Аренда автомобиля у работника: повышаем мобильность бизнеса

Каждый руководитель организации стремится, чтобы его организация работала быстрее и эффективнее. В современных реалиях одним из условий быстроты и мобильности является использование транспорта. Между тем, не каждая организация может позволить себе его покупку. Среди основных способов решения этой проблемы – использование одним или несколькими работниками своих автомобилей с выплатой компенсации или аренда транспорта у сотрудников. О первом варианте мы уже говорили. В этой статье мы поговорим, как оформляется аренда автомобиля у работника.

Что за договор?

Аренда автомобиля у работника означает заключение с ним официального договора аренды транспортного средства. Есть два варианта таких договоров:

— без экипажа: арендодатель (работник) предоставляет арендатору (организации) автомобиль во временное владение и пользование (ст.642 ГК);

— с экипажем: арендодатель предоставляет арендатору автомобиль и оказывает услуги по управлению им и его технической эксплуатации (ст.632 ГК).

При заключении договора аренды в нем необходимо как можно подробнее прописать его технические характеристики, которые позволяют однозначно идентифицировать используемый автомобиль:

— марка автомобиля и год его выпуска;

— номер двигателя и кузова;

— государственный регистрационный номер.

Эти данные можно перенести из свидетельства о регистрации машины и паспорта транспортного средства. Только если по описанию можно однозначно установить, какой именно автомобиль арендуется, договор аренды считают заключенным.

Документы на машину

Чтобы иметь возможность эксплуатировать автомобиль, арендатору потребуются следующие документы:

— свидетельство о регистрации;

— талон техосмотра;

— техпаспорт;

— страховой полис ОСАГО (если его передача оговаривается в договоре).

Если работник не передает арендатору полис ОСАГО, то организация самостоятельно оформляет страховой полис. Если полис передается работником, то нужно обратить внимание на то, кто допускается к управлению. При указании неограниченного круга лиц ничего дополнительно не потребуется. Если же управлять автомобилем будут лица, не указанные в полисе, то придется вносить в него изменения.

Что включается в расходы организации

Если имеет место аренда автомобиля у работника, транспортный налог по арендуемому автомобилю организация не платит. Согласно ст.357 НК налог платит лицо, на которое автомобиль зарегистрирован, т.е. сам работник.

В расходы организация (как на УСН, так и на ОСНО) может включить:

— затраты на ГСМ и др. расходы, которые связаны с эксплуатацией автомобиля;

— суммы выплачиваемой арендной платы.

Страховые взносы и НДФЛ с арендной платы

Арендная плата, выплачиваемая работнику, является по Налоговому кодексу (пп.4 п.1 ст.208) его налогооблагаемым доходом. Поэтому применяются ставки 13% для резидентов и 30% для нерезидентов. НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате.

С суммы арендной платы страховые взносы не начисляют, т.к. это выплаты по гражданско-правовым договорам, связанные с передачей имущества в пользование. Основание: ч.3 ст.7 закона №212-ФЗ от 24.07.2009 г., ст. 606, 642 ГК РФ.

Однако в полном объеме это справедливо только на договоры, которые предусматривают аренду без экипажа. Если же имеет место аренда с экипажем, то такой договор является смешанным: содержатся элементы обычного договора аренды и договора оказания услуг.  Вознаграждение, которое относится к оказанию услуг, облагается страховыми взносами в ПФР и ФОМС. Взносами в ФСС такие выплаты не облагаются.

Если в договоре оплата услуг по управлению автомобилем отдельно не выделяется, то подписывается дополнительное соглашение, в котором стоимость аренды и стоимость услуг обозначены отдельно.

Пример

ООО «Хозяюшка» занимается оптовой торговлей и находится на УСН с объектом «доходы – расходы». Для доставки товаров покупателям в июне 2012 года организация заключила договор аренды автомобиля с экипажем с Ромашкиным Р.Р. (1975 г.р.). Срок договора с 1 по 30 июня 2012 года. Стоимость услуг Ромашкина по управлению автомобилем – 10 000 руб., аренды автомобиля – 8000 руб.

За июнь на стоимость услуг водителя начислены страховые взносы:

— в ПФР:

на страховую часть: 10 000 * 16% = 1 600 руб.

на накопительную часть: 10 000 * 6% = 600 руб.

— в ФОМС: 10 000 * 5,1% = 510 руб.

Со всей суммы дохода удержан НДФЛ:

18 000 * 13% = 2 340 руб.

Сумма выплат за аренду и услуги выплачена Ромашкину на его карточный счет 02.07.2012 г. по платежному поручению от 02.07.2012 г. №540. В этот же день уплачены страховые взносы по платежным поручениям №№541-543.

В книге доходов и расходов сделаны записи:

При использовании общей системы налогообложения расчеты будут те же самые, только отражаться записи будут в регистрах налогового учета и отдельно – в бухгалтерском учете. В бухгалтерском учете будут такие проводки:

Дебет 20 (26, 44) – Кредит 73 – на сумму 18 000 руб. — расходы на аренду автомобиля списаны на расходы

Дебет 20 (26, 44) – Кредит 69 – на сумму  2710 руб. — начислены страховые взносы с услуг по управлению

Дебет 73 – Кредит 68 – на сумму 2 340 руб. — удержан НДФЛ с выплат по аренде

Дебет 73 – Кредит 50, 51 – на сумму 15 660 руб. — сумма арендной платы выплачена работнику.

О том, как учитывать другие расходы на аренду, читайте здесь. О нормировании расходов на топливо смотрите тут. О том, как заполнить путевые листы, без которых не получится списать расходы на ГСМ, информацию ищите здесь. Повысить удобство расчетов за ГСМ вам помогут топливные карты — о них читайте здесь.

А вы используете аренду автомобиля у работников, с экипажем или без него? Удобнее ли это, чем приобретение собственного транспорта? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Вам может быть интересно:

Компенсация за использование личного автомобиля – хватит ли на бензин? Расходы на мобильную связь – каприз организации или требование бизнеса? Повышаем эффективность работы бухгалтерии Доплата до фактического заработка – повышаем лояльность работников Подотчётные суммы – безналом на карту сотрудника, возврат неиспользованных подотчётных сумм, подотчёт и компенсация затрат «Помой меня, я вся чешусь» – изучаем учет расходов на мойку автомобиля Каверзная процедура — увольнение работника на больничном О выборе кодов ОКВЭД для инфобизнеса, интернет-бизнеса и не только