Проведение инвентаризации основных средств – как разложить все по полочкам

проведение инвентаризации основных средствКаждая организация ежегодно сталкивается с необходимостью проведения инвентаризации, и подчас этот процесс весьма трудоемкий и объемный, ведь ей подлежит все имущество и финансовые обязательства организации. Особенно важно своевременное и точное проведение инвентаризации основных средств, поскольку они могут составлять значительную часть всех активов компании.

Кроме того, если у компании имеется имущество, которое ей не принадлежит, но числится в бухгалтерском учете, то и его надо инвентаризировать (например, имущество, находящееся на ответственном хранении или взятое в аренду).

Так что же такое инвентаризация?

Инвентаризация – это один из важнейших элементов бухгалтерского учета, основной способ фактического контроля сохранности имущества и денежных средств. При инвентаризации проводится проверка наличия имущества организации и состояние ее финансовых обязательств, а также соответствие полученных данных регистрам бухгалтерского учета. Другими словами, инвентаризация — это полный пересчет имущества и сличение фактических остатков с данными бухгалтерии.

Законодательно проведение инвентаризации регламентируется нормативно-правовыми актами:

— Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Федеральный закон № 129-ФЗ);

— Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н);

— Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).

Вопросы, не урегулированные указанными документами, могут раскрываться локальными нормативными актами по организации внутреннего контроля. Некоторые компании проводят инвентаризации ежеквартально, или даже ежемесячно, но все организации должны проводить инвентаризацию ежегодно.

В каких случаях проводится инвентаризация?

Объекты инвентаризации, а также количество инвентаризаций в году и время их проведения, устанавливаются учетной политикой организации. Отдельным приказом руководитель назначает постоянно действующую инвентаризационную комиссию. Пунктом 2 статьи 12 федерального закона № 129-ФЗ установлены случаи обязательного проведения инвентаризации. В частности, инвентаризация должна проводиться перед составлением годовой финансовой отчетности (время ее проведения – последний квартал отчетного года), а также при смене материально-ответственных лиц, установлении фактов хищений, реорганизации компании и т.д. Помимо этого, инвентаризация может носить и внезапный характер, если есть сведения о фактах присвоения ценностей, неучтенных продаж и т.д.

Перед проведением инвентаризации издается приказ руководителя (ф. № ИНВ-22) и при необходимости назначается новая инвентаризационная комиссия численностью не менее трех человек. Как правило, в эту комиссию входят представители администрации, бухгалтеры, специалисты необходимого профиля (экономист, инженер, технолог) и др.

Необходимо учитывать и то, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии или материально-ответственного лица при пересчете имущества служит основанием для признания итогов инвентаризации недействительными.

Перед инвентаризацией необходимо взять расписку у материально-ответственного лица о том, что все приходные и расходные документы проведены в регистрах аналитического учета и сданы в бухгалтерию, и нет имущества, находящегося в других местах хранения. Также в период проведения инвентаризации приостанавливаются все операции по приходу и расходу инвентаризируемых ценностей.

Результаты инвентаризации по ходу проверки заносятся в инвентаризационную опись (форма № ИНВ-1). Если имеются расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета, то этот факт отражается в  сличительной ведомости (форма № ИНВ-18). Для окончательного подведения итогов инвентаризации используется итоговая ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26).

Особенности проведения инвентаризации основных средств

Действующим законодательством установлено, что инвентаризация основных средств может осуществляться один раз в три года. Как правило, указанный срок соблюдается при подготовке годовой бухгалтерской отчетности, так как в иных случаях (например, при смене материально-ответственного лица или установлении факта хищения) проведение инвентаризации основных средств является обязательным, ведь к объектам основных средств относится не только недвижимое имущество (здания и сооружения), но и автомобили, компьютерная техника, производственное оборудование и т.п.

Перед инвентаризацией необходимо провести проверку наличия и состояния регистров аналитического учета – инвентарных книг, технических паспортов, документации на арендуемые основные средства и т.д. Если какие-либо документы на основные средства отсутствуют или содержат недостоверные данные, то их необходимо оформить надлежащим порядком.

Проведение инвентаризации основных средств заключается в осмотре комиссией объектов основных средств и включении в описи их полного наименования, инвентарных номеров и основных эксплуатационных показателей.

При инвентаризации объектов недвижимости (например, зданий или сооружений) в обязательном порядке проверяется наличие документации, подтверждающей нахождение данных объектов в собственности организации. Если у компании имеются собственные объекты природных ресурсов (земельные участки, водоемы и т.п.), то документация на них также подлежит обязательной проверке.

В том случае, если при проведении инвентаризации были выявлены ошибки в регистрах бухгалтерского учета, сведения о них указываются в инвентаризационной описи. Также в опись включаются и данные по объектам, которые по какой-либо причине не были приняты на учет.

Основные средства вносятся в описи в порядке, соответствующем прямому назначению объекта. Если после восстановления, реконструкции, расширения или переоборудования объекта изменилось его прямое назначение, то данный объект заносится в опись под наименованием, соответствующим его новому назначению.

Если же комиссией будет установлено, что в бухгалтерском учете не отражена работа капитального характера (например, капитальный ремонт здания, увеличивающий стоимость данного объекта) или частичная ликвидация строений, то в данном случае следует определить сумму увеличения (снижения) балансовой стоимости основного средства и внести в опись данные о произведенных изменениях.

В ходе инвентаризации также могут быть выявлены основные средства, не пригодные к эксплуатации. В этом случае на данные объекты комиссия обязана составить отдельную опись, в которую необходимо включить сведения о времени ввода в эксплуатацию объекта и о причинах, повлекших его непригодность.

Одновременно с проведением инвентаризации основных средств, находящихся в собственности компании, проверяются и основные средства, взятые в аренду или находящиеся на ответственном хранении. По данным объектам также составляется отдельная опись.

Нужно учитывать и то, что имущество, переданное в аренду, является собственностью организации-арендодателя, и в течение всего срока аренды оно должно учитываться на ее балансе. Поэтому во время проведения инвентаризации комиссии следует определить вид, а также количество и стоимость основных средств, переданных в аренду.

О том, как установить лимит основных средств при принятии их к учету, читайте здесь. А о том, как учитывать забалансовые основные средства, смотрите тут .

А как часто инвентаризацию основных средств проводите вы? Позволяет ли это вовремя обнаружить отклонения от данных учета? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!


Добавить комментарий