Расходы на командировку – неизменный атрибут поездок по служебным делам

Расходы на командировку

Нередко случается так, что у организации появляются дела в другом населенном пункте, а потому приходится отправлять туда своих работников для решения возникших вопросов. В связи с этим организация несет дополнительные затраты – расходы на командировку. Перечень расходов, которые работодатель обязательно должен компенсировать работнику, установлен Положением о командировках, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. №749.

В другой стороны, величина таких расходов законодательством не нормируется (работник может поехать в командировку на плацкарте или в СВ, остановиться в номере «люкс» или «эконом»), и руководитель должен самостоятельно устанавливать разумные пределы для таких расходов.

Состав командировочных расходов

В расходы на командировку включаются:

— расходы на проезд;

— расходы по найму жилого помещения;

суточные – дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне постоянного места жительства (о суточных при командировках за границу читайте здесь);

— иные расходы, произведенные с разрешения руководителя организации.

Отправляете в командировку – выдайте аванс

Согласно ст.168 Трудового кодекса РФ перед отправлением работника в командировку, ему необходимо выдать аванс на проезд, наем жилья и суточные. Величина аванса определяется с учетом всех возможных расходов и продолжительности командировки. Денежные средства на аванс можно использовать из поступившей наличной выручки (кроме платежей в пользу иных лиц) или получить с расчетного счета.

Перед получением аванса работник должен полностью отчитаться по подотчетным суммам, полученным ранее. Вместо наличных денежных средств работнику может быть выдан дорожный чек или корпоративная пластиковая карта.

Вернулся? Отчитайся!

После того, как работник вернется из поездки, не позже трех рабочих дней, он должен отчитаться по сумме аванса, т.е. составить авансовый отчет, к которому прикладываются все оправдательные документы, подтверждающие расходы (п.26 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. №749).

Если организация находится на УСН, то командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета, т.к. только в этот момент выполняются оба условия их признания: расходы оплачены и есть подтверждающие документы, что они произведены.

Аналогично признаются расходы на командировку, если организация находится на общей системе налогообложения.

Однако для УСН есть одна особенность: если командировочные расходы превысили величину аванса, то признать их можно только после того, как работнику будет возмещена сумма перерасхода.

Расходы на проживание

Сумма возмещаемых расходов на наем жилья во время командировки устанавливается организацией самостоятельно. Для этого издается Положение о командировках или же соответствующие пункты вносятся в коллективный договор. Обычно возмещение затрат производится в полной сумме.

Расходы по найму жилья должны быть документально подтверждены, независимо от того, проживал ли работник в гостинице или снимал квартиру у физического лица.

Основными документами, подтверждающими наем помещения, являются:

— бланк строгой отчетности;

— квитанция к приходному кассовому ордеру;

— счет-фактура;

— счет, акт, кассовый чек.

Если работник проживал в съемной квартире, то подтверждающим документом будет акт, составленный сторонами (наймодателем и нанимателем) в произвольной форме. Такой акт должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные законом «О бухгалтерском учете». Примерная форма акта приведена здесь.

Оплата проезда

Командированному работнику возмещаются  расходы на проезд к месту командировки и обратно, а если командировка затрагивает несколько населенных пунктов, то и расходы на проезд между ними.

Расходы на проезд обычно включают (п.11, 12, 22 Положения о командировках): стоимость самого проездного билета, стоимость услуг по оформлению билетов, расходы на постельные принадлежности в поезде, стоимость проезда до места отправления, если оно расположено за пределами населенного пункта, страховые взносы при поездках на транспорте.

Обычно до места командировки можно добраться несколькими видами транспорта, например, поездом, самолетом или автобусом. Руководство по своему усмотрению может оплатить любой из видов транспорта.

Иногда документы, подтверждающие расходы на проезд, работник теряет. В этом случае он подает заявление, в котором указывает: дату и время выезда в командировку, вид транспортного средства, стоимость билета, причину утери документов. Подтверждением стоимости утраченного билета является справка, полученная от организации, осуществившей перевозку пассажира.

Руководитель имеет право как возместить, так и не возмещать расходы на проезд, не подтвержденные документально. Форма заявления приведена тут.

Пример

Бухгалтер ООО «Мечта» (г.Тамбов) Душкина О.В. направлена в командировку в г.Москва. Срок командировки: с 23 апреля по 27 апреля 2012 года. Перед командировкой Душкина получила аванс в размере руб.

По возвращении из командировки работница предоставила авансовый отчет №15 от 27 апреля 2012 года, к которому приложены:

— железнодорожные билеты стоимостью 3304 руб. (в том числе НДС 504 руб.)

— счет из гостиницы «Березка» на 7670 руб. (в том числе НДС 1170 руб.)

Суточные выплачиваются в размере 700 руб. в день.

Перерасход по командировке составил:

3304 + 7670 + 700*5 — 12500 = 1974 руб.

Эта сумма была выплачена работнице 2 мая 2012 года. Поэтому 2 мая 2012 года расходы на командировку ООО «Сказка» составят:

— командировочные расходы: 3304 – 504 + 7670 – 1170 + 3500 = 12800 руб.

— НДС: 504 + 1170 = 1674 руб.

Если у вас остались вопросы по учету расходов на командировку, вы можете задать их в комментариях, и я отвечу на них. Поделитесь, пожалуйста, также в комментариях, какие лимиты по расходам на проезд и проживание установлены в вашей организации?

3 комментария

  1. Елена

    on 25 апреля 2012 at 13:04 -

    Спасибо за краткую и точную информацию. Что бы без Вас, Юлия, делала не знаю. Вы же все «пережевываете и в рот кладете», столько времени экономится. Еще раз спасибо!

  2. Оксана

    on 4 июня 2014 at 13:37 -

    НДС по приобретенным билетам не берем к зачету, а списываем на расходы?

  3. Наталья

    on 4 июля 2014 at 19:23 -

    Оксана, если в квитанции выделен НДС, можете брать в зачет.
    Из письма УФНС от 31 августа 2009 г. N 16-15/090448.1:
    «проездной документ (билет), в котором сумма налога выделена отдельной строкой, является основанием для принятия к вычету сумм НДС, уплаченных по услугам по проезду к месту служебной командировки и обратно (пункты отправления и назначения которых находятся на территории РФ), без наличия счета-фактуры. В этом случае авиакомпании и агенты авиакомпаний при реализации организациям авиабилетов, оформленных командированным сотрудникам, не должны выставлять счета-фактуры.»

Добавить комментарий