончен.

О расчетных листках читайте здесь более подробно .

А в вашей организации на кого возложена обязанность вести кадровый учет – на кадровика или бухгалтера? А может руководитель ведет учет? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Вам может быть интересно:

Воинский учет на предприятии – бойцы невидимого фронта в отделе кадров Счет на оплату покупателю: обязательные реквизиты и немного фантазии Налоги интернет-магазина – вся правда от эксперта по учету и налогам Формы и виды оплаты труда: как определить, кому и сколько причитается? Как провести беспроцентный займ от учредителя организации Расходы на мобильную связь – каприз организации или требование бизнеса? Активы и пассивы организации: почему ничто не возникает из ниоткуда Собираем документы для регистрации ИП