Бланки строгой отчетности: не только выпишем, но и сохраним

Организации и индивидуальные предприниматели, которые используют в своей работе с населением бланки строгой отчетности, должны соблюдать не только правила заполнения и выдачи бланков, но и следить за правильной организацией их хранения. «Строгая отчетность» в названии бланка говорит сама за себя. Как же правильно организовать хранение столь важной документации?

Где и кто хранит

В каждой организации, которая использует в своей деятельности БСО, руководитель издает приказ, в котором назначает лицо, ответственное за хранение БСО и их выдачу. Обычно такие обязанности возлагаются на кассира. С сотрудником, ответственным за хранение бланков строгой отчетности необходимо заключить договор о полной материальной ответственности.

В организации необходимо создать условия для хранения, т.е. в наличии должен быть сейф или металлический шкаф. Ежедневно место хранения БСО опечатывается или опломбируется. Если бланков много, то для них отводится отдельное помещение.

Оформляем поступление

При поступлении бланков из типографии производится их приемка специальной комиссией, состав которой утверждается руководителем организации или индивидуальным предпринимателем. Члены комиссии пересчитывают бланки, сверяют серии и номера на бланках и в документах изготовителя.

Результаты приемки отражают в акте, утверждаемом руководителем. Можно использовать форму акта, утвержденную Протоколом ГМЭК № 4/63-2001 от 29 июня 2001г. Акт – основание для принятия БСО на учет ответственным за них работником.

Ведение учета

Для учета БСО заводится специальная книга (журнал). На сегодняшний день форма такого книги не унифицирована, поэтому ее можно разработать самостоятельно и утвердить в составе приложения к учетной политике.

За основу разрабатываемой книги можно взять формы:

— из Протокола ГМЭК № 4/63-2001 от 29 июня 2001г.;

— для бюджетных организаций (Приказ Минфина № 173н от 15 декабря 2010г.)

В сформированной книге нумеруются листы, она прошнуровывается, подписывается руководителем и главным бухгалтером и скрепляется печатью.

Бланки, изготовленные в самой организации с помощью автоматизированных систем, учитываются в автоматическом режиме. Однако на предприятиях малого бизнеса их использование встречается крайне редко в связи с высокой стоимостью.

Храним «вершки» и «корешки»

Правильное хранение бланков строгой отчетности подразумевает не только хранение незаполненных документов, но также их копий и корешков, которые остаются у организации и должны сохраняться не менее 5 лет.

На оставшихся копиях и корешках должны отсутствовать исправления, а суммы на них должны соответствовать величинам в реестрах и ведомостях, сдаваемых в бухгалтерию.

Возложение контроля над использованием бланков не допускается на тех же лиц, которые выдают бланки. Исключение – ответственное лицо является руководителем или главным бухгалтером организации, а также ИП.

Использованные бланки хранят в опечатанных мешках. После завершения срока хранения они уничтожаются. При этом составляется акт о списании, формируемый утвержденной комиссией.

А как организовано хранение бланков строгой отчетности у вас? Будем рады прочитать ваши ценные рекомендации!

Вам может быть интересно:

Применение бланков строгой отчетности: привилегия не для всех Формы бланков строгой отчетности: простора для «творчества» — нет! Заполнение бланков строгой отчетности: как сделать это правильно? Порядок учета трудовых книжек: как «кочуют» бланки от поставщика к работнику Перепишем всех! Или немного о статистической отчетности Учет пособий по нетрудоспособности: не только рассчитаем, но и запишем Монтаж основных средств: когда одной только покупки недостаточно Перечень отчетности предпринимателя на ОСНО