Порядок проведения инвентаризации кассы – следим за «текучими» активами

На каждом предприятии есть имущество, за которым нужно следить, за которое нужно отчитываться. Наличные деньги относятся к более «текучим» активам, поэтому за ними нужен «глаз да глаз». Нужно проводить внутренние проверки, чтобы знать о состоянии актива. Налоговики также не упустят возможности проконтролировать правильность ведения кассы.

Что гласит закон

Инвентаризация кассы должна проводится. Порядок проведения прописан в:

• Приказ Минфина от 13.06.1995 года № 49.
• Порядок проведения от 12.10.2011 года № 373-П.
• Законом № 402-ФЗ от 06.12.2011 года.
• Приказом Минфина № 34н от 29.07.1998 года.

Согласно нормам указанных нормативных актов, инвентаризацию кассы необходимо проводить для того, чтобы выявить и предотвратить ошибки, проконтролировать сохранность денежных средств, соблюдение принципа материальной ответственности сотрудников.

Обстоятельства, при которых необходима обязательная инвентаризация

Инвентаризацию кассы можно проводить как в добровольном, так и в обязательном порядке. Обязательная проверка проводится при следующих обстоятельствах:

• Смена кассира – инвентаризация проводится в день приёмки-передачи дел.
• Выявление случаев хищения и недостачи.
• Перед составлением годовой отчётности.
• При сдаче имущества предприятия в аренду, выкупе, продаже.
• При преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия в случаях, когда это предусмотрено законом.
• При различных форс-мажорных обстоятельствах – стихийном бедствии, пожара, иных обстоятельствах.
• Перед составлением ликвидационного баланса, если проводятся мероприятия по ликвидации или реорганизации юрлица.

Это называется плановая инвентаризация, и проводится она в соответствии с локальными актами. Сроки и регламент проведения заранее прописываются в учётной политике.

Внеплановая проверка проводится внезапно, цель – проверка добросовестности и компетентности материально ответственного лица. Может осуществляться для:

1. Усиления системы внутреннего контроля, действующей на предприятии.
2. Обнаружения ошибок, которые ранее были выявлены в учёте.
3. Удовлетворения требований сторонних ревизоров, следственных и надзорных органов.

Законодательно не прописаны сроки проведения внеплановых проверок, поэтому устанавливаются руководством юрлица на локальном уровне.

Кто проводит ревизию

Чтобы провести инвентаризацию, создаётся действующая инвентаризационная комиссия. Если объём ревизии большой, и одновременно будет проверятся и имущество, и финансовые обязательства, создаётся рабочая инвентаризационная комиссия.

Состав обеих комиссий утверждает руководитель предприятия. Документом об утверждении может приказ, распоряжение, постановление или иной локальный нормативный акт.

Состав комиссии:

1. Представитель управленческого аппарата.
2. Работники бухгалтерской службы.
3. Представители внутренней службы аудита, если таковая имеется на предприятии. Если нет, то нужно независимые аудиторы из сторонней организации.
4. Сотрудник службы безопасности и представители прочих отделов (экономисты, менеджеры, иные работники).

Отсутствие даже одного члена комиссии, которые ранее уже был утверждён в список, ставит под сомнение достоверность полученных результатов.

Назначив один раз инвентаризационную комиссию, каждый год издавать новый приказ не нужно. Обновить внутреннее распоряжение нужно только в том случае, если произошли кадровые изменения.

Что проверяется

Во время ревизии кассы проверяют:

1. Кассовую книгу и отчёты кассира.
2. ПКО и РКО.
3. Журнал, в котором регистрируются доверенности.
4. Журнал по депонентам, если таковой имеется на предприятии.
5. Книгу, в которой регистрируются платёжные ведомости.
6. Оправдательные документы, на основании которых проводились кассовые операции.

Порядок проведения инвентаризации кассы

Перед началом проверки все операции по кассе прекращаются. Кассир готовит документы для ревизии, под расписку передаёт их ответственному сотруднику комиссии. Также показывает ревизорам последние РКО и ПКО. Также вся поступившая наличность ставится на приход, а выбывшая – на расход.

Теперь комиссия пересчитывает в кассе всю наличность, вплоть до копеек. При пересчёте обязательно присутствуют все члены комиссии, пересчёт проводится несколько раз. Перечитываются и записываются достоинства всех купюр и монет, их количество, полученная сумма.

Полученный результат записывается. Полученный результат сравнивается с документами, с данными бухгалтерской программы, также происходит снятие показателей ККТ.

Если на предприятии наличные расчёты осуществляются с помощью ККМ, в первую очередь, проверяется фактическое наличие в операционных кассах ККТ. Также проверке подлежат документы на технику – приобретение, регистрация, ввод в эксплуатацию каждого оборудования.

Теперь наступает очередь кассовой книги. Здесь проверяется:

• Последовательность нумерации страниц.
• Прошита ли книга, опечатана ли, указано ли точное количество страниц.
• Проводится проверка правильности расчётов и их перенос со страницы на страницу.

Чтобы подтвердить правильность оприходования наличности, проводится сверка фактических показателей с данным по дебету счёта 50 и по кредиту счёта 51. Если обнаруживаются расхождения, проверять начинают первичную документацию – приходные ордера, выписки из банка, отчёты кассира, корешки чеков.

Следом проверяют расходование средств. Проводится сверка авансовых отчётов и документов, которые к ним прилагаются. Особое внимание обращается на расписки получателей, а также на наличие или отсутствие исправлений, затирок, замазок, подчисток.

На последнем этапе инвентаризации ревизии подлежат:

• Наличие или отсутствие приказа об установлении лимита кассы, сверка фактических данных.
• Соблюдение лимита кассы, согласно данным кассовой книги.
• Правильность бухгалтерских проводок при отражении приходных и расходных кассовых операций.
• Своевременность депонирования заработной платы, при возникновении необходимости.

Подсчитываем итоги

На практике встречаются 3 результата проведённой ревизии:

1. Соответствие фактических данных учётным.
2. Выявлен недостача.
3. Выявлен излишек.

Когда инвентаризация закончится, вне зависимости от итогов, оформляется соответствующий акт по форме ИНВ – 15 и опись по форме ИНВ – 16. Акт оформляется в 2 экземплярах, подписывается каждым членом комиссии. После этого итоги доводятся до руководителя предприятия. Один акт передаётся в бухгалтерию, второй остаётся у материально ответственного лица.

Если причиной ревизии стала смена материально ответственного лица, акт составляется в 3 экземплярах. Один передаётся сотруднику, которые передаёт дела, второй – тому, который принимает, третий – в бухгалтерию.

Если в ходе ревизии выявлена недостача, руководитель принимает решение о взыскании указанной суммы с материально ответственного лица. Если же вины сотрудника не обнаружено или она не доказана, покрытие недостачи происходит за счёт средств предприятия. Данное решение отражается на обратной стороне акта.

Если выявлен излишек, его нужно оприходовать в кассу организации. Сумма изъятых средств отражается в акте. В инвентаризационных документах не допускаются помарки, ошибки, зачёркивания.

Вне зависимости от результата проведённой ревизии, их нужно отразить в бухгалтерском учёте. Следует сделать такие записи:

• Дт 50 Кт 91-1 – выявлен излишек денежных средств в кассе.
• Дт 94 Кт 50 – выявлена недостача.
• Дт 73 Кт 94 – выявлена недостача денежных средств, отнесена на счёт виновных лиц.
• Дт 91-2 Кт 94 – выявленная недостача возмещена за счёт средств организации.

Заключение

Своевременная ревизия кассы позволяет держать наличные деньги в сохранности. Подходить к процедуре инвентаризации стоит тщательно и ответственно.

О правильном возврате денег за товар читайте здесь. Как правильно заполнить приходный и расходный кассовый ордер смотрите тут. Всё о подотчетных суммах можно узнать здесь.

Вам может быть интересно:

Господа инспекторы, соблюдайте порядок проведения выездной проверки Порядок проведения аттестации рабочих мест: зачем и для кого? Проверка кассы налоговой – к чему готовиться? Проведение инвентаризации основных средств – как разложить все по полочкам Учёт излишков при инвентаризации – что нужно знать и какие действия предпринимать Как уменьшить ЕНВД при покупке онлайн-кассы Порядок начисления амортизации – как начать и когда закончить Порядок заполнения книги доходов и расходов