Документы к авансовому отчету – на каждый расход своя бумажка

документы к авансовому отчету

Выдавая денежные средства работнику в подотчет, вы конечно рассчитываете, что он сможет не только потратить их на те цели, которые были указаны в его заявлении, но и представить оправдательные документы. Однако не стоит рассчитывать на то, что работник точно знает, что вы хотите от него получить. Хотите уменьшить вероятность проблем с признанием расходов? Проведите с подотчетными лицами краткий «документальный» ликбез.

Какие же документы к авансовому отчету могут стать подтверждением произведенных расходов? В первую очередь сам факт оплаты подтверждается кассовым чеком. Но если в чеке покупки не расшифровываются, то не обойтись без другого сопутствующего документа, который будет подтверждать наименование, количество и стоимость приобретенных ценностей, например, товарный чек, накладная, акт.

 Кассовые чеки

Кассовый чек первичным документом не является, однако налоговые инспекторы при проверке просят их предъявлять, т.к. они подтверждают факт оплаты. Подотчетному лицу обычно не составляет проблемы приложить к авансовому отчету кассовый чек. Однако неприятности могут возникнуть не из-за недобросовестности подотчетника, а из-за качеств самого чека.

Так чек может иметь плохое качество печати, из-за чего становятся не читаемы отдельные реквизиты. Однако вины подотчетного лица тут нет, и расходы могут быть приняты, если имеются другие документы, их подтверждающие.

Одна из часто встречающихся проблем с кассовыми чеками – их выцветание. Представьте, пришла к вам проверка и требует предъявить подтверждающие документы, чеки и т.п. Вы с полной уверенностью в себе достаете заветную папочку, а там… Чистые листочки бумаги, в которых от текста осталось только воспоминание.

Бороться с выцветанием чеков сложно. В первую очередь лучше хранить их подальше от нагревательных приборов и неплотно сжатыми другими документами. Пока чеки еще читаемы, можно сделать их ксерокопии и заверить печатью и подписью продавца или у нотариуса, если суммы существенные. Или хотя бы заверить ксерокопии у руководителя вашего предприятия.

Отметим также, что предприятия розничной торговли на ЕНВД могут не использовать ККТ и не выдавать кассовые чеки. Вместо них вам по требованию могут выдать товарный чек, его будет достаточно для признания расходов.

 Бланки строгой отчетности

Одним из подтверждающих документов является бланк строгой отчетности. Он сам по себе подтверждает затраты, других документов не требуется. Главное, чтобы были соблюдены требования по его форме и составлению. На бланке должны быть следующие обязательные реквизиты:

– название, серия и номер (шестизначный) документа;

– наименование организации или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя;

– адрес, местонахождение юридического лица;

– ИНН;

– вид услуги;

– стоимость услуги;

– размер оплаты;

– дата оплаты;

– должность и Ф.И.О. ответственного лица;

– иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги.

Если какой-то реквизит отсутствует, бланк может быть признан недействительным. Кроме того, бланк должен быть напечатан в типографии, а не создан с помощью принтера.

Если БСО нет, его могут заменить кассовый чек вместе с накладной, актом или товарным чеком.

 Товарный чек

Товарные чеки особенно любят проверять налоговые инспекторы, поскольку унифицированной формы у них нет. Товарный чек должен обязательно содержать все реквизиты первичных документов, среди которых:

– наименование документа;

– дата составления документа;

– наименование организации, от имени которой составлен документ;

– содержание хозяйственной операции;

– измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

– наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

– личные подписи указанных лиц.

Если на чеке какого-то реквизита не будет, то расходы по нему признавать нельзя. Номер и печать на товарном чеке не обязательны (постановление ФАС Московского округа от 19.06.2006 г. №КА-А40/5456-06), хотя налоговые инспекторы часто их ищут.

Обратите внимание: суммы и даты у товарного и кассового чеков должны совпадать, иначе расходы могут быть сняты.

В некоторых кассовых чеках указываются наименования приобретенных товаров и их стоимость. Однако и в этом случае чек еще не становится первичным документом. А вот в некоторых чеках предусмотрено специальное поле для подписи того, кто его выдает. Если есть подпись – можно обойтись без товарного чека.

Если товарного чека по каким-то причинам нет, то можно самостоятельно оформить документ, подтверждающий поступление ценностей, например, акт по форме № М-7.

Если материалы приобретены за наличный расчет у организации-изготовителя, заготовительной, снабженческо-сбытовой, оптовой организации, то подтверждающими документами могут быть накладная (по форме ТОРГ-12), счет-фактура, чек ККТ, квитанция к приходному кассовому ордеру. Данные, указанные в накладной, должны совпадать с данными остальных документов, а все обязательные реквизиты должны быть заполнены.

О том, как составить авансовый отчет, читайте здесь. О том, чем может помочь вам Положение о выдаче денежных средств подотчет, смотрите тут.

А какие документы к авансовому отчету прилагают ваши подотчетные лица? Часто ли происходят ошибки и теряются документы? Как выходите из положения? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Добавить комментарий