Учет основных средств при УСН – заполняем раздел 2 без ошибок

Основные средства и нематериальные активы занимают особое место в учете любого предприятия, даже находящегося на упрощенной системе налогообложения. Налоговый кодекс также не оставляет их без повышенного внимания. Это не случайно, поскольку стоимость основных средств достаточно велика. При проведении проверок расходам на основные средства традиционно уделяется много внимания. Как же правильно отразить их при использовании упрощенной системы налогообложения, чтобы не попасть на штрафы?

Требования по заполнению раздела

Учет основных средств при УСН, также как и нематериальных активов, ведется в отдельном разделе 2 Книги учета доходов и расходов, утвержденной приказом Минфина №154н от 31 декабря 2008 г. Для них отведена отдельная большая таблица.

Следует отметить, что учет основных средств при УСН ведут только организации и ИП с объектом налогообложения «доходы – расходы». Остальным раздел 2 заполнять не нужно. Для каждого квартала заполняется свой раздел, а за год получается 4 таблицы. Расходы по основным средствам и нематериальным активам заполняются заново в каждой таблице. Для каждого объекта отводится своя строка.

Критерии основных средств, а также формирование первоначальной стоимости при использовании «упрощенки» мы уже рассматривали. Об этом можно прочитать здесь.

Все, что нужно знать при заполнении таблицы, можно найти непосредственно в ней самой, поскольку название каждой графы однозначно определяет то, что в ней должно быть, также есть формулы для проведения расчетов. Поэтому вряд ли здесь могут возникнуть затруднения.

Отметим лишь, что графы 7, 8, 14, 15 заполняются, если объекты приобретались до перехода на УСН. Значение графы 10 по объектам, приобретенным на УСН и полностью оплаченным в налоговом периоде, всегда будет равно 100.

Изучать Порядок заполнения раздела 2 Книги можно долго, и не всегда такое долгое чтение может привести к пониманию правил, поэтому пришло время рассмотреть пример и разобрать, как все это заполняется на практике.

Как будем признавать в расходах

ООО «Сладкоежка» занимается производством вафельных трубочек и применяет УСН с объектом налогообложения «доходы – расходы» с 2011 года (ранее организация находилась на общей системе). На момент перехода на упрощенную систему на балансе числилось одно основное средство – духовой шкаф, остаточная стоимость которого на 01.01.2011 года составляла 50 000 руб., срок полезного использования – 5 лет.

Ранее мы уже говорили о порядке учета в расходах стоимости основных средств при переходе с общего режима на «упрощенку». Вы можете прочесть об этом здесь. Поскольку срок полезного использования духового шкафа попадает в интервал от 3 до 15 лет (в таких расчетах речь о полном сроке, а не об остаточном), то остаточная его стоимость была списана в 2011 году в расходы в размере 50% — 25 000 руб., а в 2012 году необходимо будет списать 30% — 15 000 руб., и на 2013 год останется 10 000 руб.

В 2012 году по духовому шкафу ежеквартально будет признаваться в расходах 3750 руб.: 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря.

15 марта 2012 года ООО «Сладкоежка» приобрело холодильное оборудование, которое было введено в эксплуатацию 18 марта. Первоначальная стоимость оборудования 45 000 руб. Приобретенное оборудование оплачено поставщику 10 апреля 2012 года в полном объеме.

В 1 квартале расходы по приобретению основного средства учтены не будут, т.к. оплата поставщику еще не была произведена. Все условия признания расхода выполняются во 2 квартале, поэтому количество кварталов с момента выполнения всех условий до конца года – три.

Доля расходов, учитываемая в каждом квартале, составит 1/3 или 45 000 / 3 = 15 000 руб. Т.е. в расходы на приобретение основного средства будут включаться:

30 июня – 15 000 руб.

30 сентября – 15 000 руб.

31 декабря – 15 000 руб.

Посмотрите на рисунке ниже, как будет выглядеть запись в разделе 2 Книги после внесения в нее записей по духовому шкафу и холодильному оборудованию.

5 апреля 2012 году ООО «Сладкоежка» приобрело машину для замеса теста стоимостью 45 000 руб. и ввело ее в эксплуатацию. 10 апреля оборудование оплачено в сумме 30 000 руб., а оставшаяся часть (15 000 руб.) оплачена 10 июля (т.е. эта часть оплаты, полученная в 3 квартале, будет включаться в расходы в 3 и 4 квартале). В расходы можно включить только оплаченную часть стоимости, поэтому:

30 июня – 10 000 руб. (30 000 / 3)

30 сентября – 10 000 + 15 000 / 2 = 17 500 руб.

31 декабря – 10 000 * 15 000 / 2 = 17 500 руб.

Трудности с заполнением раздела 2

Когда оплата производится по частям в разные кварталы, то возникают некоторые сложности с записью информации в таблицу из раздела 2. Потому как нельзя сказать, что при разработке книги такая ситуация принималась в расчет.

Для такой ситуации можно использовать такой метод: в качестве объекта учета рассматривается каждая оплаченная часть. По условиям нашего примера получается, что у нас будет 2 записи для тестомесильной машины: на сумму 30 000 руб. и 15 000 руб. Такой вариант записей несет в себе меньший риск ошибки. Если при проверке возникнут вопросы, почему в первоначальной стоимости указаны объекты менее 40 000 руб., то на них можно легко ответить, особенно если такой вариант прописан в учетной политике. Как делаются записи в этом случае, можно видеть на рисунке (или скачать здесь – видно лучше).

Есть и другой способ, но в нем надо быть более внимательными. Запись в графе 6 делается на всю первоначальную стоимость. В графе 12 записывается минимальная из величин: расчетная (1/2, 1/3, 1/4 или 1) или оплаченная часть. Посмотрим, как это будет выглядеть в условиях нашего примера.

Поскольку ввод в эксплуатацию и первая часть оплаты имела место во 2 квартале, то в этот период можно учесть часть стоимости данного основного средства. Эта часть не должна быть больше 1/3 первоначальной стоимости, иначе нарушится требование равномерности признания расходов, т.е. не больше 45 000 * 1/3 = 15 000 руб. Но эта часть, относимая на расходы, должна быть в пределах оплаченной суммы (то, что не оплачено, признать нельзя). В нашем примере оплачено 30 000 руб., поэтому на расходы мы сможем списать 15 000 руб.

Если бы первая часть оплаты у нас была, например, 10 000 руб., то в расходах за 2 квартал мы смогли бы учесть только 10 000 руб.

Если мы сравним 2 варианта отражения в расходах, то увидим, что второй способ более выгоден для организации, т.к. позволяет списать расходы быстрее. И запись будет всего одна. Но по формулам здесь считать уже не получится, а это – недостаток.

Пример записи по второму способу можно видеть на рисунке или посмотреть здесь.

Общая сумма расходов по каждому кварталу по состоянию на последний день квартала переносится в раздел 1. Обратите внимание: несмотря на то, что в заголовке таблицы и в итоговой строке мы пишем «за отчетный период такой-то», в таблице пишем данные по расходам именно за квартал!

А в вашей практике встречается оплата основных средств по частям? Какой способ отражения расходов в разделе 2 вы используете: делаете одну запись или несколько? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Вам может быть интересно:

Списание основных средств при УСН на расходы – соблюдаем все условия Заполняем новый Раздел 6 РСВ-1 Зона повышенной «опасности» — продажа основных средств при УСН Что нужно знать о продаже основных средств и учёте Как правильно вести учёт затрат на ремонт основных средств Непростая жизнь основных средств на ЕНВД Персонифицированный учет 2012 года: заполняем формы СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2 Эти многоликие расходы на приобретение основных средств