Учет пластиковых карт – еще один шаг к безналичному будущему

Учет пластиковых карт

Безналичные расчеты занимают все большее место в жизнедеятельности организаций. Одним из современных и удобных средств расчетов с контрагентами, оплаты представительских и командировочных расходов являются корпоративные пластиковые карты. Учет пластиковых карт и операций по ним имеет некоторые особенности, которые мы осветим в этой статье.

Что такое корпоративная пластиковая карта?

Чтобы знать, в каком порядке вести учет пластиковых карт, познакомимся с ними поближе. Любая банковская пластиковая карта – это именное платежное средство, которое предназначено для получения наличных со счета в банках и банкоматах, а также для оплаты товаров и услуг. Выпуск и использование пластиковых карт регулируется Положением Банка России № 266-П от 24.12.2004 г. «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт».

Корпоративная карта заводится на конкретное физическое лицо – сотрудника организации. При этом данный сотрудник распоряжается средствами организации, находящимися на одном из ее счетов. К одному специальному карточному счету могут открываться несколько карточек – на разных работников организации.

Особенность расходования денежных средств через корпоративную пластиковую карту зависит от ее вида:

— расчетная карта – расходуются денежные средства компании, находящиеся на ее банковском счете в пределах установленного лимита;

— кредитная карта – денежные средства предоставляются банком также в пределах установленного лимита.

Возможности корпоративных карт для расчетов

Использование корпоративных пластиковых карт позволяет работнику:

— оплачивать хозяйственные, командировочные, представительские расходы в рублях и валюте;

— оплачивать товары и услуги на предприятиях торговли и сервиса при условии наличия у продавца оборудования для приема платежей по банковским картам;

— снимать наличные денежные средства в банкоматах, филиалах, кассах дополнительных офисов в рублях и иностранной валюте.

Преимущества корпоративных пластиковых карт

Корпоративные пластиковые карты по сравнению с другими инструментами расчетов обладают рядом преимуществ, среди которых возможности:

— производить оплату товаров, услуг, работ в любой точке мира;

— получать наличные через кассы банка и банкоматы по всему миру;

— вносить через банкоматы наличные на счет;

— выдача денежных средств в подотчет, минуя кассу, что экономит временные затраты и операционные расходы на получение наличных в банке;

— дистанционного управления счетом через интернет-банк;

— совершать платежи на любые суммы, ограничение на расчеты наличными при платежах с помощью банковских карт не распространяется.

Как оформить корпоративную карту

Для оформления корпоративных карт и совершения операций с ними необходимо открыть специальный банковский счет. Для этого:

1. Представить в банк комплект документов для заключения договора на открытие рублевого (валютного) карточного счета. Перечень документов дает банк.

2. С банком заключается договор о выпуске и обслуживании корпоративных пластиковых карт, в котором отражаются сведения о работниках, на которых они будут выпущены.

3. К договору о выпуске карт прилагается:

— список сотрудников, на которых будут выпущены карты;

— заявления сотрудников о согласии на выпуск карт;

— доверенности от организации на сотрудников – будущих держателей карт.

Перечень работников, которые будут использовать корпоративные карты, следует закрепить в приказе руководителя организации. Также составляется и утверждается порядок использования карт, в котором оговаривается:

— срок предоставления отчета о расходовании средств по карте;

— обязанность сотрудника прилагать к отчету документы, подтверждающие целевой характер расходов.

Учет пластиковых карт  ведется бухгалтером в специальном регистре, в котором указываются  ФИО держателей, номера карт, дату выдачи карт сотрудникам и их возврата. Факт выдачи карты работнику удостоверяется его подписью и подписью бухгалтера.

Извещать ли налоговую?

Как следует из пп.1 п.2 ст.23 НК, об открытии специального счета, также как и при открытии других банковских счетов, организация должна сообщать в налоговую инспекцию в течение 7 дней. Форма для извещения утверждена приказом ФНС № ММ-7-6/475@ от 28.09.2009 г.

Согласно пп. 1 п. 3 ст. 28  закона № 212-ФЗ от 24.07.2009 г. в течение 7 дней  информацию об открытии счета необходимо также представить в ПФР и ФСС.

Извещать налоговую и фонды придется, если открывается новый счет на основании нового договора с банком. Если корпоративная карта выдается к уже имеющемуся счету, то в этом случае информирование не производится.

Учет расчетов с банком

Для учета расчетов по корпоративным пластиковым картам предназначен субсчет «Специальный карточный счет в банке» на счете 55 «Специальные счета в банках». Необходимость открытия дополнительных субсчетов второго порядка определяется условиями договора с банком.

Например, если в договоре прописано наличие на счете неснижаемого остатка (постоянно сохраняемой минимальной суммы), то могут быть открыты 2 субсчета:

— «Специальный карточный счет – платежный лимит»;

— «Специальный карточный счет – неснижаемый остаток».

Если к специальному карточному счету привязано несколько корпоративных карт, то для организации аналитического учета удобнее всего, если каждой карте будет соответствовать отдельный субсчет. При этом в банк при перечислении денег на карточные счета передают ведомость, в которой прописываются номера карт и данные держателей, а также суммы для зачисления на каждую карту.

Проводки:

Дебет 55 – Кредит 51 (52) – на карточный счет перечислены денежные средства с расчетного (валютного) счета

Дебет 91 – Кредит 55 – оплачены банковские услуги за обслуживание карточного счета.

Выдача денег под отчет по карте

Денежные средства считаются выданными работнику в подотчет, когда они списываются со счета. Выписка банка по карточному счету (реестр платежей, или электронный журнал) обычно поступает с небольшой задержкой. Поэтому возможно 2 варианта:

1. Первичные документы от работника, подтверждающие расходы, поступили раньше выписки банка о списании денег с карточного счета. Тогда будут такие проводки:

Дебет 71 – Кредит 57 – получены наличные работником с карточного счета через банкомат (основание – слип банкомата)

Дебет 10 (20, 23, 25, 26, 44 и др.) – Кредит 71 – отражены расходы подотчетного лица (основание – авансовый отчет)

Дебет 19 – Кредит 71 – НДС по расходам подотчетного лица (основание – авансовый отчет)

Дебет 57 – Кредит 55 – денежные средства списаны с карточного счета (основание – выписка банка)

2. Выписка банка поступила раньше авансового отчета от работника: счет 57 не используется, сразу можно сделать проводку:

Дебет 71 – Кредит 55 – денежные средства списаны с карточного счета.

Если оправдательные документы отсутствуют

Если работник не может представить оправдательные документы, подтверждающие расходы, а списание наличных денег с карточного счета произведено, то задолженность работника отражается проводкой:

Дебет 73 – Кредит 55.

Возмещение израсходованных сумм производится:

— наличными через кассу: Дебет 50 – Кредит 73;

— из заработной платы: Дебет 70 – Кредит 73.

Особенности учета по пластиковым картам

В случае использования кредитных пластиковых карт следует помнить про нормирование процентов по кредиту в целях налогообложения прибыли. Предельный размер процентов, который можно учесть в расходах для налогообложения прибыли, равен (ст. 269 НК):

— при кредите в рублях не более ставки рефинансирования * 1,8

— при кредите в валюте не более ставки рефинансирования * 0,8.

При использовании пластиковых карт в валюте возникают курсовые разницы, которые отражаются на дату покупки (продажи) валюты (пп. 6 п. 7 ст. 272 НК РФ, пп. 7 п. 4 ст. 271 НК РФ) и относятся к внереализационным расходам (доходам) (п.2 ст. 250 НК РФ).

Расходы по обслуживанию пластиковых карт на УСН

Организации на УСН с объектом налогообложения «доходы – расходы» имеют право уменьшить налоговую базу на стоимость услуг банка (пп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК), в том числе и на сумму  комиссии по открытию и ведению карточного счета. Затраты на УСН списываются после их осуществления и оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Поэтому если организация оплатила услуги банка по ведению карточного счета единовременно за весь год, то эти расходы будут признаваться постепенно, в последние дни каждого месяца.

О том, какие документы предоставляются при открытии расчетного счета, читайте здесь. Какие органы и как уведомлять об открытии счетов – об этом информация тут. Чем может вам помочь клиент-банк – читайте в этой статье.

А как вы относитесь к повсеместному распространению банковских карт? Значительно ли они облегчают расчеты и работу бухгалтера? Использует ли ваша организация пластиковые карты? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

One comment to this article

  1. Ирина

    on 26 июня 2012 at 15:35 -

    На данный момент в России нет ни одного порядочного банка с которым бы можно было иметь дело. Проценты грабительские. Да еще дурят народ просиш одно, а они делают вид что тебя не понимают и гнут свою палку и приходится все проблемы решать через суд, где тоже тратятся деньги не банка а самого предпринимателя. Наша банковская система еще не готова к этим работам. Чтобы снять наличку берется 2%, а обслуживание запредельное.

Добавить комментарий