С комфортом — в командировку на личном автомобиле

Эх, командировка… Сегодня в одно место, завтра в другое, и все поездами, самолетами, пароходами. Постойте, а может, есть возможность прокатиться в командировку с большим комфортом – на собственном авто, если ехать недалеко?

Кажется, и работодатель не против поездки сотрудника в командировку на личном автомобиле. Он-то уже просчитал, что это обойдется ему дешевле.За чем же дело стало? Да за правильным оформлением!

Компенсация за автомобиль

По общему правилу при направлении в командировку работодатель должен возместить сотруднику затраты по проезду, а за пользование имуществом работника – выплатить компенсацию (ст.168, 188 ТК). Такое возмещение возможно в одном из двух вариантов: выплата компенсации за использование личного автомобиля или оформление аренды автомобиля.

Бухгалтеру гораздо проще оформить возмещение путем выплаты компенсации. Но для работника и организации такой вариант невыгоден:

1. Компенсации можно учесть в расходах (как на общей системе, так и на УСН) только в пределах нормы, установленной постановлением Правительства от 08.02.2002г. №92. И сумма здесь совсем маленькая – 1200 или 1500 руб. в месяц, в зависимости от объема двигателя машины.

2. В этом случае дополнительно стоимость ГСМ списать уже не получится.

Еще один важный момент: если сотрудник едет в командировку на несколько дней, а в остальное время машиной он не пользуется, то компенсация будет выплачена не за весь месяц, а пропорционально.

Пусть сумма компенсации за месяц – 1500 руб., в месяце 20 рабочих дней, работник ездил на машине в командировку на 5 рабочих дней. Компенсация:

1500 / 20 * 5 = 375 руб.

… капля в море!

Сумма компенсации не будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Подробнее о компенсации читайте здесь .

Аренда автомобиля

Более хлопотно, но выгоднее по деньгам оформить с работником договор аренды машины. Тогда в расходах можно учесть всю сумму арендной платы (пп.4 п.1 ст.346.16 НК для упрощенки), пп.10 п.1 ст.264 НК (расходы по аренде) для налога на прибыль.

Дополнительный плюс – вы можете учесть стоимость ГСМ (естественно, по путевым листам и реально пройденным километрам пути), ремонта, парковки.

На УСН и ОСНО такие расходы относятся к расходам на содержание служебного транспорта: пп.12 п.1 ст.346.16 НК для «упрощенцев», пп.11 п.1 ст.264 НК по расходам на содержание служебного транспорта для расчета налога на прибыль.

На УСН расходы признаются после оплаты их работнику и утверждения авансового отчета по командировке.

В договоре аренды пропишите такую формулировку: «Арендатор несет расходы на содержание автомобиля, капитальный и технический ремонт, а также расходы, связанные с его эксплуатацией, включая покупку горюче-смазочных материалов».

Документы

Для оправдания поездки в командировку на личном автомобиле и расходов, с ней связанных, потребуются два вида документов:

1. По командировке: приказ, командировочное удостоверение, служебное задание. В локальном акте по командировкам предусмотрите возможность поездок на личном автомобиле.

2. По расходам: договор аренды, документы, подтверждающие право собственности на автомобиль, авансовый отчет, путевой лист, кассовые и товарные чеки, квитанции, счета и т.п.

Размер арендной платы устанавливается соглашением сторон и зависит от стоимости машины, срока его полезного использования. Арендную плату в договоре разделите на две части: сама арендная плата и оплата услуг по управлению автомобилем. Подробнее об арендной плате читайте здесь .

Если чеки на ГСМ потеряны, есть возможность определить стоимость потраченного топлива на основании справки Росстата о стоимости автомобильного топлива соответствующей марки в данном регионе в данный период времени (постановление ФАС УО от 18.10.2007г.№Ф09-8532/07-С3). Только не говорите об этом работникам, иначе они вообще вам документы перестанут приносить.

А каким транспортом ездят в командировку ваши работники? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Вам может быть интересно:

Расходы на командировку – неизменный атрибут поездок по служебным делам Расходы на парковку в аэропорту, когда сотрудник едет в командировку Изучаем пример заполнения путевого листа – каждая цифра важна Акт приема-передачи основного средства – родной и знакомый Формы бланков строгой отчетности: простора для «творчества» — нет! Учет пособий по нетрудоспособности: не только рассчитаем, но и запишем Командировка за границу? Суточные по «заграничным» нормам Наделали ошибок? Производим исправление счетов-фактур