Входящие первичные документы: необходимость или разная «фигня»?

входящие первичные документыДаже небольшая фирма или индивидуальный предприниматель при ведении бухгалтерского учета сталкивается с огромным количеством всевозможных бумаг. Причем не всегда это документы,  которые напрямую связаны с отчетностью предприятия.  Неотъемлемой частью бизнеса являются входящие первичные документы. Но нужно ли иметь все это множество бумаг всегда под рукой? И наоборот, необходимо ли просить    акты и накладные у нерадивых контрагентов, которые не особо задумываются над своевременностью выставления и правильностью оформления документов?

Когда можно обойтись без нее?

С помощью первичной документации на приобретенные ценности можно документально обосновать ту или иную операцию (сделку) для  учета их стоимости при расчете налоговой базы.

Ст. 252 НК РФ определяет необходимость сбора и структурирования входящих документов. Эта норма  применяется как предприятиями с общей системой налогообложения, так и теми, кто применяет УСН с объектом «доходы минус расходы». В ней сказано, неотъемлемое условие для признания расходов при расчете налога — это экономическая обоснованность учитываемых затрат и их документальное подтверждение.

Термин «экономическая обоснованность» является довольно эфемерным, и при грамотных  действиях налогоплательщика в нем достаточно нелегко усомниться. Более предметным является требование документально подтверждать расходы. И именно отсутствие накладных и актов или же обнаруженные в них погрешности дают возможность инспекторам  снять часть налоговых расходов для  увеличения суммы поступлений в бюджет.

Выходит, что первичка не так уж необходима? Но это только на первый взгляд…

Для тех, кто  применяет налоговую систему, которая ориентирована на учет расходов,  очень трудно переоценить значимость входящей первичной документации. Напротив, «упрощенцы», которые работают по ставке 6%,  не учитывают при расчете налога расходы, и  не заполняют в  книге учета доходов и расходов «расходную» часть.

Также не будут востребованы входящие документы, которые подтверждают расходы при применении единого налога на вмененный доход. Таким образом, в таких случаях говоря об  обязанностях налогоплательщиков по исчислению налога отсутствие первичных документов, которые  подтверждают расходы, не будет считаться наказуемым нарушением.

Тем не менее, все не  так легко, как кажется на первый взгляд. В  Федеральном законе от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ  сказано, что с этого года в обязанности  всех экономических субъектов входит ведение бухгалтерского учета. Данная  норма применяется в том числе и для организаций, применяющих УСН. Исключением являются лишь индивидуальные предприниматели, частнопрактикующие лица, структурные подразделения иностранных компаний.

Основание для записей в регистрах бухгалтерского учета — это и есть  первичная документация. Согласно  п. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ,  необходимо подтверждать каждый факт хозяйственной жизни предприятия путем оформления первичного учетного документа. Таким образом, даже при  применении УСН 6%, у фирмы должны быть в наличие все  входящие документы,  которые отражают происхождение товаров, работ или услуг, полученных фирмой. Кстати, эти документы нужно хранить как минимум пять лет после отчетного года.

Соответственно  при отсутствии первичных документов организация может быть оштрафована на сумму от десяти до тридцати тысяч руб. по ст.120 НК РФ  из-за грубого нарушения учета доходов и расходов.

Помимо этого, должностных лиц данного предприятия могут привлечь к ответственности вследствие грубого нарушения правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а кроме того порядка и сроков хранения учетных документов в виде штрафа размером две-три тысячи руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Наказание не смягчат даже  при отсутствии ошибок в налоговой базе. При искажении любой статьи или строки бухгалтерской отчетности не менее чем на десять процентов вы не  избежите описанной выше административной ответственности.

А также…

Стоит серьезно отнестись к входящей документации  даже не ведущим бухгалтерский учет индивидуальным предпринимателям на упрощенной системе налогообложения 6%. Даже если  не учитывать расходы при подсчете налога расходы, то это не значит, что они вообще отсутствуют.

Любому уважающему себя бизнесмену необходимо проводить оценку собственных затрат, рентабельности коммерческого начинания, да и, наконец, правильности выбора системы налогообложения. В связи с этим входящая первичная документация, если она  учитывается хотя бы для внутренних нужд предприятия, поможет в  оценке структуры затрат, их размеров, даст возможность спланировать расходы  будущих периодов.

Кроме того, проблема правильности и своевременности оформления первичной документации по определенной  сделке, а также ее хранения  является актуальной как при общении с налоговые органы и при определении расходов, как и  при разрешении споров с контрагентами в рамках гражданского законодательства.

Любой сделкой, если речь идет о продаже товаров, оказании услуг или выполнении работ  прежде всего является договор, заключенный письменно или устно  между 2-мя хозяйствующими субъектами. Предмет договора и его цена  являются так называемыми существенными условиями соглашения.

Тем не менее,  текст любого соглашения может содержать и более важные пункты, которые регламентируют порядок поставки товаров, работ или услуг и их оплаты.  Даже подписанный договор даже по истечении срока действия не гарантирует свершение сделки в реальности. Факт передачи покупателю товаров (работ, услуг) в нужном количестве и надлежащего качества, и исполнения обязанностей продавца, можно подтвердить с помощью подписанных накладных и актов.

Следовательно, при оплате сделки авансом  после  подписания документов  заказчик  не имеет права требовать назад перечисленную сумму. И наоборот, если в  условиях договора прописана оплата по факту поставки, то подписанная накладная говорит об обязанности покупателя  перечислить деньги продавцу.

Таким образом, следует  отметить, что только на первый взгляд кажется, что претенциозное отношении к входящей первичке является бесполезной тратой времени и сил. Но как показывает практика, что следствием является не только налоговая экономия, но и стабильность ведения бизнеса в целом. Так что не стоит недооценивать значимость «первички».

Про сроки хранения первичных документов смотрите тут. А про их уничтожение читайте здесь.

А как оцениваете необходимость первичной учетной документации вы? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!


Добавить комментарий