Учет топливных карт – как работать с ГСМ проще

учет топливных карт

Организации, которым по роду своей деятельности необходим транспорт, неизбежно сталкиваются с расходами на приобретение горюче-смазочных материалов. Как правильно и легко организовать учет топлива и избежать выдачи денежных средств на него в подотчет?

Ответом на это вопрос является приобретение топливных карт. Они позволяют контролировать, где, сколько, когда, по какой цене, и на какую сумму приобретались ГСМ. Спрос на них растет, поэтому организации все чаще сталкиваются с необходимостью правильно организовать учет топливных карт.

Что такое топливная карта?

Топливная микропроцессорная карта (смарт-карта) топливной компании или АЗС является техническим средством учета отпуска нефтепродуктов. Она не является платежным средством, а представляет собой средство строгой отчетности, которое позволяет ее держателю получить определенное количество товара (ГСМ).

Топливные карты бывают:

— нелимитированные – на карту вносится определенное количество топлива, которое может быть получено покупателем без ограничений, в том объеме, которое оно есть на карте;

— лимитированные – также на карту вносится определенное количество топлива, однако на день или месяц устанавливаются лимиты расхода.

Для изменения лимитов карта переформатируется путем подачи заявки в офис поставщика топлива, в котором указываются новые величины лимитов.

Как получить карту?

Обычно техническое обеспечение расчетов с помощью топливных карт производит процессинговый центр, который является центральным пунктом сбора информации по всем карточным терминалам АЗС.

Для приобретения топливных карт необходимо подать заявку и заключить договор с процессинговым центом на поставку топлива. В приложении к договору будет приведен список АЗС, на которых действует карта. При передаче карты составляется товарная накладная (форма № ТОРГ-12).

По договору поставка ГСМ производится путем его выборки на автозаправочной станции поставщика. Выборку топлива можно начинать с даты получения карты, а датой поставки считается дата выборки топлива.

Таким образом, денежные средства, переданные компании-поставщику, являются предоплатой на определенный объем топлива. Момент перехода права собственности на горючее – момент заправки. Согласно договору, поставщик может предупреждать покупателя, когда на карте (фактически – на лицевом счете покупателя) остается предельно-допустимый остаток.

Топливная карта может передаваться покупателю за плату или же бесплатно на условиях возвратности. Это определяется в договоре.

Учет самой топливной карты

Поговорим о том, как ведется учет топливных карт (т.е. самих карт без стоимости ГСМ). Топливные карты, приобретенные за плату, можно принять к бухгалтерскому учету в составе МПЗ по фактической себестоимости (п. 2, 5 ПБУ 5/01). Эти фактические затраты относятся к расходам по приобретению сырья, товаров, материалов и др. МПЗ и являются расходами по обычным видам деятельности.

Стоимость топливных карт можно учесть на счете 10.6 «Прочие материалы», основание – товарная накладная. На конец месяца стоимость топливных карт учитывается в стоимости приобретенного топлива. При этом делаются следующие проводки:

Дебет 60 – Кредит 51 – перечислена оплата за изготовление топливной карты (основание – выписка банка)

Дебет 10 – Кредит 60 – карта отражена в составе МПЗ (основание – товарная накладная, договор на поставку ГСМ)
Дебет 19 – Кредит 60 – учтен НДС по карте (основание – счет-фактура)

Дебет 68 – Кредит 19 – НДС к вычету (основание – счет-фактура, запись в книге покупок)

Дебет 20, 26, 44 – Кредит 10 – стоимость карты списана в расходы (основание – бухгалтерская справка).

Учет выдачи топливных карт

Работник, которому выдана карта, фактически денежных средств на руки не получает, поэтому в бухгалтерском учете не используется счет 71. Также не делается никаких бухгалтерских проводок. Но за движением карт все-таки следует организовать контроль. Учет топливных карт можно вести с помощью специально разработанного журнала, форма которого утверждается в учетной политике. Обычно он содержит:

— дата получения карты сотрудником;

— дата возвращения;

— марка машины;

— государственный регистрационный номер машины;

— ФИО и подпись водителя машины.

Налогообложение расходов на приобретение карты

В учетной политике закрепляется, по какому виду расходов будет отражаться приобретение карт. Этом могут быть материальные расходы, расходы на содержание служебного транспорта, прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

НДС по картам принимается к вычету, когда:

— карта принята на учет;

— имеется счет-фактура;

— карта предназначена для осуществления операций, облагаемых НДС.

Бухгалтерский учет расходов на топливо

Информация с карточных терминалов для обработки передается в процессинговый центр. Сведения обрабатываются, и на их основе поставщик топлива по состоянию на последнее число каждого месяца передает покупателю:

— товарную накладную на топливо;

— счет-фактуру;

— акт сверки взаимных расчетов;

— ежемесячный реестр (отчет) операций по картам.

В документах отражается количество фактически приобретенного топлива. Эти данные сверяются с отчетами водителя, где обобщается информация из путевых листов и полученных при заправке чеков терминалов АЗС.

Товарная накладная и реестр операций служат основанием для принятия топлива на учет по субсчету 10-3 «Топливо». Списание израсходованного бензина производится на основании путевых листов.

Бухгалтерские проводки по расчетам за топливо будут иметь вид:

Дебет 60.2 – Кредит 51 – перечислена предоплата за топливо (основание – выписка банка)

Дебет 10.3 – Кредит 60.1 – принято к учету топливо, полученное по топливной карте (основание – договор поставки ГСМ, отчет и товарная накладная поставщика)

Дебет 19 – Кредит 60.1 – учтен НДС (основание – счет-фактура)

Дебет 68 – Кредит 19 – учтен НДС (основание – счет-фактура, запись в книге покупок)

Дебет 60.1 – Кредит 60.2 – зачет предоплаты (основание – бухгалтерская справка, акт сверки взаимных расчетов)

Дебет 20, 26, 44 – Кредит 10.3 – списана стоимость израсходованного топлива  (основание – бухгалтерская справка, путевой лист).

Налогообложение расходов на топливо

Расходы на топливо для целей налогообложения прибыли признаются расходами по обычным видам деятельности. Они относятся к материальным расходам или к расходам на содержание служебного транспорта. Для уменьшения налогооблагаемой прибыли они должны (ст. 252 НК):

— быть экономически обоснованными (т.е. находиться в пределах утвержденных норм расхода топлива);

— документально подтвержденными;

— производиться для деятельности, направленной на получение дохода.

НДС по топливу можно принять к вычету, когда

— топливо принято на учет;

— имеется счет-фактура;

— топливо предназначено для осуществления операций, облагаемых НДС.

Следует особо отметить удобство формы расчетов с использованием топливных карт. Во-первых, не приходится выдавать деньги в подотчет, обрабатывать авансовые отчеты и следить за правильностью оформления каждого документа при каждой заправке. А если они происходят ежедневно? Тогда количество таких документов просто зашкаливает.

Во-вторых, в конце месяца покупатель получает полный пакет документов, чтобы принять к учету топливо, учесть его в расходах в бухгалтерском и налоговом учете.

О том, как заполнять путевые листы, читайте здесь. А информацию о том, как нормируются расходы на топливо, смотрите тут. Если вы на УСН, то об учете расходов на топливо читайте в этой статье.

А как относитесь вы к возможностям расчетов по таким картам? А может, вы уже их используете? Насколько это удобно для вас? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

3 комментария

  1. Андрей

    on 23 февраля 2013 at 19:37 -

    В задачах учёта топлива, наверное первой проблемой, которой стоит изначально озаботиться, является борьба с прямыми хищениями и сливами.
    Поэтому внедрение систем контроля топлива, с установкой датчиков топлива, позволяет контролировать не только заправки, а так же расход топлива и уж конечно все сливы и несанкционированные заборы топлива, контролируя топлива в режиме 24/365 и отсылая данные операторам парка машин «что, где, когда». Координаты со спутников и данные с топливных датчиков.

  2. Аля

    on 25 февраля 2014 at 11:00 -

    Наша компания пользуется топливными картами, у нас почти 1000 шт. т.к. машин много, контролировать кто и где заправился очень сложно. Участились кражи карт и несанкционированные заправки чужого транспорта, мы это можем обнаружить только в конце месяца, когда загружаем отчет поставщика. Когда будет на заправке оператор проверять в программе разрешенное к заправке транспортное средство? Корпоративным клиентам надо будет только указать в системе(личный кабинет) какие тс(данные ПТС или хотя бы гос. номер) могут заправляться по картам договора(или по конкретной карте). Развивать надо систему для корпоративных клиентов! возьмите за пример операторов сотовой связи.

  3. Кирилл

    on 23 августа 2014 at 20:18 -

    Работаем по топливным картам уже давно. После заключения договора есть возможность видеть все данные в личном кабинете. Отслеживаем в нем всю аналитику. например, можно ранжировать АЗС по ценам на топливо в зависимости от видов используемого топлива, можно прослеживать динамику потребления топлива, можно сравнивать средние цены на топливо в регионе с ценой операций обслуживания по картам и исходя из этих данных строить маршруты водителей.

Добавить комментарий