Получил? Отчитайся! Разбираем составление авансового отчета

 

Составление авансового отчета

Авансовый отчет – это первичный документ, который предназначен для подтверждения расходов, произведенных подотчетным лицом. Работники и прочие лица могут получать  денежные средства на командировочные, хозяйственные, представительские расходы.

Авансовый отчет имеет типовую форму АО-1, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от  01.08.2001 № 55. Чтобы получить аванс, работник (или иное лицо) пишет заявление, которое подписывает руководитель с указанием суммы, срока выдачи, ставит подпись и дату.

Выдача аванса из кассы производится по расходному кассовому ордеру. В срок не позднее 3 рабочих дней с момента выхода на работу или окончания срока выдачи денежных средств, подотчетное лицо обязано отчитаться по полученным суммам, т.е. представить авансовый отчет.

Заполнение бланка работником

Процедура заполнения авансового отчета включает несколько последовательных шагов:

1. Составление авансового отчета начинается самим работником – подотчетным лицом, которое получало денежные средства. На лицевой стороне подотчетное лицо записывает в соответствующих полях название организации, структурное подразделение (при наличии), свои ФИО, должность (если выдача осуществляется штатному работнику организации), табельный номер, назначение аванса (на командировочные расходы, на хозяйственные расходы).

2. После заполнения лицевой стороны подотчетное лицо приступает к обратной стороне документа. В табличной части записываются реквизиты оправдательных документов, подтверждающих расходы (графы 2 и 3), вид расхода (графа 4) и суммы по этим документам (графа 5 или 6).

Заполнение бланка бухгалтером

3. Далее авансовый отчет сдается подотчетным лицом сотруднику бухгалтерии вместе с оправдательными документами. Для оформления процедуры передачи предназначена отрывная часть – расписка, расположенная внизу лицевой стороны. Когда бухгалтер получает отчет от подотчетного лица, он выдает ему эту расписку.

4. Работник бухгалтерии проверяет правильность составления авансового отчета, наличие всех подтверждающих документов и целесообразность расходования денежных средств. Если все правильно, бухгалтер заполняет графы 7,8 и 9 оборотной стороны листа, вносит данные в таблицу Бухгалтерская запись на лицевой стороне.

5. Бухгалтер определяет и заносит данные о величине остатка или перерасхода по авансу при их наличии, делает запись о проверке отчета и указывает сумму к утверждению, подписывает документ у главного бухгалтера.

6. Затем делается окончательный расчет с подотчетным лицом: ему выдается перерасход или же он вносит остаток неизрасходованных сумм. Данные о приходном кассовом ордере, которым сделан окончательный расчет, указываются в нижней части лицевой стороны.

7. В верхней части лицевой стороны бланка руководитель ставит свою подпись и указывает сумму, которая утверждается авансовым отчетом.

Составление авансового отчета смотрите ниже.

Безымянный

Безымянный1

Безымянный2

Бланки авансового отчета скачивайте здесь:

в формате Ворд

в формате Эксель

Сроки проверки авансового отчета бухгалтером, сроки подписания главным бухгалтером и руководителем утверждаются в Положении о выдаче денежных средств в подотчет, которое регулирует расчеты по подотчетным суммам с работником.

Следует отметить, что в настоящее время строка «Предыдущий аванс – остаток» остается не заполненной, поскольку с введением в действие нового Порядка ведения кассовых операций (№3210-у) выдача нового аванса до тех пор, работник полностью не погасил задолженность по ранее полученной сумме, не допускается.

Как правильно написать заявление на выдачу денег в подотчет, написано тут. Что должно быть в Положении по подотчету, смотрите тут. А подтверждающие расходы документы ищите здесь.

Часто ли вам приходится выдавать деньги в подотчет и проверять авансовые отчеты? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

4 комментария

  1. Анна

    on 23 июля 2012 at 10:03 -

    Ого! Огромное спасибо за материал. Сравнительно недавно работаю секретарем и такая информация как раз кстати. Авансовых бланков с отчетами заполнила уже множество, и только сейчас нашла как на самом деле ПРАВИЛЬНО и корректно их нужно заполнять. Спасибо огромное! Покажу материал бухгалтеру.

  2. Юлия

    on 25 июля 2012 at 5:19 -

    Спасибо! Очень полезно!

  3. Наталья

    on 25 июля 2012 at 8:22 -

    Очень полезная информация!!!Спасибо большое!

  4. Маргарита

    on 5 июля 2014 at 3:48 -

    Спасибо огромное за полезную информацию

Добавить комментарий