Составил? Сбереги! Поговорим о хранении первичных документов

Хранение первичных документовПервичные учетные документы – основа для правильности ведения всего бухгалтерского учета, поэтому традиционно их составлению уделяется повышенное внимание. Ведь если документ составлен неверно, то и учет будет недостоверным.

Но вот документ исполнил свою задачу, значит ли это, что ему больше не место в вашем рабочем шкафу? Вовсе нет. Его роль еще далека от завершения. «Первичку» еще необходимо сохранить.

Есть такие варианты хранения первичной документации:

— хранение документов в самой организации;

— сдача документов на хранение в частный или государственный архив.

Как хотим, так и храним?

Хранение первичных документов во многом зависит от бухгалтера, от способов ведения бухгалтерского учета, видов деятельности и размера предприятия.

По сложившимся правилам первичные документы, которые подверглись обработке, подшиваются в отдельные папки, соответствующие участку (документы по банку, по кассе, по материалам и т.д.) в хронологическом порядке.

В каждой организации могут быть свои правила, например, выписанные счета на оплату могут подшиваться не в отдельную папку, а находиться вместе с платежными документами, командировочные удостоверения могут храниться с авансовыми отчетами по командировкам. Главное, чтобы вы сами понимали логику хранения и могли в любой момент найти требующийся документ.

Важно: счета-фактуры хранятся в специальных журналах.

Если организация большая, документов большое количество, места для их хранения не хватает, а сроки для уничтожения еще не подошли, то можно сдать их на хранение в государственный или частный архив.

Хранение в Росархиве

Для передачи документов на хранение в Росархив, с его территориальным отделением заключают договор. В нем указывается, что работники архива имею право приходить с проверками на предприятие. Однако такой проверки пугаться не следует, она проводится если:

— по решению суда, например, если вы не выдали справку какому-то из работников, тогда проверяется, есть ли на предприятии информация, которая позволит ее составить;

— по приглашению трудовых инспекторов при нарушении порядка ведения кадровых документов. В этом случае вы получите рекомендации по работе с документами.

Если вы сдали документы на хранение в архив, то без разрешения сотрудников архива нельзя их уничтожить. Акт об уничтожении должен содержать подпись работника архива.

Частный архив

Частная архивная организация также может оказать вам услуги по хранению документов. Она же может помочь и с их уничтожением.

Независимо от того, заключили вы договор с Росархивом или нет, есть случаи, когда столкнуться с ним придется в любом случае. Речь идет о ликвидации предприятия без правопреемника.

В Росархив придется сдать:

— документы по работникам: лицевые счета, учетные карточки, расчетные и платежные ведомости;

— документы, срок хранения по которым еще не истек;

— учредительные документы.

Получается, что мало просто верно оформить документы и отразить их в учете. Хранение первичных документов – логичное продолжение их судьбы.

О том, какая ответственность предусмотрена за хранение первичных документов, читайте здесь . А сроки хранения документов смотрите тут.

А как вы храните документы? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!


6 комментариев

  1. Анна

    on 27 ноября 2013 at 18:36 -

    Добрый день!
    Хотелось спросить следующее: мы в ИП не ведем лицевые счета. Что нам следует хранить по зарплате 75лет? Либо нужно сейчас за все года ведения трудовой деятельности заполнить лицевые счета работников?

  2. admin

    on 9 декабря 2013 at 20:04 -

    Играет роль не то, что вы организация или ИП, а работодатель. И данные по начислениям работников вы также обязаны сдавать в архив.

  3. Анна

    on 12 декабря 2013 at 16:11 -

    Про архив я поняла. Еще раз уточню, на данный момент у нас нет лицевых счетов работников. Их нужно сейчас сделать за все годы деятельности или в данном случае хранить ведомости выдачи зарплаты? Спасибо

  4. admin

    on 13 декабря 2013 at 16:14 -

    Да, если есть возможность, восстановите лицевые счета. Ведомости вы скорее всего подшиваете к кассовым документам и храните 5 лет.

  5. Анна

    on 17 декабря 2013 at 12:39 -

    Спасибо, Юля. Еще вопрос. У нас небольшие ИП. Можем мы просто уничтожить документы, у которых прошел срок давности (график отпусков, кассовые книги) или обязательно составлять комиссию, издавать приказы, акты?

  6. Анна

    on 18 декабря 2013 at 19:20 -

    Юля, а лицевые счета гр 1-16 мы переносим из года в год или пишем только на текущий? спасибо.

Добавить комментарий