Выплата заработной платы – наличными или на карту

Выплата заработной платы

Самый приятный бонус в работе – выплата заработной платы. Вне зависимости как происходит выдача – наличными деньгами или на карту, работодателю нужно ответственно подходить к процессу. Могут возникнуть сложности, которые приведут к неприятным последствиям.

Как производить выплаты

Согласно нормам ТК РФ, выплата заработной платы должна производиться не реже 2 раз в месяц, в перерыв между выплатами не должен превышать 15 дней. Весь процесс контролируется не только нормами ТК РФ, но и внутренними локальными актами предприятия.

Предусмотрен следующий порядок выплаты:

  1. Наличными через кассу предприятия.
  2. С расчётного счёта организации.

Работодатель должен проинформировать работника о составляющих заработной платы, обо всех производимых удержаниях, включая налоги. Для этого есть расчётные листки, которые должны выдаваться всем работникам.

Выдача наличными деньгами

Важно знать, что заработная плата, которая выплачивается наличными из кассы, должна быть роздана работникам в течение 5 дней, включая день получения в кредитном учреждении.

Выплата может производиться по:

  • Расчётно-платёжным ведомостям.
  • Платёжным ведомостям.
  • Расходным кассовым ордерам.

Если работник по какой-то причине не может получить деньги лично, он может прислать доверенное лицо. Для этого необходимо оформить доверенность, лучше в нотариальной конторе. У доверенного лица должен быть при себе паспорт и доверенность. Документы предъявляются ответственному за выплату зарплаты лицу.

При выдаче заработной платы из кассы делается проводка:

Кредит 50 Дебет 70 – выплата зарплаты

В этот же день оформляется лист кассовой книги.

Проводки по депонированию зарплаты

Проводки по депонированию зарплаты

Депонирование

Если один сотрудник или несколько не смогли получить в назначенный день зарплату, она депонируется. Делается это следующим образом:

  • В гр. 23 ведомости на выплату делается запись «Депонировано».
  • Составляется реестр депонированных сумм.
  • В конце ведомости делается отметка о фактически выданных суммах и депонированных. Далее делается сверка по общим итогам, ставится подпись ответственного лица.
  • В кассовую книгу записывается фактически выданная сумма, а в ведомости делается отсылка на расходный кассовый ордер.

У работника есть 3 года для получения депонированной заработной платы. Чтобы отразить эту сумму в учёте, используется счёт 76/4. Делается такая проводка:

Дебет 70 Кредит 76/4 – неполученная в срок заработная плата депонируется.

Задепонированная сумма сдаётся на расчётный счёт предприятия по расходному кассовому ордеру и объявлению на взнос наличными.

Выплата зарплаты на каточки работникам

Выплата заработной платы на карточку несколько отличается от процесса, описанного выше. Работодатель заключает договор с банком – с тем, в котором уже есть расчётный счёт, или с другим. Необходимо подготовить комплект документов, который определяется само кредитное учреждение. Каждому работнику открывается карточный счёт. Также всем работникам, которые дали согласие на выплату зарплаты таким способом (должно быть письменное согласие), выдаются пластиковые карточки. Снять деньги можно в банкомате банка или расходовать по безналичному расчёту.

Несколько лет назад, все зарплатные карты являлись собственность банка и выдавались людям во временное пользование. То есть, только на тот период, пока человек числится в штате фирмы. Сейчас всё несколько проще – карты не изымаются после увольнения. Кроме того, некоторые компании «разрешают» своим сотрудникам получать зарплату на личные банковские карточки. Но это бывает редко! Предпочтительнее оформить карту того банка, в котором обслуживается работодатель.

Для того чтобы банк произвёл перечисление зарплаты на карточки, нужно подать ведомость по форме Т-51. Заполняются все графы, пропусков быть не должно. Ведомость передаётся лично в банк или посредством ПО «Клиент-банк». Также в банк нужно передать:

  • Платёжное поручение на общую сумму выплачиваемой заработной платы.
  • Реестр в 2-ух экземплярах (одну форму даёт кредитной учреждение), в котором прописываются реквизиты банка, ФИО всех работников, номера их карточных счетов, зачисляемые суммы.
Бланк расчетной ведомости

Бланк расчетной ведомости. Форма Т-51

Вы можете скачать бланк для заполнения.

При заполнении платёжного поручения стоит учесть несколько нюансов:

  • В графе «Получатель» нужно указать сам банк, то есть, его наименование и место расположения.
  • В графе «Назначение платежа» указывается цель платежа, ссылка на номер и дату реестра.

Документом, который станет подтверждением перечисления зарплаты, станет список зачислений на карточные счета работников с отметками банка.

Чья выгода в перечислении зарплаты на карту работника – банка или работодателя

Сейчас редко какие компании выдают заработную плату наличными деньгами, так как безналичный расчёт прочно вошёл в нашу жизнь. Но, банковское обслуживание, как и выпуск пластиковых карточек, не бесплатное. Кредитное учреждение взимает комиссию и за выпуск карточек, и за их годовое обслуживание, и за подготовку документов. Конечно, каждая компания желает учесть такие расходы при расчёте налога на прибыль. Но нередко у бухгалтеров возникают сомнения – а стоит ли так делать?

Кто несёт расходы и чья выгода больше

Ранее Минфин относил расходы по оплате банковских карт сотрудников к виду необоснованных, поэтому учитывать их при расчёте налога на прибыль было нельзя. В ст. 252 НК РФ прописано, что к учёту принимаются лишь обоснованные траты.

В качестве обоснованности сделанных выводов ведомство приводило пример, что каждый сотрудник лично заключает с банком договор, а не компания, в целом. Кроме того, плата за годовое обслуживание банковской карты должна взиматься с клиента, а не с организации.

Поэтому все банковские комиссии были приравнены к расходам на оплату товаров для личного потребления сотрудников. В соответствии с п. 29 ст. 270 НК РФ, их нельзя принимать во внимание при расчёте налога на прибыль.

Что поменялось

Только через несколько лет Минфин стал менять свою позицию. Работники должны вовремя получать заработную плату – это обязанность работодателя. Как это делать, наличными или на карту, не играет роли. Поэтому платежи и комиссии не могут рассматриваться как личная выгода сотрудника. Следовательно, исчислять с них сумму НДФЛ также незаконно.

Позиция ведомства была отражена в Письме в 2010 году. Одновременно начала формироваться и судебная практика. И все платежи, которые касаются обслуживания зарплатных карт, отнесли к расходам, которые учитываются при расчёте налоговой базы налога на прибыль.

Кроме того, карточка выдаётся сотруднику во временное пользования, она является собственностью банка. Следовательно, расходы, связанные с обслуживанием карты и перечислением работникам заработной платы, напрямую относятся к расходам от производственной деятельности. То есть, их нельзя трактовать по ст. 270 НК РФ.

Суды различных инстанций встали на сторону компаний и отнесли банковские платежи к расходам, учитываемым при расчёте налога на прибыль.

Обслуживание карт и прочие комиссии

Банк взимает плату за годовое обслуживание, но делит её поровну на каждый месяц. Дело в том, что расходы в целях налогообложения прибыли должны учитываться в том налоговом периоде, в котором они возникли. А заработная плата перечисляется на карту каждый месяц.

Также банк взимает с организаций комиссию за подготовку документации к перечислению заработной платы. Природа возникновения таких расходов не вызывает сомнений.

Чтобы не возникло «сюрпризов», нужно правильно прописать положения о перечислении зарплаты на карту в трудовом договоре. А в договоре с банком указать, что карточки выпускаются именно для организации, а не для её сотрудников.

О том, что такое клиент-банк и зачем он нужен читайте тут. Узнайте больше об изменениях в законодательстве о бухгалтерском учете в 2023 году здесь. Об учете банковских комиссий, как и за что нужно платить — читайте здесь.

Оставьте комментарий

Ваш email будет скрыт.

Похожие статьи