Если работник потратил свои деньги

Одна из ситуаций, которая встречается в жизни любого бухгалтера, особенно в небольшой фирме, развивается примерно по такому сценарию. Директор вызывает вас к себе и торжественно выдает нечто в таком духе: «Леночка, я тут купил для работы «…», стоит «…» руб., оформи все это дело и выдай мне деньги». Что делать в такой ситуации? Не паникуем, не рвем на себе волосы, а зададим директору несколько уточняющих вопросов:

1. Где была сделана покупка?

2. Сохранились ли подтверждающие документы по покупке?

3. Кто и каким образом будет пользоваться приобретением?

Предположим, что директор был достаточно благоразумен, чтобы сделать покупку в магазине, а не с рук в подземном переходе, какие-то документы у него сохранились, а покупка действительно произведена для нужд компании. Ситуацию, когда директор тратит деньги направо и налево для своих целей за счет средств компании, мы рассматривать здесь не будем, это тема для отдельного, не менее интересного договора.

Подотчет или компенсация затрат

Один из дискуссионных вопросов, который возникает, когда работник, в том числе директор, тратит свои деньги для покупки чего-то для компании, — является ли он в такой ситуации подотчетным лицом или нет? От этого зависит использование одного из счетов бухгалтерского учета для отражения расчетов с работником, составление авансового отчета, а также оформление других документов и расчет налогов.

Единого мнения по этому вопросу нет. Вот несколько точек зрения:

1. Для отражения расчетов используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», независимо от того, что формально деньги выдаются  постфактум (самая распространенная точка зрения). Расходы подотчетного лица компенсируются согласно авансовому отчету с приложенными оправдательными документами.

Сразу отметим, что прямого запрета сначала произвести расходы за счет средств сотрудника, потом оформить это авансовым отчетом, отнести в расходы организации и компенсировать затраты работнику, законодательство не содержит.

В бланке авансового отчета предусмотрен случай перерасхода подотчетной суммы. Покупка полностью из личных средств сотрудника может рассматриваться как частный случай такого перерасхода.

2. Поскольку расходы компенсируются после из совершения, деньги под отчет не выдаются, подотчетное лицо отсутствует. Поэтому авансовый отчет не составляется. Для отражения расчетов используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (который однако не корреспондирует по Плану счетов с дебетом счетов 20,23, 25, 26, 44) или счет 76 «Расчет с разными дебиторами и кредиторами».

Действие по договору поручения

Давайте немного подробнее обсудим вторую точку зрения, которая поддерживается нормами гражданского законодательства. Работник делает покупку, рассчитывая, что приобретенным товаром сам пользоваться не будет, а передаст его организации. Также он предполагает, что организация ему возместит произведенные расходы.

Действия сотрудника совпадают по смыслу с действиями поверенного по договору поручения (ст.971 ГК): одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. Права и обязанности по сделке, совершенной поверенным, возникают непосредственно у доверителя.

Однако разумно предположить, что если такие «неожиданные» траты возникают постоянно, то каждый раз составлять письменный договор поручения, да еще и задним числом, не слишком удачная идея. И здесь уместно вспомнить, что изначально мы вели речь о расходах, которые произвел директор. А он имеет право действовать от имени организации без доверенности, на основании Устава.

Оформление документов

Какие документы вам потребуются для принятия к учету расходов:

1. Локальный нормативный акт (например, приказ), который составляется на каждый год. В нем определяется перечень сотрудников (ничто не мешает включить туда и директора), которым разрешается тратить свои средства на расходы организации с последующим возмещением расходов. Также приводится список разрешенных расходов (например, канцелярские товары, средства бытовой химии и др.). В этом приказе уместно утвердить и список работников, имеющих право на получение денежных средств под отчет.

Во исполнение приказа работникам (кроме директора) могут выдаваться доверенности, которыми они будут пользоваться при оформлении первичных документов в процессе покупок.

2. Служебная (объяснительная) записка или отчет о покупке (с формулировкой типа: прошу возместить расходы, понесенные в интересах ООО «…» в сумме … руб.). Если расходы произвел не директор, то на данных документах ставится его виза с решением компенсировать расходы.

3. Авансовый отчет (если вы решите его составлять) и (или) приказ (распоряжение) о выплате компенсации.

4. Документы, подтверждающие понесенные расходы (кассовые и товарные чеки, накладные и т.п.). Оптимально, если они будут составлены не на работника, а на предприятие.

Налоговые «итоги»

Обязанности удержать НДФЛ с суммы, выплачиваемой работнику, отсутствует, поскольку она имеет характер возмещения понесенных расходов, экономическая выгода у физического лица не возникает (письмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65). Страховые взносы также начислять не нужно.

Произведенные расходы можно признать при расчете налога на прибыль, если они экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода (п.1 ст.252 НК).

Если документы, подтверждающие покупку, у работника не сохранились, то даже если вы будете возмещать произведенные расходы, возникнет обязанность удержать НДФЛ с сумм возмещения и начислить страховые взносы. В расходы по налогу на прибыль такие расходы принимать нельзя.


One comment to this article

  1. Балаш Владимир

    on 12 сентября 2014 at 23:00 -

    Сотрудники часто тратят деньги на разные нужды. Главное проверять все это.

Добавить комментарий