Расходы на приобретение программ для ЭВМ и налог на прибыль

Наверняка в вашей компании используются офисные и бухгалтерские компьютерные программы, какие-то базы данных и т.п. Эти программы требуют регулярного обновления или даже модификации, что ставит многих бухгалтеров в тупик – как в налоговом учете отражать расходы на приобретение программ для ЭВМ и на их обновление, зависит ли учет от того, какой вид права приобретается, и т.п.

Чтобы не запутаться в этих вопросах, давайте уточним, что именно НК РФ разрешает включать в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Читаем кодекс

В пп.26 п.1 ст.264 сказано, что отнести к этой группе расходов можно:

— расходы, связанные с приобретением компанией по договору с правообладателем прав на использование ПО (т.е. приобретаются неисключительные права),

— затраты организации, связанные с приобретением исключительных прав наПО, стоимость которого менее 40 тыс. руб.

Что касается расходов на обновление ПО, то об этом в вышеуказанной статье ничего не сказано. Но этот факт вовсе не означает, что нельзя признать в учете такие расходы. Ведь ст.252 НК РФ устанавливает общее правило: признанию подлежат все расходы, которые экономически обоснованы и документально подтверждены. Кроме того, указанный в п.1 ст.264 Кодекса перечень расходов является открытым.

Основание списать любые расходы дает и пп.49 п.1 ст.264 НК РФ, если налогоплательщик может доказать не только их обоснованность, но и связь с производственными и реализационными процессами.

Что говорят чиновники?

Позиция Минфина по вышеописанным вопросам однозначна: данные расходы в целях налогообложения следует признавать в течение всего срока их использования равными долями.

Но ведь срок использования программ не всегда определен, да и обновления баз данных и программного обеспечения зачастую нерегулярны. Как быть в этом случае?

Чиновники предлагают такое решение:

— если срок лицензионного соглашения на неисключительное право пользования продуктом ограничен, то при исчислении налоговой базы организация должна учитывать расходы на его приобретение равномерно в течение нескольких отчетных периодов (до завершения срока действия договора);

— если же в договоре не оговорен срок использования ПО, то компания самостоятельно определяет, сколько она будет учитывать расходы на приобретение программ для ЭВМ с целью налогообложения прибыли. Распределение расходов в подобной ситуации также должно основываться на принципе равномерности признания доходов и расходов.

Относительно расходов на обновление программ для компьютеров или их модификацию финансисты придерживаются мнения, что данные расходы также следует признавать равномерно, но уже в течение оставшегося времени использования обновленного продукта. Фактически налогоплательщику предлагается после обновления программного обеспечения корректировать все расходы по использованию данного продукта, подлежащие признанию в последующих периодах.

На практике это выглядит так: к недосписанной на момент обновления сумме первоначального платежа за право пользования компьютерной программой надо прибавить сумму расходов на обновление либо модернизацию этой программы.

Конечно, работы по обновлению или усовершенствованию программного обеспечения и баз данных проводятся с разной периодичностью, следовательно, и бухгалтеру нужно будет по-разному действовать при признании расходов в налоговом учете.

Проще всего обстоят дела с регулярными обновлениями (например, раз в неделю или месяц), ведь оплата за них также производится ежемесячно, и такие расходы автоматически оказываются равномерными. Поэтому бухгалтеру остается только ежемесячно признавать данные расходы по мере их осуществления.

А вот если программа подверглась единовременной модификации (усовершенствованию), то придется применить предложенную финансистами методику. Например, если организация купила компьютерную программу два года назад, а срок ее использования по лицензионному соглашению составляет пять лет, то при модификации этой программы стоимость выполненных работ надо будет списывать равномерно в течение последующих трех лет (т.е. оставшегося срока пользования усовершенствованной программой).

Пример

ЗАО «Импульс» использует в своей деятельности программу 1С: Бухгалтерия 8.2, которая была приобретена в июле 2013 года. Первоначальная версия этой программы – «Базовая», ее стоимость – 3 312 рублей. В договоре указано, что срок использования программы составляет 2 года.

С января 2014 года версия данной программы увеличена до «ПРОФ», за что поставщику было доплачено 8280 рублей. До окончания использования программы осталось 18 месяцев.

В это же время компания заключила договор с ООО «Старт» на информационно-техническое сопровождение с января по июнь 2014 года (6 месяцев), общая стоимость услуг составляет 6000 рублей без НДС.

В целях налогообложения компания ежемесячно включает в расходы, связанные с производством и реализацией, такие суммы:

— с июля по декабрь 2013 года:

3312 руб. / 24 мес. = 138 руб.;

— с января по июнь 2014 года:

3312 руб. / 24 мес. = 138 руб.

8280 руб. / 18 мес. = 460 руб.

6000 руб. / 6 мес. = 1000 руб.

Итого: 1598 руб.;

— с июля 2014 года по июнь 2015 года:

3312 руб. / 24 мес. = 138 руб.

8280 руб. / 18 мес. = 460 руб.

Итого: 598 руб.

Судебная практика

В отличие от чиновников судьи признают право организаций на единовременное признание затрат на приобретение либо обновление ПО. К примеру, в Постановлении ФАС Московского округа от 28.12.2010г. №КА-А40/15824-10 по делу №А40-168732/09-127-1389 сказано, что глава 25 НК РФ не устанавливает для налогоплательщиков необходимость равномерного признания «компьютерных» расходов, следовательно, налогоплательщики имеют право учитывать такие затраты единовременно.

Постановление ФАС Московского округа от 01.09.2011г. №КА-А40/9214-11 по делу №А40-5385/11-20-22 более подробно освещает этот вопрос. В нем указано, что решающим фактором при признании организацией тех расходов, которые связаны с оплатой услуг сторонних фирм, является либо дата расчетов, указанная в договоре, либо дата предъявления налогоплательщику документов, которые могут служить основанием для расчетов.

Поэтому налогоплательщики вполне законно могут единовременно учитывать затраты на приобретение ими неисключительных прав наПО в составе прочих расходов, связанных с производством или реализацией продукции.

Как учесть расходы на создание сайта, читайте здесь . Как учитывать расходы на заправку картриджей, смотрите тут .

А какие офисные программы используете вы? Где ведете бухгалтерию? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Вам может быть интересно:

Налоговый учет дисконтных карт: НДС, налог на прибыль, спецрежимы Эти многоликие расходы на приобретение основных средств О расходах на вентиляторы, жалюзи и налоге на прибыль Налог на движимое имущество – встрепенись, экономика! Определяете транспортный налог – пример расчета вам в помощь В поисках ответа: как рассчитать налог на имущество организаций Покушал – заплати налог: удерживаем НДФЛ с бесплатного питания сотрудников Берегите то, что вам дорого: расходы на охрану на предприятии