Состав представительских расходов: хлеб-соль или что-то поинтереснее?

Бизнес – это среда, в которой невозможно существовать без постоянного общения с поставщиками и покупателями, обсуждения будущих договорных отношений. А где общение – там и затраты. Вам же нужно, чтобы переговоры увенчались успехом?

Дальнейшее сотрудничество сложится удачнее, если вы встретите партнеров не только хлебом-солью, но и предложите более приятную программу переговоров. Между тем, в состав представительских расходов, учитываемых по налогу на прибыль, входят далеко не все понесенные вами затраты. Что же можно учесть, а что – нет?

Однозначно представительские расходы

Какие же затраты с полным правом можно относить к представительским? Ответ дает пп.22 п.1 ст.264 НК:

— средства на организацию официальных приемов для участников переговоров, как со стороны самой компании, так и со стороны партнеров;

— расходы на транспортное обслуживание для доставки гостей к месту проведения встречи и обратно;

— буфетное обслуживание в ходе переговоров;

— расходы на оплату переводчиков, нанятых на время мероприятий и не состоящих в штате компании.

Эти расходы безоговорочно можно относить к представительским.

Разрешенные представительские расходы

Однако арбитражные суды и чиновники согласны, что список этот не является исчерпывающим.  В состав представительских расходов можно отнести и такие:

— покупка алкоголя и спиртных напитков (письмо Минфина от 26.03.2010г. №03-03-06/2/59);

— сувениры и призы с символикой компании, раздаваемые в ходе переговоров (письмо Минфина от 25.03.2010г. №03-03-06/1/176);

— вода, чай, кофе, конфеты для клиентов-физических лиц, предлагаемые в ходе переговоров (письмо Минфина от 27.05.2009г. №03-03-06/1/351);

— оплата деловых встреч во время командировки работника письмо Минфина от 16.11.2009г. № 030-03-06/1/759). Командированный для переговоров сотрудник под цели беседы с представителями контрагента может снять отдельный номер. Но если спорить с налоговиками нет желания, то такие расходы к представительским лучше не относить.

Расходы, которые не считаются представительскими

Не подлежат включению в представительские следующие расходы:

— корпоративные вечеринки для партнеров по бизнесу (по мнению налоговиков это развлекательные мероприятия, поэтому расходы на них не относятся к представительским). Однако при обоснованном характере таких затрат и подписании после мероприятия соглашений о сотрудничестве, заключении договоров есть шанс через суд признать такие расходы (постановление ФАС Московского округа от 20.02.2008г. №КА-А40/707-08-П)

— оформление залов и украшение помещений (письмо Минфина от 25.03.2010г. №03-03-06/1/176);

— покупка цветов для контрагентов (можно оспорить в суде, см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 11.05.2006г. №Ф04-2610/2006(22165-А46-40));

— визы, оплата билетов, гостиницы, проезда от вокзала до гостиницы для контрагентов (письмо ФНС от 18.04.2007г. №04-1-02/306@, письмо Минфина от 16.04.2007г. №03-03-06/1/235). Внимание: здесь возникают доходы в натуральной форме, поэтому в налоговую – справки 2-НДФЛ.

— чай, кофе, конфеты, печенье для контрагентов, ожидающих документы;

— аренда помещения для переговоров (есть шанс оспорить в суде, см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 19.06.2008г. по делу №А13-7506/2006-28).

Есть ли результат?

Нередко к представительским расходам налоговые инспекторы предъявляют требования, которое напрямую законодательством не установлено. А именно, в качестве расходов по налогу на прибыль можно признать лишь такие затраты, которые привели к положительному итогу переговоров, например, подписан договор о сотрудничестве.

На самом деле решения судов свидетельствуют в пользу налогоплательщиков, разрешая учесть представительские расходы, даже положительный результат не достигнут (постановление ФАС Уральского округа от 23.12.2008г. №Ф09-8529/08-С2). Если вы не горите желанием спорить с налоговыми органами, лучше подстраховаться и подписать с контрагентом по крайней мере «протокол о намерениях», который не накладывает на стороны дальнейших обязательств.

Обратите внимание: на УСН представительские расходы не учитываются при расчете единого налога.

О том, какие документы для признания затрат потребуются, читайте здесь. А о норме представительских расходов узнайте тут.

А как принимаете партнеров вы? Какие расходы возникают, и всегда ли они входят в перечень разрешенных по налогу на прибыль? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Вам может быть интересно:

Встречаете партнеров с размахом? Помните о норме представительских расходов! По лезвию ножа: нормирование расходов на рекламу «Помой меня, я вся чешусь» – изучаем учет расходов на мойку автомобиля Учет расходов на вывеску: по нужде или для рекламы? Заправил – распечатай: учет расходов на заправку картриджей Учет и налогообложение расходов на проведение тренингов для работников ИП ведет учет в Книге доходов и расходов Книга доходов и расходов ОСНО — базовый алгоритм заполнения