Вчера документ – завтра промокашка: выцветание кассовых чеков

Еще вчера в вашем шкафу лежали документы – кассовые чеки. Сегодня – пустые бумажки, которые ничего не подтверждают и не доказывают. Такая ситуация может стать шоком для бухгалтера-новичка. Как такое могло произойти и можно ли бороться с этим?

Выцветание чеков зависит от способа печати, типа используемой бумаги и краски. Еще существуют кассовые аппараты, работающие по типу старых матричных принтеров. Чеки, полученные от них, если их не хранить на прямом солнечном свете, выцветают очень долго – до нескольких лет.

Другое дело – кассовые аппараты, выдающие чеки по типу струйной печати (печать на термобумаге). Здесь многое зависит от качества используемых материалов. Если материалы очень низкого качества (а какой предприниматель здесь не хотел бы сэкономить), то уже через год, а то и полгода, кассовые чеки превратятся в простые белые бумажки. Информация, которую они содержали, пропадет безвозвратно.

Как «спасти» чеки?

Даже если вы храните чеки в идеальных условиях, вы не застрахованы от выцветания. Поэтому самый распространенный выход из ситуации – делать ксерокопии кассовых чеков. Если таковых у вас множество, то на процедуру уйдет куча времени. Но другого выхода нет. Зато вы будете уверены, что расходы по выцветшим кассовым чекам у вас не снимут при проверке.

Нужно ли ксерокопии чеков обязательно заверять нотариально? Сама по себе копия документа не имеет юридической силы, поэтому должна быть надлежащим образом заверена (п. 2.1.29, 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98).

В законодательстве о налогах и сборах не определено понятие «заверенные должным образом документы». Поэтому можно сделать вывод, что копии чеков заверяются печатью организации и подписью должностного лица (например, руководителя компании).

Что говорит Минфин?

В данной ситуации Минфин великодушно снизошел до налогоплательщиков, разрешив использовать для подтверждения расходов заверенные ксерокопии.

Расходы в целях главы 25 НК – это обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком и направленные на получение дохода (ст.252 НК).

Закон №402 «О бухгалтерском учете» устанавливает, что все хозяйственные операции оформляются оправдательными документами. На их основании ведется учет. При наличных денежных расчетах согласно закону №54-ФЗ применяется контрольно-кассовая техника,  за исключением ситуаций, установленных законодательством.

На чеках, которые выдаются покупателям, отражаются название организации, ИНН, заводской номер кассового аппарата, номер чека, дата и время покупки, стоимость услуги, признак фискального режима. Поэтому чек служит документальным обоснованием для расходов организации.

Минфин сделал вывод, что если кассовые чеки выцветают, то подтверждением расходов будут:

— ксерокопии чеков, заверенные подписями должностного лица, печатью организации;

— приложение оригиналов выцветших чеков.

Письма Минфина от 03.04.2007г. №03-03-06/1/209, от 17.09.2008г. №03-03-07/22.

Как же заверить документ «копия верна» — читайте здесь . Помните, выцветать могут не только кассовые чеки, но и посадочные талоны. А об электронных билетах смотрите тут  .

А как защищаете свои кассовые чеки вы? Как считаете, обязаны ли продавцы предпринимать меры к увеличению сохранности информации на чеке? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!


Добавить комментарий