Планирование – половина успеха в работе бухгалтера

В этой статье (которая скорее будет похожа на приватную беседу) мы обсудим с вами одну из важнейших тем для любого бухгалтера (да что там бухгалтера, для любого человека!), а именно – планирование. На эту тему я прочитала пару десяток книг, пробовала следовать рекомендациям, проверяла методики на своей шкуре.

Честно скажу, у меня далеко не все сработало! Но есть ряд интересных методик, которые мне понравились и так сказать «прижились». Одной из них я сегодня с вами поделюсь. Она взята из книги Петра Людвига «Победи прокрастинацию! Как перестать откладывать дела на завтра».

Вероятно, вас заинтересовало значение слова «прокрастинация» из названия книги?

Это жуткое словечко «прокрастинация»

Несмотря на жутковатое звучание, оно имеет очень простое значение – откладывание. Но ничего общего с ленью прокрастинация не имеет. Это неспособность заставить себя совершать необходимые или желаемые действия.

Вы можете в течение дня заниматься чем угодно, быть загруженными по уши (читаем новости, приклеиваем бирочки, сшиваем бумаги, обсуждаем с коллегами дела в компании, делаем работу за подчиненных, объясняем в десятый раз одно и то же и т.п.), но дела, которые действительно стоит делать, не сдвинутся с места. В результате мы теряем время, которое могли бы потратить с большей пользой.

Избежать этого можно, если вы точно будете знать, что именно нужно сделать сегодня. Скорее всего, вы пробовали составлять списки задач на день. Почему списки задач неудобны:

— в течение дня приходится снова и снова выбирать, что делать дальше из имеющегося списка;

— список не нагляден и приходится постоянно вчитываться в него;

— есть риск включить в список слишком много пунктов (каюсь, постоянно этим грешу);

— сложно расставить приоритеты, проследить взаимосвязи.

Следуем маршруту «Сделать сегодня»

Список Сделать сегодняПоэтому автор книги предлагает другой формат дел — «Сделать сегодня». Это не список – а карта пути в течение дня. Как она выглядит – смотрите на рисунке выше. Шаги составления карты:

— взять лист бумаги и в произвольном порядке записать задачи на день, используя максимально точные формулировки с глаголами;

— разделите большие и объедините мелкие задачи (каждый пункт карты – 30-60 минут);

— расставьте приоритеты цветом, например: красным – важные и срочные, синим – важные и не срочные, зеленым – неважные и срочные (а неважные и несрочные задачи вообще делать не нужно);

— составьте путь выполнения задач (на начало дня ставьте важные задачи, чередуйте текущие и инвестиционные задачи, механические и творческие) и соедините их стрелками;

— наметьте время выполнения;

— зачеркивайте выполненные задачи.

На что еще обратить внимание:

  1. Составляйте список на следующий день в конце предыдущего. И выбрасывайте работу из головы до следующего дня!
  2. Не планируйте все время полностью, оставляйте часть времени (20-50%) на непредвиденные задачи. Иначе вы ничего не успеете, разочаруетесь в планировании и забросите это дело!
  3. Предусматривайте перерывы на отдых и прием пищи. Сходить попить водички или чай с булочкой – это нормально!
  4. Лучше не планировать в списке больше 3-5 задач. Оптимально – 3 задачи.

Система «Сделать все»

Система Сделать всеСписок «Сделать сегодня» по идеям автора книги – это часть общей системы планирования «Сделать все», которая состоит из:

— списка «Сделать»

— списка «Идеи»

— ежедневника.

Список «Сделать» — это задачи, которые нужно решить в ближайшее время. Идеи – это предполагаемые задачи, которые мы не хотели бы забыть, но пока вопрос их решения под вопросом. К одному из этих списков не забудьте добавить мечты, о которых мы говорили здесь. Иначе они так мечтами и останутся!

Папка-уголокВ ежедневник заносятся задачи со сроками – временем и датами (встречи, мероприятия).

Все списки удобно хранить в прозрачной папке-уголок, причем сверху класть список «Сделать сегодня».

В конце каждого дня вы составляете список «Сделать сегодня» на завтра, перенося в него мероприятия из ежедневника, из списков «Сделать» и «Идеи», невыполненные задачи из сегодняшнего списка.

 Запланировать все невозможно!

Что делать с новыми заданиями, которые появились в течение дня:

— сделать сразу;

— найти место в списке «Сделать сегодня»;

— занести в список «Сделать» или «Идеи»;

— записать в ежедневник, если у задачи есть четкое время и дата;

— делегировать;

— послать лесом))).

Тем, кого заинтересовала тема планирования – рекомендации:

— Прочитать на выходных книгу Петра Людвига «Победи прокрастинацию! Как перестать откладывать дела на завтра». Кроме пересказанной мной техники, вы найдете там еще кучу полезных методов и фишечек.

— Составить списки «Сделать» и «Идеи», ежедневно на протяжении 5 рабочих дней составлять списки «Сделать сегодня».

Возможно у вас тоже есть свои «фишки» по планированию дел? Я и мои читатели будем вам признательны, если вы поделитесь ими в комментариях! Не забудьте также прочитать статью-рассуждение, может ли бухгалтер быть счастливым в своей работе.


One comment to this article

  1. Наталья

    on 13 августа 2015 at 10:55 -

    Очень интересная статья. Я впервые узнала о таком методе составления карт. Спасибо.

Добавить комментарий