Порядок учета трудовых книжек: как «кочуют» бланки от поставщика к работнику

порядок учета трудовых книжек

К вам на фирму пришел новый сотрудник, который только начинает свою трудовую деятельность. Ему необходимо оформить трудовую книжку в соответствии с п.8  Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003г. №225. Согласно п.44 данных Правил работодатель обязанпостоянно иметь необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них, соблюдать порядок учета трудовых книжек. Поэтому, не откладывая дело «в долгий ящик», бежим за покупкой.

Где купить?

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовых книжек регламентирован Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22 декабря 2003 г. №117н. Бланки трудовых книжек и вкладышей в них выпускает по единому образцу объединение ГОЗНАК. Просто купить в магазине трудовые книжки будет неправильно. Необходимо приобретать их на основании договора с изготовителем или распространителем.

Оформляем поступление

При выдаче трудовой книжки сотруднику организации необходимо взимать с него плату, равной размеру расходов на ее приобретение (п.47 Правил). На первый взгляд – это реализация товара, и их учет должен вестись на счете 41 «Товары». Однако реализация бланков не является основным видом деятельности организации и целесообразнее вести бухгалтерский учет приобретенных трудовых книжек на счете 10 «Материалы». Т.к. данные бланки являются бланками строгой отчетности, то количественный учет их ведется также на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

Пример

ООО «Строитель» приобрело 50 бланков трудовых книжек по цене 142 руб. за штуку, в т.ч. НДС 21,66 руб. Оплата была произведена с расчетного счета организации.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

 image001

Следует отметить, что порядок учета трудовых книжек подразумевает их отражение не только бухгалтерией, но и отделом кадров. Для этого согласно п.40 Правил в бухгалтерии ведется приходно-расходная книга, а в кадровой службе – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации (в ред. Постановлений Правительства от 01.03.2008 №132, от 25.03.2013 №257).

В расходно-приходной книге будет сделана следующая запись:

 image002

Выдача трудовой книжки сотруднику

Вернемся к нашему начинающему свою трудовую деятельность сотруднику. Сам бланк трудовой книжки выдан сотруднику кадровой службы Красновой Л.Ю. на основании заявки, а факт передачи отражен в расходно-приходной книге. Теперь встает вопрос – удерживать ли стоимость бланка с сотрудника, и, если – да, то как это отразить в учете? Все в тех же Правилах в п.47 прописано, что выдавая трудовую книжку или вкладыш в нее сотруднику работодатель взимает с него плату в размере понесенных на ее приобретение расходов. Правда, в трех случаях возмещать расходы за трудовые книжки нельзя:

— при массовой утрате в результате чрезвычайных ситуаций (п.34 Правил);

— при неправильном первичном заполнении (п.48 Правил);

— при порче бланка не по вине работника (п.48 Правил).

В нашем случае надо удержать 142 рубля с сотрудника. Удержание будем производить на основании заявления работника.

 image003

При начислении зарплаты было сделано удержание, а в бухгалтерском учете – следующие проводки:

 image004

 

В заключение следует отметить, что за нарушение установленного законодательством порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушенияхпредусмотрена административная ответственность.

Какие обязательные кадровые документы должны быть в каждой организации, читайте здесь . Как оформить прием на работу нового сотрудника, смотрите тут.

А вы сами покупаете трудовые книжки своим сотрудникам или они приносят их сами, купив в магазине? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

 

Автор: Татьяна Кузнецова


Добавить комментарий