Считаем правильно сроки хранения первичных документов

сроки хранения первичных документовДокументы – такая вещь, без которых никуда в жизни современного предприятия. Без бумажки ты, как говорится, никто. И если вдруг вы не обеспечили сохранность какого-то документа, то доказать, что он существовал, вряд ли возможно.

Поэтому нормативными документами четко прописываются сроки хранения первичных документов, которые обязаны соблюдать все предприятия, дабы не иметь нежелательных проблем в виде штрафов и доначислений налогов.

Документы налогового учета

Сроки хранения первичных документов различные нормативные акты определяют неодинаково. Согласно ст.23 НК определено, что данные бухгалтерского учета и остальные документы, которые необходимы для расчета и уплаты налогов, сохраняются организацией в течение 4 лет.

Особое внимание следует обращать на документы, подтверждающие суммы убытков, переносимых на будущее по ст.283 НК. Их сохранность обеспечивается в течение всего периода, когда организация уменьшает налоговую базу текущего периода на величину ранее полученных убытков.

Бухгалтерские документы

Другую точку зрения высказывает Минфин. Согласно правилам бухгалтерского учета первичные учетные документы должны храниться в организации в течение 5 лет. Налицо противоречие.

Однако в письме от 09.02.1999г. №04-01-10 чиновники Минфина отметили, что противоречий между сроками хранения документов нет. Просто одни документы используются для целей бухгалтерского учета, а другие – для налогового. Но по какому принципу нужно делить документы на бухгалтерские и налоговые, так и остается загадкой.

Архивное законодательство

Кроме бухгалтерского и налогового законодательства, сроки хранения документации устанавливает архивное законодательство. Существует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций, в котором указаны сроки их хранения (утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010г. №558). В нем устанавливается, какие виды документов и в течение каких сроков должны храниться.

Перечень для первичной бухгалтерской документации устанавливает срок хранения 5 лет. Исключение – лицевые счета работников (а если их нет, то расчетные или расчетно-платежные ведомости) – они хранятся 75 лет.

Сроки хранения документов в АО устанавливаются постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003г. №03-33/пс.

Срок хранения начинает исчисляться с 1 января года, который следует за годом оформления документа.

Организации дается право самостоятельно определить, где хранить документы. Можно это делать на самом предприятии, или же сдать документы на хранение в государственный или частный архив.

О том, как уничтожить первичные документы, сроки которых прошли, читайте здесь . Какая ответственность предусмотрена за хранения документов, смотрите тут.

А какие сроки хранения первичных документов используются на вашем предприятии? Уничтожаете ли вы их сразу после окончания срока или бережете еще пару лет? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!


Добавить комментарий