Использование электронных документов: путь в будущее

использование электронных документовПрошли те времена, когда бухгалтер работал только с бумагами. Конечно, бумажные документы и сейчас еще никуда не исчезли, но использование электронных документов все больше набирает обороты. Уже немыслима работа бухгалтерии без электронного обмена платежными документами с банком, бухгалтерская и налоговая отчетность предпочтительно принимается налоговыми органами и фондами в электронном виде.

Новый закон «О бухгалтерском учете» уделил достойное место электронным документам. Электронные счета-фактуры могут использоваться наравне с бумажными. Но до сих пор возникают споры по поводу полной замены бумажного документа его электронным аналогом.

Законодательно возможность использования электронных документов была установлена не так давно. Федеральный закон №63-ФЗ от 06.04.2011г. «Об электронной подписи» закрепил равнозначность применения информации в электронной форме, подписанной квалифицированной электронной подписью и документа на бумажном носителе, подписанного собственноручной подписью. Исключением является требование, установленное федеральными законами, составлять документ исключительно на бумаге.

Сдавать отчетность в электронном виде предписано ст.80 НК РФ. Если среднесписочная численность организации за предыдущий календарный год больше 100 человек, то отчитываться перед налоговой инспекцией они обязаны по телекоммуникационным каналам связи по установленным форматам. Это же касается вновь созданные компании с численностью работающих больше 100 человек.

Сейчас существуют отчетность в электронном виде:

— налоговые декларации (Приказ ФНС России от 04.03.2010г. №ММ-7-6/96@)

— бухгалтерская отчетность (Федеральный закон от 06.12.2011г. №402-ФЗ “О бухгалтерском учете”)

— таможенные декларации (ст. 180 ТК ТС)

— отчетность в ПФР и ФСС – персонифицированная и реестр застрахованных лиц (ч.10 ст.15 Федерального закона от 24.07.2009г. №212-ФЗ “О страховых взносах…”).

Можно применять так же:

— счета-фактуры (ст.169 НК РФ)

— книги продаж, покупок, журналы регистрации счетов-фактур

— первичные и сводные документы учета (Федеральный закон от 06.12.2011г. №402-ФЗ “О бухгалтерском учете”).

Здесь надо заметить, что первичные документы хоть и могут составляться как на бумаге, так и в электронном виде, но не всегда электронный вариант заменяет бумажный носитель.

Так, чиновники Минфина предупреждают, что электронный документ, подписанный неквалифицированной подписью в целях налогового учета, не признается равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручно (Письмо Минфина России от 20.12.2012г. №03-03-06/1/710). Таких случаев, когда электронный документ, подписанный неквалифицированной подписью, признан равнозначным бумажному аналогу ни в Налоговом кодексе, ни в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» не определяется.

Необходимо представлять другие доказательства, дополнительные, чтобы доказать расходы. Подтверждениями могут быть кассовые документы – чеки ККТ, чеки, слипы терминалов при расчетах работниками компании банковскими картами, банковские выписки тех кредитных учреждений, в которых работникам открыты счета.

При внедрении электронного документооборота и системы электронной отчетности за последние годы накопилась определенная судебная практика. Рассмотрим основные моменты, вызывающие неоднозначное толкование.

— организация отправки отчетности в электронном виде требует следить за отсутствием технических ошибок, иначе доказать свою правоту можно будет только через суд (Постановление ФАС МО от 19.10.2010г. №КА-А40/12165-10);

— с оператором связи (уполномоченной организацией) необходимо заключить договор, чтобы приобрести электронную подпись;

— порядок электронного документооборота нужно закрепить в локальном нормативном акте организации. Налоговое законодательство делает различие между видами носителей информации, но не ограничивает налогоплательщиков в выборе способа представления отчетности (Постановление ФАС МО от 19.10.2010г. №КА-А40/12165-10);

— форма первичных документов и отчетности должна четко соблюдаться. Как указано в п. 6.10. Приказа ФНС России от 10.12.2002г. №БГ-3-32/705@ считается, что бухгалтерская отчетность или декларация представлены в контролирующий орган, если у налогоплательщика есть подтверждение, подписанное ЭЦП оператора связи (Постановление ФАС ЗСО от 24.01.2007г. №Ф04-8916/2006(30071-А45-41));

— документы, подтверждающие время передачи отчетности, нужно распечатывать и хранить в бумажном виде (Постановление ФАС МО от 19.10.2010г. №КА-А40/12165-10).

Внедряя использование электронных документов на предприятии, необходимо помнить, что существует риск неправомерного использования электронной подписи, к примеру, при перечислении денег с расчетного счета. В определении ВАС РФ от 23.05.2011г. №ВАС-6414/11 по делу №А63-6446/2010 сделан вывод, что банк не представил доказательства передачи электронного ключа организации после его генерирования и в последующем с его помощью были списаны денежные средства со счета.

Несмотря на все сложности, электронные документы очень упрощают работу и жизнь компаний по всему миру. Применяя расчеты в электронном виде, оформляя первичные документы, отчитываясь перед контролирующими органами и получая различные государственные услуги, многие предприятия и организации освобождают себя от бумажной рутины и лишних расходов. И теперь уже не вызывает сомнений, что электронные документы – это наше будущее.

Про электронные счета-фактуры читайте здесь. Какая ответственность предусмотрена за несоблюдение порядка хранения документов, смотрите тут .

А ваша компания пользуется электронными документами? Нравится ли вам работать с ними? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!


One comment to this article

  1. Александр Выборнов

    on 6 февраля 2013 at 21:55 -

    В середине 90-х я руководил электромонтажным кооперативом, и пережил столько заморочек с налоговой инспекцией, что теперь меня никакими ватрушками не заманить в «юридическое лицо».
    Поневоле вспоминается наш незабвенный автор красивых афоризмов — Черномырдин с его «хотели как лучше, а получилось как всегда».
    У него еще такое есть — «Больше ничего не скажу, а то опять чего-нибудь скажу…»….)))

Добавить комментарий