Что делать, если сотрудник пропал?

В каждом коллективе может возникнуть ситуация, когда один из сотрудников не вышел на работу, не предупредив руководителя о своем отсутствии и без объяснения причин. Что делать в этом случае? Какие документы стоит оформить кадровой службе? Уже стоит волноваться или подождать?

В первую очередь, надо помнить, что уволить работника во время его отсутствия нельзя, ведь причин неявки на работу может быть несколько – от банального прогула до экстренной госпитализации или даже несчастного случая. Поэтому, если сотрудник пропал, ы не можете дозвониться до него или еще как-то связаться с ним, оформляйте документально факт его отсутствия на рабочем месте и ждите момента, когда причина этого станет известной.

Пока причины неизвестны

Понятно, что без оформления кадровых документов никак не обойтись. Поэтому, пока о сотруднике ничего не известно, его непосредственному руководителю следует составить служебную записку на имя директора, в которой надо указать не только факт отсутствия работника на рабочем месте, но и время, когда начинается его рабочий день и когда составлена данная записка, а также сведения о попытках связаться с ним.

В свою очередь, руководитель компании дает указание службе персонала или юристам подготовить акт об отсутствии работника на рабочем месте. Составляется акт в свободной форме с указанием ФИО и должности отсутствующего сотрудника, даты и количества рабочих часов отсутствия. Кроме того, необходимо указать документ, на основании которого был составлен данный акт, и время составления акта (желательно делать это в конце рабочего дня, чтобы можно было определить часы отсутствия работника).

Подписывают акт, как правило, несколько человек – лицо, составившее акт, непосредственный руководитель отсутствующего сотрудника и два-три работника из других подразделений (с целью обеспечения независимости и беспристрастности).

Составленный акт вместе со служебной запиской передается лицу, ведущему в компании учет рабочего времени (табельщику), который отмечает в Табеле учета рабочего времени факт отсутствия работника, используя коды «НН» или «30» (постановление Госкомстата России от 05.01.2004г. №1). После чего документы подшиваются в личное дело сотрудника.

Такую процедуру документального оформления факта отсутствия сотрудника на рабочем месте придется проводить изо дня в день до тех пор, пока не будут выяснены причины его неявки на работу. Уволить работника просто по причине его отсутствия на рабочем месте вы не имеете права, т.к. причины этого могут быть уважительными, следовательно, ваши действия будут признаны незаконными. Единственное, дни неявки не подлежат оплате, поэтому будьте внимательны – излишне выплаченные деньги работник вправе не возвращать, а для взыскания их через суд нужны доказательства недобросовестных действий сотрудника или наличия счетной ошибки.

Когда тайное становится явным

Рано или поздно сотрудник появляется на рабочем месте. И тогда начинается второй этап документооборота – работнику передается копия акта об отсутствии на рабочем месте (или актов, в случае длительной неявки) под роспись и, вместе с ним, требование о предоставлении письменного объяснения причин отсутствия. Форма данного требования законодательно не определена, оно может быть как устным, так и письменным.

Но имейте в виду, что срок представления объяснительной записки составляет два рабочих дня (ст.193  ТК РФ), поэтому письменное требование будет являться подтверждением того, что работодателем было истребовано объяснение в соответствии с законодательством.

Конечно, письменное объяснение требуется лишь тогда, когда нет никаких оправдательных документов, вроде листа нетрудоспособности. Если же работник принес больничный на все дни неявки, то в Табель учета рабочего времени вносятся изменения путем зачеркивания кода «НН» (или «30») и указания над ним кода «Б» (или «19»).

Когда от сотрудника получена объяснительная записка, руководитель компании должен решить, является ли причина отсутствия работника уважительной. Законодательством не установлен четкий перечень уважительных и неуважительных причин, поэтому работодатель определяет это самостоятельно. В случае положительного решения расследование факта неявки на работу заканчивается, все документы подшиваются в личное дело, а пропущенные дни, при соответствующем указании руководителя, оплачиваются.

Если же работодатель признал причину неявки неуважительной, или работник не представил в положенный срок письменное объяснение, то последствия весьма печальны – от замечания до увольнения. Ведь трудовое законодательство в этом случае на стороне работодателя – даже единичный прогул является веским основанием для расторжения трудового договора (пп. «а», п.6 ч.1 ст.81 ТК РФ).

Как предоставить отпуск без сохранения заработной платы, читайте здесь .

Вам может быть интересно:

Оплата труда совместителей: когда сотрудник работает за двоих Закралась ошибка в платежном поручении? Бежим делать уточнения! Расходы на парковку в аэропорту, когда сотрудник едет в командировку Надо ли платить ЕНВД, если деятельность не велась? Если уплатили страховых взносов меньше, чем начислили Определяем средний заработок, если отсутствует расчетный период