Компенсация за использование личного автомобиля – хватит ли на бензин?

Далеко не всегда у молодой организации есть возможность приобрести собственный транспорт. Однако есть ситуации, когда без автомобиля не обойтись, например, нужно развести товары покупателям, отвезти бригаду рабочих в другой населенный пункт, а торгового представителя – к потенциальным клиентам. Как же быть?

В такой ситуации отличным выходом из положения становится заключение договора с одним из работников, деятельность которого связана со служебными поездками и имеющего автомобиль в собственности. В этом случае ему выплачивается компенсация за использование личного автомобиля.

Кому можно выплатить компенсацию

Выплата компенсации производится в соответствии со ст.188 Трудового кодекса. Она выплачивается только тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками, например, водителям, торговым представителям и др.

Список сотрудников, которым выплачивается компенсация, утверждается руководителем организации. Кроме того, разъездной характер работы должен оговариваться в трудовом договоре или должностной инструкции. Размер компенсации прописывается в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Также издается приказ о назначении компенсации.

 Документы для выплаты компенсации

Компенсация за использование личного автомобиля начисляется в одной и той же сумме каждый месяц, независимо от числа календарных дней в нем. За время отсутствия работника компенсация не выплачивается (отпуск, нетрудоспособность, командировка).

Для документального обоснования выплат потребуются такие документы от работника:

— копия технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации) нотариально заверенная;

— при управлении автомобилем по доверенности – копию доверенности.

Основание: Письмо Минфина №03-03-04/2/63 от 15.09.2005 г., Письмо МНС № 04-2-06/419 от 02.06.2004 г.

Одним из самых спорных вопросов является необходимость составления путевых листов на автомобиль работника, за который выплачивается компенсация. Согласно письмам Минфина (№ 14-05-07/6 от 13.04.2007, №03-05-02-04/192 от 29.12.2006 и др.) и требованиям налоговой инспекции учет служебных поездок в путевых листах обязателен.

Однако судебная практика опровергает такие требования. Если работник – получатель компенсации водителем по должности не является, то путевые листы, по мнению арбитров, организация выписывать не обязана. Например, такой вывод можно найти в постановлении ФАС Московского округа от 19.12.11 № А40-152815/10-116-694, ФАС Центрального округа от 25.05.2009 N А62-5333/2008 г.

Размер компенсации за автомобиль

Учесть в расходах затраты на выплату компенсации могут как организации на общей системе налогообложения, так и применяющие УСН с объектом «доходы – расходы». Однако для данного вида расходов определены нормы постановлением Правительства №92 от 08.02.2002 г.

Установлены такие максимальные размеры компенсации:

— объем двигателя автомобиля менее или равен 2000 куб.м, то 1200 руб. в месяц;

— объем двигателя автомобиля более 2000 куб.м – 1500 руб. в месяц.

— мотоциклы – 600 руб.

Большие суммы компенсации, хотя и могут выплачиваться работнику, но учесть их в расходах не получится.

В размерах компенсации уже учтены все затраты, связанные с автомобилем (износ, ГСМ, ремонт, техническое обслуживание), поэтому дополнительные расходы сверх компенсации учесть не получится.

НДФЛ с компенсации

Компенсация за использование личного автомобиля – одна из денежных выплат работнику. Поэтому возникает логичный вопрос – облагается ли эта выплата НДФЛ? Согласно общему правилу, прописанному в п.3 ст.217 Налогового кодекса, компенсации в пределах норм НДФЛ не облагаются.

Однако есть 2 момента, которые позволяют не удерживать НДФЛ со всей суммы компенсации независимо от норм:

— гл. 23 Налогового кодекса нормы компенсации за личный автомобиль не установлены;

— ст. 188 Трудового кодекса не содержит ограничений в размере компенсации.

Подобную позицию подтверждают письма Минфина: №03-04-06/6-47 от 24.03.2010 г., № 03-04-07-01/387 от 23.12.2009 г. Арбитражная практика также согласна с этим – постановление Президиума ВАС  №10627/06 от 30.01.2007 г.

Страховые взносы с компенсации

Согласно пп. «и» п.2 ч.1 ст.9 закона №2012-ФЗ от 24.07.2009 г. компенсация за использование личного автомобиля в пределах законодательно установленных норм не облагается страховыми взносами. Однако нормы компенсации из Постановления №92 разработаны только для расчета налога на прибыль.

Поскольку в ст.188 ТК не установлены нормы выплат компенсации, то в качестве таких норм применяются величины, согласованные сторонами трудового договора. На суммы в этих пределах страховые взносы не начисляются. Это подтверждает Минздравсоцразвития в письме №550-19 от 12.03.2010 г.

Пример

ООО «Хозяюшка» находится на УСН и платит единый налог с разницы между доходами и расходами. Приказом руководителя с 1 июня 2012 года водителю Еремину Е.Е. установлена компенсация за использование его автомобиля ВАЗ-2110 с объемом двигателя 1500 куб.м. сумма компенсации 1200 руб. в месяц. К трудовому договору было составлено дополнительное соглашение, издан приказ руководителя. С 25 июня Еремин ушел в отпуск.

Рассчитаем сумму компенсации за отработанное время:

1200 руб. * 15 дней / 20 дней = 900 руб.

Компенсация была выдана работнику из кассы в сумме 900 руб. по расходному кассовому ордеру от 22.06.2012 г. №50. В книге учета доходов и расходов сделана запись:

Дата и номер первичного документа: расходный кассовый ордер от 22.06.2012 г. №50

Содержание операции: учтена в расходах выплата работнику компенсации за использование его личного автомобиля в служебных целях (в пределах нормы).

Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы: 900 руб.

Думается, что величина компенсации просто смешная. Ладно, если работник ездит немного и недалеко. Если же поездки совершаются регулярно и по всей области, то вряд ли работник согласится только на компенсацию. В таком случае оправданным становится заключение договора на аренду автомобиля.

Или стоит поискать средства на приобретение собственного автомобиля, о том, как учесть такие затраты, читайте здесь. О том, как заполнять путевые листы, мы уже говорили тут.

А что думаете о величине компенсации вы? Многие ли сотрудники с разъездным характером работы соглашаются на ее получение? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Вам может быть интересно:

Аренда автомобиля у работника: повышаем мобильность бизнеса Размер суточных при командировках: весомая компенсация или мышкины слезы? «Помой меня, я вся чешусь» – изучаем учет расходов на мойку автомобиля Компенсация за отпуск при увольнении по сокращению Использование квартиры под офис: расходы по аренде жилого помещения Использование электронных документов: путь в будущее Расходы на командировку – неизменный атрибут поездок по служебным делам Расходы на мобильную связь – каприз организации или требование бизнеса?