Тонкости кассовой дисциплины для ИП
Оглавление
Сегодня существуют правила применения кассовой дисциплины для индивидуальных предпринимателей. Несмотря на то, что деньги ИП – это личные деньги, стоит делать различия между денежными средствами в кассе и кошельке предпринимателя.
Как использовать кассу ИП и можно ли брать деньги на личные нужды
Чтобы точно понять, какие документы необходимо оформлять, чтобы взять деньги из кассы на личные нужды предпринимателя, лучше привести несколько наглядных примеров. Итак, ИП Трубов имеет магазин розничной торговли – продаёт продукты питания и бытовую химию. Режим налогообложения – ЕНВД. Установлен лимит – 30 тысяч рублей. Оплата производится как наличными, так и безналичными деньгами.
Покупателям выдаются чеки, каждый день выручка по кассе приходуется в сумме на конец рабочей смены. Каждый вечер составляется приходный кассовый ордер. Например, 20 сентября выручка по кассе составила 24 тысячи рублей, остаток на начало текущей смены был 2 тысячи рублей.
В конце 20 сентября составляется приходный кассовый ордер на сумму 24 тысячи рублей. Также 20 сентября нужно было оплатить коммунальные услуги за магазин в размере 6 тысяч рублей. Так как на начало смены такой суммы не было, Трубов внёс в кассу эту сумму из собственных средств и оплатил коммуналку. Действия ИП:
- Составлен ПКО на сумму 6 тысяч рублей.
- Составлен РКО на эту же сумму.
На конец смены 20 сентября в кассовой книге будут отражены следующие операции:
- Остаток на начало дня – 2 000.
- Приход от Трубова – 6 000.
- Выдано Трубову – 6 000.
- Выручка – 24 000.
Остаток в кассе на конец 20 сентября составляет 26 тысяч рублей – превышения лимита нет.
Наступает следующий день – остаток 24 тысячи рублей. В магазине закончились некоторые товары, Трубов берёт из кассы 10 тысяч – на эту сумму оформляется РКО. Закупка проходит на 8 тысяч, 2 тысячи возвращаются в кассу по ПКО. Выручка за день составила 18 тысяч.
То есть, на конец смены в кассе 24 000 – 10 000 + 2 000 + 18 000 = 34 000 рублей. Лимит превышен на 4 тысячи. Эти деньги ИП может забрать для личных нужд, либо сдать в банк и положить на расчётный счёт. По итогу в кассовой книге делается такая запись:
- Остаток на начало дня – 24 000.
- Выдано Трубову – 10 000.
- Приход от Трубова – 2 000.
- Выручка – 18 000.
- Выдано Трубову (или сдано на расчётный счёт) – 4 000.
То есть, кассовая дисциплина у предпринимателей мало чем отличается от кассовой дисциплины юрлиц. Единственное отличие – циркуляция денежных средств между кассой и кошельком предпринимателя.
Остались вопросы?
Новый порядок ведения кассовой дисциплины хоть и был принят почти 10 лет, вопросов у предпринимателей меньше не становится.
Кто из предпринимателей обязан вести кассовую книгу
Кассовую книгу должны применять предприниматели, вне зависимости от системы налогообложения. То есть, те:
- Которые используют расчётный счёт в банке или не имеют такового.
- Которые принимают платежи на постоянной или периодической основе, как от граждан, так и от юрлиц.
- Получающие выручку как наличными, так и безналичными способом.
Но, сегодня закон разрешает предпринимателям не вести кассовую книгу, даже если ИП производит расчёты наличными деньгами. Но, как показывает практика, наличие кассовой книги позволяет не упустить важные моменты в движении денежных средств, выдачу заработной платы, другие операции с наличными деньгами. ИП может вести кассовую книгу для себя, но если решение принято, то кассовая книга должна соответствовать нормам и правилам.
Правила ведения
Ведение кассовой книги должно соответствовать следующим правилам и нормам:
- Начинают вести в начале года, заканчивают – в конце. Если предприниматель принял решение вести книгу в середине года, то начинать нужно с нового календарного дня с первой кассовой операции.
- Можно вести как в бумажном, так и в электронном виде.
- Если книга ведётся в бумажном виде, то при заполнении можно использовать только ручку, карандаш запрещено. Также не допускаются помарки и исправления.
- Заполнять нужно каждый день. Новый день – новый лист. Если кассовых операций в течение дня не совершалось, то и заполнять ничего не нужно.
- Каждый лист заполняется в 2 идентичных экземплярах – один остаётся в кассовой книге, другой передаётся в бухгалтерию.
- Вести книгу должен ответственный сотрудник – кассир или бухгалтер. Также кто-то должен её проверять – главный бухгалтер или руководитель предприятия. Все ответственные сотрудники ставят свою подпись каждый день.
- Книга, как и другие кассовые документы, должна хранится на предприятии 5 лет.
Если предприниматель заполнял кассовую книгу, а потом передумал так делать, отказаться можно в любой момент. Но обязательно следует выпустить соответствующий приказ.
Пример заполнения кассовой книги
Так нужно вести кассовую книгу или нет
Решать ИП, но есть несколько ситуаций, при которые ведение кассовой книги не нужно, даже если у предпринимателя есть желание. Это:
- Отсутствуют операции наличными средствами. То есть, ИП покупает у поставщика товары по безналу, и также их продаёт.
- Если у предпринимателя возникают личные нужды, на которые ему нужны деньги, он сначала переведёт их на свою банковскую карту, а потом снимет в банкомате.
Но, нужно помнить, что для разных целей – разные счета. Если предприниматель использует в своей деятельности банковскую карту, она должна быть «привязана» к расчётному счёту ИП. А для личных нужно он может использовать только личную карточку, которая «привязана» к нему, как к физическому лицу.
Номер банковской карты, которая используется для предпринимательских целей, и которая «привязана» к расчётному счёту ИП, начинается с цифр 40802. Остальные счета – счета физических лиц, использоваться они могут для личных нужд предпринимателя.
Чтобы снимаемые с личной карты деньги не пришлось приходовать в кассу, личная карточка не должна быть корпоративной.
То есть, происходит такая ситуация:
- ИП переводит деньги на личный счёт самому себе, но как физическому лицу. Операция с наличностью отсутствует. В кассовую книгу запись делать нет необходимости.
- Физическое лиц снимает деньги со своей личной карты – обычная операция, которая не требует никаких дополнительных фиксаций.
Заключение
Предприниматели не обязаны вести кассовую книгу, только по желанию. Юридические лица обязаны. За отсутствие кассовой книги предусмотрен штраф. Кроме того, если она будет оформлена неверно, то и за это также придётся платить штраф.
Узнать подробнее о ведении кассовых операций и оформлении кассовой книги можно тут. О подотчете денежных средств смотрите здесь. О том, как правильно заполнять приходный и расходный кассовый ордер читайте здесь.